Auditointipäiväkirja 7: Missä menet, Metropolia? – Kehitysjohtajan katsaus

[äänite alkaa]

Puhuja 1 Virve Kentta

Puhuja 2 Eeva Viitanen

Puhuja 1 [00:00:20]: Metropolian auditointipäiväkirja. Metropolia valmistautuu ulkoiseen auditointiin ja tässä podcast-sarjassa me ihmettelemme näitä auditointijuttuja. Availlaan ja pohditaan, että mitä tässä oikein on tapahtumassa meille. Minulla on tänään vieraana meidän kehitysjohtaja Eeva Viitanen. Tervetuloa Eeva.

Puhuja 2 [00:00:39]: Kiitos Virve.

Puhuja 1 [00:00:39]: Minä olen Virve Kentta, Metropolian toiminta-arkkitehti. Sinulla on Eeva tosi pitkä näkymä näihin auditointiasioihin. Olit mukana jo silloin 2016 edeltävässä auditoinnissa aika tiiviistikin. Taisit olla itse kirjoittamassa sitä raporttia siinä vaiheessa. Nyt olet sitten ollut tässä projektissa myös melkein yhtä tiiviisti mukana kirjoittajana ja lukenut sitä kaikkea. Voisitko vähän palata ajatuksissa sinne vuoteen 2016. Millaisia muistoja sinulla siitä projektista on? Minkälaista silloin oli osallistua auditointiprojektiin?

Puhuja 2 [00:01:19]: Tämä auditointi 2016 oli minulle ensimmäinen auditointi. Olen ollut Metropoliassa kohta 10 vuotta töissä. Se oli tietysti aika jännittävää. En itse silloin tiennyt, mitä kaikkea tällainen korkeakouluauditointi pitäisi sisällään. Vastasin silloin siitä prosessista. Toki minulla oli projektipäällikkö silloinkin siinä vetämässä sitä itse auditointiprojektia. Ehkä päällimmäisenä minulle on jäänyt mieleen siitä auditointiprojektista se, kuinka yhteisöllinen prosessi se loppujen lopuksi oli. En ollut ehkä tullut ajatelleeksi silloin kun lähdimme sitä auditointia tekemään – joka tietysti tuntui aika isolta vuorelta valloitettavaksi – että se todellakin on semmoisia harvoja koko korkeakoulun läpileikkaavia prosesseja ja projekteja. Siinä todellakin katsotaan korkeakoulua kokonaisuutena. Saamme yhdessä miettiä asioita ja viedä niitä eteenpäin. Se oli yllättävän yhteisöllinen projekti. Se poikkileikkaavuus oli näin henkilönä, joka vastaa strategiasta ja katsoo kokonaisuuksia, oli tietysti tosi miellyttävää saada kertaheitolla kokonaiskuva organisaation toiminnasta.

Puhuja 1 [00:02:46]: Tuo on aika kiva huomio tuo kokonaisvaltaisuus ja yhteisöllisyys. Itse ajattelin jossain vaiheessa, että se itsearviointiraportti, joka on tosi merkittävä osa sitä auditointiprojektia, on ikään kuin omakuva. Me tavallaan maalataan koko korkeakouluyhteisöstä semmoinen pysäytyskuva juuri nyt ja aika laajalla otoksella. Kaikkea otetaan mukaan siihen kuvaan, eli aikalailla tuo kokonaisvaltaisuus. Ja maalareita on useita, eli se yhteisöllisyys ikään kuin tulee siinä. Mitäs jos hyppäät sitten niistä kokemuksista tähän projektiin, niin mitä olet tässä kokenut? Miten tämä on ehkä eronnut? Metropolia on kuitenkin muuttunut sieltä ja ehkä auditointimalliakin on hiukan säädetty, Karvi on tehnyt siihen pieniä muutoksia. Miten sinä näitä kahta vertailisit, tai pohtisit tätä jatkumoa tekemisen kannalta?

Puhuja 2 [00:03:46]: Ainakin itselläni on se, että nyt minulla on yksi kokemus jo vyön alla, eli tämä auditointi ei tule ihan uutena. Sinällään tutumpi prosessi. Selkeästi minun mielestäni myös Karvi on kuunnellut palautetta, jonka he ovat saaneet. Tässä on mielestäni ohjeistus ollut paljon napakampi, eli siinä mielessä tämä itsearvioinnin suorittaminen ja raportin tekeminen on ollut minun mielestäni myöskin suoraviivaisempaa. Sillä tavalla se näyttäytyy verrattuna edelliseen.

Puhuja 1 [00:04:20]: Joo. Näin se varmasti on. Sitä mittaa on rajoitettu tosi paljon ja ehkä niitä kirjoittamisen skouppejakin on ohjattu siellä Karvin suunnasta eri tavalla. Koetko, että me oltaisiin menty sillä tavalla eteenpäin, että jännitetäänkö me nyt vielä yhtä paljon kuin silloin 2016? Onko sellaisesta sinulla mitään ajatusta?

Puhuja 2 [00:04:43]: Ainakaan itseäni ei jännitä enää yhtä paljon kuin silloin. Minusta tuntuu, että se oli sen verran miellyttävä prosessi loppuviimein viimeksi. Se laskee jännitystä. Ehkä enemmän on uteliaana siitä, että mitä tässä ollaankaan nyt tekemässä ja mitä tällä kertaa Metropoliasta tulee tässä esille. Valmistautuessani tähän podcastiin mietin sitä, että me puhutaan koko ajan, että tämä on tämmöinen itsearviointi. Ollaan tosiaan tehty semmoinen itsearviointikysely ja itsearviointiraportti ja toimitettu se Karville. Mutta tässähän me itseasiassa reflektoidaan meidän omaa toimintaa, eli mietitään sitä isoa kuvaa. Me haluamme kertoa ikään kuin ulkopuolisille henkilöille, että mikä on Metropolia ja kerrotaan siitä, että miten me toimimme, miksi me toimimme niin ja mihin me pyrimme tällä kaikella meidän toiminnallamme. Se antaa isomman draaman kaaren sille, mitä kaikkea täällä tapahtuu ja mitä me sillä haetaan. Siinä mielessä minusta on ollut tosi kiinnostava projekti aina tasaisin väliajoin pysähtyä ja katsoa, mitä olemme saavuttaneet, mitä olemme tekemässä ja kuvata se mahdollisimman selkein sanoin.

Puhuja 1 [00:06:07]: Se auttaa toki meitä itseäkin. Usein on ehkä niin, että selkein sanoin itselle kuvaaminen on yhtä hyödyllistä, kun joku muukin saa sen lukea myöhemmin. Totta, se on moniulotteinen se itsearviointipaperi ja koko tämä meidän projekti. Olen itse ajatellut monta kertaa, että miten me saadaan tämä kaikki mahtumaan tähän? Me ollaan iso talo, meillä olisi valtavasti kerrottavaa ja sitten meillä on kuitenkin ne raamit ja rajat, joihin meidän täytyisi saada nyt tässä. Ja auditointihaastattelussa keskitytään tiettyihin asioihin. Meidän täytyy pystyä rajaamaan. Sinä puhuit siitä kokonaisuudesta, semmoisesta kuvasta myös, niin mitä sinä näet omasta näkökulmastasi siinä etualalla, vahvasti esillä tässä tämänkertaisessa auditointiprojektissa? Mitkä on niitä vahvoja, isoja asioita, joita nyt 2022 auditoinnissa Metropoliasta erityisesti siinä kuvassa tulee näkyville?

Puhuja 2 [00:07:16]: Ensin voisin sanoa tuosta prosessista vielä sen verran, että se todellakin on niin, että on ehkä helpompi kertoa ensin kaikki auki ja sitten sen jälkeen se on editointia, editointia ja editointia. Eli välillä vähän tekee tuskaa lyhentää hyvää tekstiä. Mutta ehkä se kertoo siitä, mikä isosti nousee esiin. Ensinnäkin se, että Metropolia on todella iso talo. Me tehdään todella monenlaisia kiinnostavia asioita. Siinä mielessä meillä oli suorastaan runsaudenpula valita siitä, että mitä asioita me nostetaan juuri tässä raportissa juuri tällä hetkellä esille. Näissä eri osa-alueissahan on yleensä aina se kohta nelonen, jossa kerrotaan hyviä esimerkkejä kehittämistoimenpiteistä. Niihin oli kiva valita todella monipuolisesti Metropoliasta. Siellä oli muun muassa digimentoritoiminnasta kerrottu tekoälyn hyödyntämisessä ja opetussuunnitelmien laatimisessa. Sitten siellä on kestävästä kehityksestä, New European Bauhausista, HyMy-kylästä ja osallistavuudesta. Osallistavuushan on myös sellainen teema, että sehän nousi todella isosti esiin kaikissa niissä kertomisen osa-alueissa, joita meillä siellä raportissa oli. Tuossa juuri katsoin niitä eri osioissa esiin nostettuja vahvuuksia ja kehityskohteita, niin vahvuuksissa siellä taisi melkein jokaisessa olla tämä Metropolian osallistava toimintakulttuuri.

Puhuja 1 [00:08:53]: Ja eikös olekin niin, että se on yksi asia, mitä on systemaattisesti kehitetty? Se on johdonmukaisesti haettu siitä. Meillä on esimerkiksi dialogipäällikkö-niminen henkilö töissä, mikä on ihan puhdas esimerkki siitä, että on rakenteet, joita on kehitetty. Nyt se tavallaan alkaa näkyä myös siinä, mitä me kerrotaan. Voisiko tässä nähdä tällaisen kehityskaaren, joka alkaa kantaa hedelmää?

Puhuja 2 [00:09:17]: Ehdottomasti. Itseasiassa tuossa edellisellä strategiakaudella meillä oli tämä toimintakulttuurin uudistaminen yksi painopiste tietysti tämän kampusuudistuksen myötä. Sitä kautta, kun halusimme tehdä näistä meidän Metropolian uusista kampuksista omannäköisemme ja yhdessä niitä suunnitella, niin siitä on vain enemmän vahvistunut osallistuva toimintakulttuuri meillä. Olemme satsanneet siihen, että meillä on muun muassa tällainen osallistuva prosessisparrauksen työryhmä, joka vie asioita eteenpäin.

Puhuja 1 [00:10:04]: Niin. Joo, Parru oli myös esimerkkinä siellä meidän onnistuneista esimerkeistä. Tämä on todella asia, jonka minäkin aika tuoreena metropolialaisena työntekijänä tunnistan ja olen itse kokenut, että kun tämä osallistavuus tulee siellä raportissa, se on oikeasti aikalailla totta. Olen ainakin itse kokenut sen niin, että me olemme siinä isossa paperissa saatu kiinni jostain oikeista asioista, joita meidän organisaatioelämässä liikkuu. Olisiko sinulla mielessä vielä jotain muita sellaisia isoja juttuja? Mitä ajattelet esimerkiksi TKI-toiminnasta? Vaikuttavuus on nyt tämän auditoinnin yksi iso teema. Meillä on TKIO myös siellä kohdassa neljä, tämmöisenä meidän itsevalitsemana. Kerro siitä jotain.

Puhuja 2 [00:10:52]: Näkisin, että meidän vaikuttavuutemme on vaikuttavaa. Se osio tuossa raportissa, missä todellakin oli vaikea valita, mitä kaikkea nostaisi esille. Siinähän kerromme myös paljon siitä, ei ainoastaan TKI:n näkökulmasta, mutta muutenkin, että minkälaista yhteistyötä me teemme talon ulkopuolella olevien tahojen kanssa. Se lista on komea. Se on totta myös, että valitsimme tämän TKIO:n meidän valinnaiseksi aiheeksi, koska se on myös sellainen teema, missä haluamme kehittyä edelleen. Halusimmekin saada tällaista ulkopuolista sparrausta tältä auditointiryhmältä, että miltä heille näyttäytyy meidän tämänhetkinen TKIO-toiminta ja kuinka hyvin heidän mielestään olemme saaneet integroitua oppimistoimintaa ja tutkimuskehitysinnovaatiotoimintaa. Mielenkiinnolla tietenkin katsomme, millaisia kehitysideoita heillä on tämän meidän asian eteenpäin viemiseksi.

Puhuja 1 [00:12:03]: Se on kyllä yksi, mitä me itsekin tästä saadaan. Itse on oivallettu asioita, mutta sitten tullaan vielä toivottavasti oivaltamaan lisää, kun saadaan palautetta. Puhuit siitä osallistavuudesta ja TKIO, näitä esimerkkejä, jotka maalaavat sitä tosi monipuolista kuvaa. Onko siellä sitten jotain mahdollisuuksia, mistä me ei itsekään välttämättä olla tietoisia, että meillä on tämmöistä? Onko vaikka oppimistoiminnan puolella sellaisia asioita, joita haluaisit tässä kohtaa nostaa? Tai onko vaikka tiedolla johtamisen kuvioissa jotain semmoista? Että me kirjoitettiin kyllä, mutta ei ehkä ihan vielä päästy siihen. Asia, joka ei ole meille ihan vielä selvää, vaikka me pyrittiin kirjoittamaan siitä, mutta se on kehitysvaiheessa ja tuloillaan. Jotain, joka on idullaan?

Puhuja 2 [00:13:14]: Semmoinen isompi teema, joka kehityskohteena havaittiin, oli nimenomaan palautteet. Me keräämme kyllä todella monipuolisesti, erilaisin tavoin ja eri vaiheessa prosessia palautteita, mutta kuinka hyvin me hyödynnämme sitä saatua tietoa ja teemme kehitystoimenpiteitä? Ja myöskin viestimme niistä sitten takaisin palautteenantajille? Se on osa-alue, jossa selkeästi meillä on kehitettävää. Tiedän, että meidän laaturyhmä on ottanut sen asiakseen nyt jo tänä syksynä eteenpäin vietäväksi. Sitten laajemmin se tiedolla johtaminen on semmoinen, että meillä on hyvät järjestelmät. Me itseasiassa saimme siinä edellisessä auditoinnissa hyvää palautetta meidän digitaalisista järjestelmistä. Toki ne ovat siitä vielä kuuden vuoden ajan kehittyneet eteenpäin. Mutta se, että kuinka hyvin me hyödynnämme tätä kaikkea tietoja ja kuinka hyvin käytämme sitä esimerkiksi meidän päätöksenteossa? Siinä varmasti on meillä vielä petrattavaa.

Puhuja 1 [00:14:28]: Sehän on varmaan niin, että meillä on sitä tietoa paljon. Se on meille mahdollisuus, mutta me ei olla ihan vielä täysimääräisesti mitattu ulos kaikkea hyötyä siitä. Ehkä näkymä on positiivinen, tässä kohtaa me päästään parantamaan. Sitten kun me kirjoitettiin ja tehtiin sitä, niin tuliko sinulle mieleen siinä mitään sellaista, mikä olisi kiinnittänyt sinun huomion, että oho, tämä on yllättävää? Että et odottanut tällaisia asioita ja sitten ne kuitenkin tuli siinä projektin aikana. Nouseeko sinulla tästä näkökulmasta jotain odottamatonta, yllättävää?

Puhuja 2 [00:15:06]: Sisällöllisesti ei ehkä ihan hirveästi. Minusta isoin loppupään viilaus tuossa itsearvioinnissa oli juuri se, kuinka vahvasti koko se vaikuttavuusosio nivoutuu näihin meidän ilmiölähtöisiin innovaatiokeskittymiin. Se oli minusta sellainen heureka-hetki, että kun ne nostaa esille, niin pystyy kertomaan koko sen tarinan myös muiltakin osin kuin tutkimuskehitysinnovaatiotoiminnan osalta. Että mitä kaikkea sidosryhmäyhteistyötä me teemmekään Metropoliassa. Sitten tästä prosessista ehkä se, minkä huomasin oli se, että emme me välttämättä ihan hirveän usein pysähdy reflektoimaan sitä, miten me toimimme ja miksi me toimimme niin kuin toimimme. Kyllä siinä oli jonkun verran työtä ja tuskaa saada niitä sanoja paperille, mutta sitten kun se alkoi hahmottumaan, kokonaisuudesta tuli mielestäni erittäin hyvä. Kannustan kaikkia lukemaan. Se antaa hyvän kokonaiskuvan Metropoliasta, että miten me toimimme ja miksi me toimimme näin. Toivottavasti se kirvoittaisi myös keskustelua yksiköissä siitä, miten heidän oma toimintansa näyttäytyy tässä Metropolian kokonaisuudessa.

Puhuja 1 [00:16:33]: On oikeasti hyvä siirtyä tähän ajatukseen, että kun me olemme kirjoittaneet sen, niin se on oikeasti myös meille sisäisesti. Me emme tehneet sitä ainoastaan sitä auditoijatyhmää varten. On kiva, että sinä korostat sitä ja tuot sen tässä esiin. Se on meille, että me ymmärtäisimme itsestämme paremmin. Sehän on ehkä se reflektion perimmäinen tarkoitus.

Puhuja 2 [00:17:00]: Minusta tuntuu, että se myös antaa monelle ihmiselle joka sen lukisi, semmoisen kontekstin oman työn ympärille. Että miten minun oma työni liittyy tähän Metropolian kokonaisuuteen. Itse ajattelin kyllä, että se voisi toimia ihan hyvänä työkaluna perehdyttämiseen tuleville työntekijöille.

Puhuja 1 [00:17:23]: Totta. Tuo on hyvä idea. Haluaisitko antaa vielä lopuksi joitain erityisiä lukuvinkkejä ihmisille? Mitä haluaisit, että ihmiset erityisesti sieltä lukisivat? Haluaisiko vinkata?

Puhuja 2 [00:17:41]: Se vähän riippuu. Siellä on mahdollisuus tutustua johonkin toiseen osaan organisaatiosta, jota ei välttämättä itse tuntisi niin hyvin, eli sitä kautta saa kokonaisuudesta kuvaa. Sitten taas toisaalta mielestäni se luku kaksi antaa hyvin esimerkkejä tästä Metropolian vaikuttavuudesta talosta ulospäin. Se on myös hyvin kiinnostava siitä näkökulmasta. Luvussa kolme kerrotaan esimerkiksi meidän laadunhallinnasta, eli se on siitä kiinnostuneille mielenkiintoinen. Se, mistä itse tykkäsin kovasti, oli henkilöstöhallinnon osuus, jossa he kertoivat kokonaisuutena, millaisia toimia meillä on työhyvinvoinnin kehittämiseksi. Siitä aikaan sitten vinkkasinkin henkilöstöjohtajalle, että tee siitä erillinen tiedote Metropoliaan, kun siinä oli niin hyvää tietoa. Ja niin hän tekikin. Siellä kyllä löytyy eri osioista hyvin tietoa, että miten me toimimme ja minkälaisia kehittämiskohteita meillä on. Siellä myös totta kai tuomme esille selkeästi sen, että kaikki ei ole aina ruusuista, vaan on myös asioita, mitä tunnistamme että tulee kehittää ja haluamme viedä eteenpäin. Varmasti tulevien vuosien kehityskohteita löytyy sieltä myös.

Puhuja 1 [00:19:05]: Näinhän se on, että meidän elämä kävisi vähän tylsäksi, jos ei meillä olisi mitään kehitettävää. Mitä me täällä sitten tekisimme? On ihanaa, että on myös kehitettävää.

Puhuja 2 [00:19:15]: Minun mielestäni selkeästi Metropolia on kehittäjäorganisaatio. Aina löytyy mielenkiintoisia uusia polkuja, joita lähteä viemään eteenpäin. Ja tietysti myös tapoja parantaa sitä, mitä nyt jo tehdään.

Puhuja 1 [00:19:29]: Aivan. Kiitos Eeva. Oli tosi kiva jutella sinun kanssasi ja vähän avata sitä valtavaa sisältöä, mikä me tässä saatiin kasaan, näin nyansseina. Toivomme tosiaan, että kaikki lukisivat sitä itsearviointiraporttia. Se on se aineisto, jonka pohjalta auditoijaryhmä tulee tänne meihin paremmin tutustumaan ja se on se meidän yhteinen väline sitten siinä kohtaa, haastatteluissa. He tietävät sen, mitä me annettiin ja me kerrotaan siitä sitten lisää. Lukekaa raporttia.

Puhuja 2 [00:20:01]: Kiitos Virve ja lukuiloa kaikille.

Puhuja 1 [00:20:04]: Kiitos kuuntelijoille. Seuraavassa jaksossa sitten katsotaan Karvin edustajan kanssa ihan tämmöisiä yksityiskohtia, että mitä siellä auditointihaastattelussa oikein tapahtuu.

[äänite päättyy]

[äänite päättyy]