Datan jäljillä 1: Aineistot hallintaan

Datan jäljillä 1: Aineistot hallintaan

[musiikkia]

Hanna Repo Jamal: Tervetuloa kuuntelemaan Datan jäljillä -podcast-sarjaa, joka toteutetaan osana Metropolian data-agenttitoimintaa, jonka tarkoituksena on kannustaa hyvään aineistonhallintaan ja edistää aineistojen avoimuutta. Tässä jaksossa keskustelemme erilaisista aineistoista ja niiden hallinnasta. Minun nimi on Hanna Repo Jamal, työskentelen Metropoliassa lehtorina, teemavastaavana, projektipäällikkönä ja data-agenttina. Ja minun lisäksi Metropoliasta tässä jaksossa on keskustelemassa Laura Mattila.

Laura Mattila: Hei, olen Laura Mattila ja työskentelen projektiasiantuntijana Metropoliassa ja olen myös yksi data-agenteista.

Hanna Repo Jamal: Kiitos – ja Anna Eskola myöskin Metropoliasta.

Anna Eskola: Kiitos Hanna. Minun nimi on tosiaan Anna Eskola ja työskentelen projektisuunnittelijana ja kuten Hanna ja Laurakin niin toimin data-agenttina. Ja me kaikki Metropolian data-agentit ollaan käyty läpi koulutus, jossa on perehdytty hyvään aineistonhallintaan ja aineistojen avoimuuteen. Mutta koska me ajateltiin, että on hyvä sukeltaa vielä vähän syvemmälle näihin teemoihin, tähän Datan jäljillä -podcastiin me ollaan kutsuttu joukko vieraita juttelemaan kanssamme näistä teemoista. Tällä kertaa meillä on vieraana Nina Hynnä. Nina, kerrotko hieman kuka olet, mistä tulet ja miten aineistot ja niiden hallinta liittyy sinun työhön?

Nina Hynnä: Työskentelen tietoasiantuntijana Hämeen ammattikorkeakoulussa. Työtehtäviini kuuluu erilaiset aineistonhallintaan liittyvät tehtävät. Meillä HAMKissa TKI-hankkeet on hankkeistettu niin, että aineistonhallintaan liittyviä kysymyksiä käsitellään hankkeen eri vaiheissa ja oma tehtäväalue on siellä hankkeen loppupäässä, eli kysyn kaikilta päättyvien hankkeiden projektipäälliköiltä siinä kohti, että mitä hankkeessa oikeasti syntyi eli niitä aineistoja. Ja näissä palavereissa sitten käsitellään aika tarkkaan, mitä niille aineistoille pitää sitten tehdä siinä vaiheessa, kun aletaan olemaan siinä hankkeen loppupäässä. Ja sitten toinen tehtäväalue liittyy tutkimuslupiin eli valmistelen meillä HAMKissa meille tulevat tutkimuslupahakemukset ja näissähän tietysti käsitellään myös pitkälti tätä aineistonhallintaa.

Anna Eskola: Kiitos Niina. Mites jos mietitään vähän näitä aineistoja, niin millaisissa kaikenlaisissa konteksteissa ylipäänsä aineistoja syntyy?

Nina Hynnä: No aineistojahan syntyy periaatteessa ihan missä vaan. Ja ehkä siinä kaikkien oleellista on se, että aineistoa yleensä kerätään tai tuotetaan jotain tiettyä tarkoitusta tai tehtävää varten. Esimerkiksi nyt tutkimusongelmaan vastaamiseksi tai kehittämistehtävän toteuttamiseksi. Kysehän aineistossa ei ole siis näistä hankkeiden lopputuotoksista eli tuloksista – pois lukien joitakin koulutushankkeita, joissa tuotos on esimerkiksi oppimismateriaaleja. Myöskään hankkeiden hallinnointiin liittyvä aineisto – tyypillisesti sanotaan, että ne ovat asiakirjoja, joita tuotetaan rahoittajan ohjeiden ja oman organisaation tarpeita tai sen toiminnan todentamista varten – niin nämä ei kuulu siihen aineistoon. Eli kyse on siis digitaalisista tai fyysistä materiaaleista tai datoista.
Näitä aineistotyyppejähän sitten on, vaikka kuinka paljon, että niitä tuotetaan keräämällä, ottamalla näytteitä, mittaamalla, kuvantamalla, kyselyjen ja haastattelujen kautta. Sitten tuotetaan vaikka tutkimuspäiväkirjoja kirjoittamalla, äänitteellä, videolla. Lähdekoodit ovat aineistoja. Ohjelmistot ovat aineistoja. Ja sitten tietysti voidaan käyttää uudelleen jotain jo tuotettua aineistoa, joka on voinut syntyä ihan jotain muuta tarkoitusta varten, kun esimerkiksi tutkimusta varten. Ja jos ajatellaan, että missä kaikissa konteksteissa aineistoja syntyy, jos nyt ajatellaan näitä TKI-hankkeita ja opinnäytetöitä esimerkiksi, on se tutkimushankkeissa niin, eipä niitä tutkimustuloksia voi syntyä ilman aineistoa ja kehittämishankkeissa aineistoa syntyy ihan sen kehittämistehtävän toteuttamiseksi, jossa sitten voidaan käyttää ihan tämmöisiä erilaisia tutkimuksellisia menetelmiä. Se voi olla myös, että kerätään ihan osallistujapalautteita. Ja sitten tosiaankin näissä koulutushankkeessa syntyy opetus- ja oppimismateriaaleja. Ja myös toiminnallisessa opinnäytetyössä voi syntyä aineistoa ja syntyykin, jonka pohjalta sitten sen varsinainen tuotos rakentuu.

Laura Mattila: Hyvä. Tuosta tuli esille se, miten monentyyppisiä aineistoja oppilaitoksissa syntyy. Ja se ehkä, minkä säkin mainitsit sen, että aineistonhallinta ja asiakirjanhallinta voi monella mennä vähän sekaisin, että mikä määritellään aineistoksi ja sitten taas mikä on asiakirjoja. Eli itsekin kun olen nähnyt eri hankkeiden vaikka aineistonhallintasuunnitelmia, niin siellä saatetaan nostaa esille materiaaleja, mitkä oikeasti liittyy siihen hyvään asiakirjanhallintaan eikä varsinaisesti siihen aineistonhallintaan. Mutta osaisitko sinä vähän kuvata, että miten me voitaisiin määritellä, että mitä on hyvä aineistonhallinta korkeakoulussa? Millainen se prosessi kuuluisi olla, jos kaikki menee ihan oppikirjan mukaan?

Nina Hynnä: Kyse on hyvästä aineiston käsittelystä koko sen aineiston elinkaaren ajan. Eli se huomioidaan siinä suunnittelussa. Toimitaan ennakoiden ja eettisesti niin, että se data pysyy käytettävänä ja luotettavana hankkeen aikana, jos nyt puhutaan TKI-hankkeesta, ja sen jälkeen. Niin, että vältyttäisiin niiltä ikäviltä yllätyksiltä ja ylimääräiseltä työltä. Ja sen suunnitelmallinen aineiston käsittely alkaa ihan sieltä aineistonkeruun suunnittelusta – keruuseen, tallentamiseen, käyttöön ja säilyttämiseen. Ja myös sen hankkeen jälkeenkin, mitä sille aineistolle tapahtuu.

Aika paljon siellä ollaan heti tekemisissä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien asioiden kanssa. Elikkä aineiston keruuvälineiden ja tallennuspaikkojen valinnat ovat sitten semmoisia aika kriittisiä kohtia aineistonhallinnan suunnittelussa. Lisäksi aineistonhallintaan liittyy aika paljon erilaisia lupia ja suostumuksia, joita täytyy sitten laatia. Ihan on sellaista konkreettista aineiston järjestämistä ja sen varmuuskopiointia. Ja tämä hyvin tyypillistä, että siinä työn tuoksinassa usein tämmöiset ihan perusasiat unohtuvat. Ja tuossa aikaisemmin viittasin vähän siihen aineistonhallinnan suunnitteluun. Eli siinä nyt voi ja käytetäänkin tyypillisesti nykyään sitä aineistonhallintasuunnitelmaa, niin sen ajan tasalla pitäminen on hyvää aineistonhallintaa, koska ne suunnitelmathan kuitenkin muuttuu. Ja erityisen tärkeätä tämä on jossakin yhteistyöhankkeessa, missä on useampi organisaatio mukana. Ja jotta sitä aineistoa voidaan käsitellä myöhemminkin eli se on jatkokäytettävissä ja se on löydettävissä, niin aineisto täytyy kuvailla ja se käsittelyprosessi täytyy dokumentoida ja tietysti niillä edellytyksillä, mitä se lainsäädäntö ja tutkimuseettiset periaatteet sallii siihen jatkokäyttöön nähden. Eli siinä on pitkä matka vielä siihen aineiston avaamiseen ja arkistointiin ja se ei ole ehkä se ensimmäinen asia, mitä ihmiset todellakaan miettivät, kun ne hankkeensa aloittavat tai opinnäytetyön tekemiseen aloittavat, mutta jos niitä ei ole siinä alussa mietitty edes jollain tasolla, niin se minkä nyt olen sitten huomannut tässä vuosien saatossa, niin eipä niitä aineistoa pysty sitten avaamaan jatkokäyttöön.

Hanna Repo Jamal: Kiitos Nina. Tuossa tuli hyvin esille just toi että, miten valtavan laaja asia se aineistonhallinta on. Mietin, että jos ajattelee ammattikorkeakoulun henkilökuntaa, vaikka jotain yksittäistä opettajaa tai projektipäällikköä, niin minkälaista osaamista heillä pitäisi olla, että he voisi hyvää aineistonhallintaa sitten toteuttaa?

Nina Hynnä: No niitä osaamistasoja nyt, niitä voi määritellä eri tavoin riippuen siitä, että mihin aineistonhallinnan osaamisalueeseen se kuuluu. Mutta tutkijalta kyllä edellytetään paljon. Heillä täytyisi olla todella syvä osaaminen. Mutta niin myös kyllä edellytetään aika paljon opinnäytetyön ohjaajiltakin. Sinne kasautuu hyvin paljon osaamisvaadetta heille. Ja se voi olla – riippuen sitten omasta siitä taustasta, mitä on tehnyt ennen, kun on opettajaksi ryhtynyt – niin millä perusteella sitten pitää sitä osaamista sitten kartoittaa. Mitä tulee taas hanketoimijoihin, niin heilläkin on, myös se osaamistaso vaihtelee, koska ne taustat ovat erilaisia. Niin sen takia tässä on aika paljon organisaation tukipalveluilla tekemistä ja iso rooli ohjauksessa ja auttamisessa.

Hanna Repo Jamal: No mainitsitkin tuossa nuo tukipalvelut eri organisaatioissa, että sieltä on mahdollista saada tukea ja neuvoa näihin välillä vähän haastaviinkin asioihin. Mutta onko jotain yleisiä kansallisia palveluita tai ohjeistuksia tai muuta, mistä voisi sitten saada sitä omaa osaamista vahvistettua?

Nina Hynnä: Sanotaan yksi semmoinen paikka, mistä kannattaa esimerkiksi alkaa miettimään sitä, käsitteleekö henkilötietoja, niin varmaan tietoarkiston käsikirjat. Siinä on se laadullinen ja kvantitatiivinen tutkimus molemmat huomioon otettu. Se on ihan hyvä paikka alkaa miettimään niitä asioita. Ja oikeastaan siellä käsikirjassa käsitellään koko aineistonhallinnan elinkaari. On myös muitakin ja kyllähän jokaiselta organisaatiolta tulisi löytyä ohjeistus. Sehän on, ihan sitten tulee tuolta uuteen HTK-puolen säännöistä, että meillä on se vastuu organisaatiossa järjestää koulutusta ja tuottaa sitä tarvittavaa tukiaineistoa siihen prosessiin.

Anna Eskola: Hyviä vinkkejä siitä, että missä voi oppia lisää. Itse voisin toki myös ajatella, sillä tavalla, että mitä tulee tähän aineistonhallintaan, niin osittain se oppiminen tapahtuu siinä sitten tekemisen kautta. Siinä mielessä ei turhaan kannata pelätä sitä, että jos tarvitsee lähteä tekemään aineistonhallintaan ja aineistonhallintasuunnitelmaa. Nyt ihan siltä varalta, että jos joillekuille kuulijoista nämä asiat ovat vähän vieraampia, niin avaatko vielä tuon lyhenteen HTK?

Nina Hynnä: No HTK, hyvä tieteellinen käytäntö.

Anna Eskola: Joo, mutta miten Nina, onko sinun nähdäksesi siinä jotain eroa, että miten sitä aineistonhallintaa kannattaa suunnitella, jos on kyse TKI-hankkeesta tai kehittämishankkeessa taikka opinnäytetyöstä? Meneekö ne kaikki suunnilleen samalla kaavalla?

Nina Hynnä: Kyllä ne melkein menevät samalla kaavalla, että se periaate on ihan sama kontekstista riippumatta, että täytyy lähteä tunnistamaan se itse aineisto, että mitä se on luonteeltaan. Tunnistaa, että onko siellä semmoisia sensitiivisiä aiheita mitä käsitellään. Mitä ne ovat ne kohderyhmät, joita tutkitaan? Onko mahdollista, että siellä aineistonkeruun yhteydessä syntyykin aineistoa, jossa on sitten luottamuksellista ja salassa pidettävää tietoa?

Niin kyllähän toi henkilötietojen vaikutus aineistonhallintaan on hirvittävän suuri, että kaikilta tähän tietosuojaan ja -turvaan liittyvät asiat. Joo, ne kaikkein ongelmallisimmat, mitä on. Usein ne ongelmat alkavat siitä, että ei ole tunnistettu sitä, että ollaan keräämässä henkilötietoja. Sitten valitaan henkilötietojen keräämiseen soveltumattomia välineitä. Nämä tiedot tallentuvat, tiedä häntä minne. Ei ne pysy ainakaan Euroopassa. Ja kellä kaikilla sinne on oikeudet siihen aineistoon sen jälkeen ja pääsy. Kaikki on epäselvää sen jälkeen, jos niitä instrumentteja ei ole valittu oikein. Ja sitten se, että ei ymmärrä, että siitä tiedosta sitten koostuu se henkilörekisteri ja sitten samalla se vastuu siitä rekisterinpitäjyydestä. Tutkittavilta ei pyydetä suostumuksia henkilötietojen käsittelyyn eikä informoida, että mitä ne heidän henkilötiedoilla käsitellään. Siellä tulee just lainsäädäntöä ja etiikkaan liittyviä, voisiko sanoa jopa loukkauksia sitten ja mitä pidemmälle edellytetään sitä osaamista siltä tekijältä – tietysti että AMK-opinnäytetyötä tekevän ei edellytetä osaavan samoja asioita – mutta hänen ohjaavan opettajan täytyy olla siinä hoksottimet herkässä, että mitä tässä… Onko edes valittu semmoinen aihe, joka on soveltuva opinnäytetyön tekemiseen. Moni asia on kiinnostavaa ja tärkeää, mutta onko ihan oikein tehdä siitä kuitenkaan se opinnäytetyö.

Anna Eskola: Tosi hyviä pointteja. Tuohon voisi myös kommentoida just sitä, että on hyvä muistaa, että jos matkan varrella käy ilmi, että nyt kerätäänkin jotain sellaista aineistoa, mitä ei tiedetty vielä siinä vaiheessa, kun aloitettiin suunnitelman tekoa, että tullaan keräämään, niin ja sitten sitä aineistonhallintasuunnitelmaakin on hyvä muistaa päivittää ja muistaa jatkaa sitten niiden oikeiden toimintatapojen suunnittelua.

Nina Hynnä: Ja se on ihan tyypillistä jopa. Se kuuluu sen toiminnan luonteeseen. Vaan se on se, että reagoidaan heti siihen. Sen ja se aineistonhallintasuunnitelman on kyllä hyvä, koska kun lähdet siitä päivittämään, huomaat yhden asian, joka on mennyt pieleen. Ja sitten kun käyt kaikki ne kohdat läpi, niin okei, sitten hoksaat – aha, minulta puuttuu tällainen sopimus, minulla ei ole tällaisia lupia ja niin edelleen ja niin edelleen. Elikkä se ongelmahan kumuloituu niihin muihin osaamisalueisiin siellä, mitä siellä aineistonhallinnan suunnitelmassa sitten kysytään, että mitä ollaan tekemässä.

Hanna Repo Jamal: Tämä on aivan totta. Ja minä jäin miettimään, kun sinä kuvasit tuossa äsken aika paljon erilaisia sudenkuoppia ja asioita, jotka voi mennä vikaan tässä aineistonhallinnan kokonaisuudessa, niin miten me sinun mielestä voitaisiin korkeakouluissa tehdä, että me mahdollisimman paljon vältyttäisiin näiltä sudenkuopista ja meidän toiminta menisi enemmän kohti sitä hyvää tai jopa erinomaista aineistonhallintaa?

Nina Hynnä: No varmasti koulutus on aina paikallaan. Ongelmahan meillä on se, että milloin se on oikea-aikaista. Ja sen takia varmin tapa on se, että prosessi itsessään – jos ajatellaan hanketta – on mietitty niin, että siellä osataan ottaa nyt sen hankkeen eri vaiheessa näitä asioita esille. Opiskelijan näkökulmasta tietysti niin.. Että miten me sitten niin kun… Opinnäytetyön ohjaajan ei ole tällaisessa prosessissa, missä TKI-hankkeiden väki on. Tässä on sitä kehitettävää ja paljon. Mikä voisi olla opinnäytetyö ohjaajilla semmoinen luottamuksellinen keskustelutapa, joku työrukkanen, joka niitä käsittelee sitten. Jossa sitä tietämystä voidaan jakaa ja vinkata sillä tavalla, että se on sitten sen pienen porukan, joiden tehtäviin se kuuluu, niin hanskassa.

Laura Mattila: Todella hyviä pointteja, että sitä keskustelua ja osaamisen jakamista, niin sen tarpeen kyllä itsekin tunnistaa. Minä luulen, että aineistonhallintaankin monella saattaa liittyä jotain, ehkä sitä, kun sitä ei ymmärretä sitä sen merkitystä. Ehkä sitä ei ole osattu avata organisaation puoleltakaan sitä sen merkitystä ja toisaalta, että miten se auttaa myös esimerkiksi hankkeissa.

Nina Hynnä: Se aineisto on niin ikävä sana. Siis tavallaan, se on käsitteenä niin lipsuva ja se sujahtaa joka paikkaan ja se tarkoittaa ihmisille eri asioita tavallaan. Että siinä kun päästään sille samalle viivalle, että me voidaan se keskustelu aloittaa, niin siinä menee paljon aikaa.

Anna Eskola: Tämä on ollut tosi mielenkiintoista keskustelua aineistoista ja siitä, että miten monenlaisia ne ovat, missä kaikkialla niitä syntyy ja toisaalta myös tästä aineistonhallinnasta ja ollaan sivuttu myös vähän sitä, että mitä pulmia liittyy siihen, jos niitä aineistoja ei osatakaan hallita ihan oikein. Millaisia ajatuksia teille syntyy siitä vielä, että mitä te toivoisitte, että kuulijalle jäisi mieleen tästä, mitä me ollaan tähän mennessä keskusteltu tai mitä te toivoisitte, että kuulija hoksaisi aineistoihin tai niiden hallintaan liittyen?

Hanna Repo Jamal: No minun mielestä se on hyvä muistaa se, että se aineistonhallinta on prosessi ja siinä on eri vaiheita siinä prosessin aikana, jolloin kannattaa varata riittävästi aikaa siihen aineistonhallinnan suunnitteluun ja se vaatii myös monenlaisten asioiden ymmärtämistä ja osaamista. Ja on hyvä muistaa, että siihen on saatavilla paljon koulutusta ja tukea ja kannattaa lähteä myös sitä tukea matalalla kynnyksellä hakemaan ja keskustelemaan asioista, että hyvin suurella todennäköisyydellä muutkin miettivät ja pohtivat ihan niitä samoja asioita.

Nina Hynnä: No minä toivoisin, että tekeminen olisi semmoista tietoista. Ymmärrys siitä, että mitä on oikeasti tekemässä, se pysähtyminen olisi niin hirvittävän tärkeätä. Jos ajatellaan, että mistä se osaaminen kertyy, niin se kertyy tietysti kokemusten kautta, mutta kokemuksesta keskusteleminen on ihan yhtä lailla sitä osaamisen kerryttämistä. Ja sitten se etiikka pähkinänkuoressa, että ”do not harm”. Täytyy aina ajatella se, että mitkä ne mahdolliset vaikutukset niillä omilla tekemisillä voi olla ja se koskee ihan ei pelkästään ihmisten tutkimista vaan ihan, vaikka lehmiä tai vehnän kasvun tutkimista.

Laura Mattila: Hirveän hyviä vinkkejä tuli jo edellä. Itse ehkä mietin sitä, että meidän pitäisi organisaatiotasollakin miettiä sitä, että miten me voidaan luoda sellaista kulttuuria, jossa edistetään avoimuutta. Elikkä toimitaan niin avoimesti kuin mahdollista. Ja sitten toisaalta samalla, että on niin suljettua kuin on tarpeellista. Totta kai tässä huomioidaan sitten kaikki lainsäädäntö ja muut toimintaperiaatteet. Mutta tässä vaiheessa haluan kiittää. Kiitos Hanna ja Anna, kiitos Nina, että tulit keskustelemaan meidän kanssa ja iso kiitos kuulijoille. Tämä oli Datan jäljillä -podcast-sarjan ensimmäinen jakso. Kaikki jaksot löytyvat Metropodiasta ja seuraavassa jaksossa me keskustellaan avoimen datan merkityksestä ja hyödyistä. Kuulemisiin!

[musiikkia]