Auditointipäiväkirja 9: Metropolian rehtori, kokenut auditoija ja auditoitava

Puhuja 1 Virve Kentta
Puhuja 2 Riitta Konkola

[äänite alkaa]

[00:00:06]: Musiikkia

Puhuja 1 [00:00:25]: Tämä on Metropolian auditointipäiväkirja. Metropolia valmistautuu ulkoiseen auditointiin ja tässä podcast-sarjassa ihmettelemme auditointijuttuja rennolla ja uteliaalla otteella. Minun nimeni on Virve Kentta ja olen Metropolian toiminta-arkkitehti. Tässä jaksossa minulla on vieraana rehtorimme Riitta Konkola. Tervetuloa Riitta.

Puhuja 2 [00:00:48]: Kiitos Virve.

Puhuja 1 [00:00:51]: Sinulla on tuore kokemus myös auditoijan roolista, olet ollut viime vuosina erilaisissa auditoinneissa auditoijan roolissa. Tuorein on ihan yhdestä toisesta ammattikorkeakoulusta viime keväältä. Ja nyt sinun itse luotsaamasi ammattikorkeakoulu on menossa tässä kohti sitä tietynlaista h-hetkeä, eli haastattelua, auditointihaastattelua marraskuun lopussa. Me olemme tehneet meidän itsearviointiraportti ja nyt on tulossa se viimeinen vaihe, mikä meillä tässä erityisesti on henkilöstölle näkyvissä. Missä meitä tullaan tänne haastattelemaan. Kerrotko vähän tähän alkuun ensin sinun omista fiiliksistäsi ja sellaisista, vaikka konkreettisesti ihan siitä, miten sinä itse aiot valmistautua siihen marraskuun lopussa koittavaan tapaamiseen auditoijaryhmän kanssa?

Puhuja 2 [00:01:51]: Minulla on oikein hyvät fiilikset, hyvin levollinen olo. Erittäin luottavainen olo. Toki tämä on ollut aika pitkä tämä auditointiin valmistautumisaika. Mutta se on myös ollut siinä mielessä hyvä, että olemme pystyneet huolellisesti käymään läpi kaikki auditointikohteisiin liittyvät asiat. Tosiaan tekemään se itsearviointi. Ja sen pohjalta on kirjoitettu tämä raportti ja koottu siihen meidän näkemyksemme, meidän toiminnastamme. Ja suhteutettu niihin arviointialueisiin, joista auditointiryhmä meitä tulee haastattelemaan. Ja olen hirveän tyytyväinen siihen valmistautumistyöhön mitä olemme täällä yhdessä tehneet. Ja sitä kautta odotan itse asiassa ihan innolla. Minusta on tosi kiva päästä nyt taas itse sinne haastateltavan rooliin.

Puhuja 1 [00:02:48]: Kiva kuulla. Tämmöisessä kokonaisessa auditointiprojektissa meillä henkilöstölle se näyttäytyy vähän kahtena vaiheena. Ensin puurramme itsearviointiraporttia ja sitten odotamme auditointihaastattelua. Niin miten sinä näet tässä kokonaisuudessa sen haastattelun merkityksen, miksi korkeakoulua haastatellaan vaikka itsearviointiraporttikin on iso työ?

Puhuja 2 [00:03:19]: Se raporttihan antaa tietysti semmoisen kokonaiskuvan. Ja siinähän on nimenomaan tarkoitus vastata niihin kysymyksiinkin joita siellä auditoinnin käsikirjassa olemme jo nähneet. Mutta se on aina kirjallisessa muodossa, toki olemme pyrkineet kirjoittamaan sen hyvin lukijaystävälliseksi ja innostavaksi. Ja siellä on paljon myös kuvia selkiyttämässä meidän tekstiä. Se on sinänsä jo toivottavasti semmoinen, joka antaa sen kuvan, mitä olemme halunneetkin antaa ryhmälle. Mutta se haastattelu, niin no se minun kokemukseni, kun olen ollut haastattelemassa myös. Niin se oli todella mielenkiintoista, kun me ryhmänä valmistauduttiin siihen mitä haluaisimme nyt kysyä lisää. Esimerkiksi jos raportissa meidän mielestämme jää joku epäselväksi tai emme oikein ymmärrä. Niin haluamme totta kai kysyä siitä lisää. Ja sitten me, ainakin silloin kun olen itse auditoijana, niin halusimme myös kuulla ihan käytännön esimerkkejä. Miten ne näyttäytyvät korkeakoulun arjessa ne asiat mistä korkeakoulu on siihen raporttiin kirjoittanut. Ja eri ryhmiltä tottakai haettiin sitä, onko se yhteneväinen se viesti. Mitä opiskelijat tai sidosryhmät tai johto tai henkilöstö kertoo. Ja onko poikkeavuuksia. Ja jos on, niin mistä se mahtaa johtua. Mutta ehkä sanoisin, että ennen kaikkea eri sidosryhmien näkökulmasta niihin samoihin asioihin ja keskustelu heidän kanssaan. Niin kyllä se rikastaa sitä raporttia todella paljon. Se voi olla, että ihan todella tulee ahaa-elämyksiä. Että aivan, että tätä se siis on mitä he tässä raportissa kirjoittivat.

Puhuja 1 [00:05:14]: Nousisiko sinulle mieleen tuosta viime keväisestä joku ihan konkreettinen esimerkki siitä, jos ajattelet, että olisit lukenut vain sen raportin ja sitä haastattelua ei olisi ollutkaan. Niin mitä sinulla olisi jäänyt ehkä pimentoon tai huomaamatta siitä auditoitavasta kohteesta?

Puhuja 2 [00:05:33]: Kyllä siellä aika montakin esimerkkiä sitten oli, jotka todellakin siinä haastattelussa meille aukesivat paremmin. Ja ymmärrys lisääntyi ja saimme monipuolisemman kuvan niistä asioista. Yksi esimerkki nyt liittyi esimerkiksi henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Siinä oli prosessi luotu ja tietyt vaiheet ja työkalut. Ja se oli ehkä, ainakin tuntui aluksi, että se oli pikkasen vaikea hahmottaa, että mikä tämä oikeasti kokonaisuudessaan on. Ja onko tämä laajalti henkilöstön tiedossa. Ja sitten kyllä siinä haastattelussa pääsimme hyvinkin eteenpäin ja saimme lisää ymmärrystä. Ja varmistui kyllä siis se, että kyllä se oli laajasti korkeakoulussa käytössä se prosessi.

Puhuja 1 [00:06:24]: Eli tietyllä tapaa siinä kohtaa erityisesti se haastattelu, se toimi evidenssinä sille, mitä raportissa oli sanottu?

Puhuja 2 [00:06:32]: Juu.

Puhuja 1 [00:06:32]: Ja pääsitte sitä koettelemaan?

Puhuja 2 [00:06:34]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:06:36]: Ja teitte johtopäätökset siitä. Entäs sitten kun ajatellaan, että Metropoliaa on viimeksi auditoitu 2016 ja siitä on aika kulunut ja nyt ollaan tässä hetkessä. Niin miten näet auditointiraportin sisällön perusteella, minkälaisia isoja kehityskaaria sinulle hahmottui tältä ajalta, mitkä nyt tässä uudessa erityisesti nousisivat sieltä high lighteina esiin? Miten me olemme kehittyneet?

Puhuja 2 [00:07:14]: Tällä kolmannella auditointikierroksellahan on fokuksessa erityisesti opiskelijoiden oppimistoiminta ja siihen liittyvät prosessit ja palautejärjestelmät. Ja vaikuttavuustyö, tutkimuskehitys ja taiteellisen toiminnan kautta. Ja näissä kahdessa asiassa sanoisin, että kehitystä on paljonkin tapahtunut kuudessa vuodessa. Olemme nyt entistä ehkä enempi vielä pystyneet kiinnittämään huomiota nimen omaan opiskelijalähtöiseen toimintaan ylipäätänsä. Olemme kehittäneet pedagogisia linjauksiamme muun muassa siihen suuntaan. Ja sitten tässä tutkimus-, kehittämis-, innovaatiotoiminnassa, niin ei meillä kuusi vuotta sitten vielä ollut yhtäkään innovaatiokeskittymää. Ja nyt, näemme jo nyt niiden merkityksen ennen kaikkea tässä vaikuttavassa tutkimus-, kehittämis-, innovaatiotoiminnassa. Ja paljon, paljon selkeämmin myös TKI-toiminnan ja oppimistoiminnan integraatiot.

Puhuja 1 [00:08:20]: Minusta itsestäni tuntuu joskus, että ehkä on vaikea hahmottaa niitä isoja kehityskaaria, tavallaan sitä siellä kun ajattelee ihan sitä haastattelutilannetta ja sitä kun on kertomassa siitä asiasta, miten meillä nyt on. Niin miten sinä sanoisit tähän, mistä siellä haastattelussa voi, tässä kohtaa puhutaan, haittaako se jos ei itse osaa nähdä ihan sitä koko kaarta? Mikä on siellä se keskustelun ydin?

Puhuja 2 [00:09:01]: Siinä voi ottaa ihan rennosti, niin kun itse tietää eniten. Elikkä siitä roolista käsin mistä siihen haastatteluun on pyydetty. Ja ihan omin sanoin sitä omaa kokemusta ja näkemystä asioista. Se on se kaikista tärkein, ikään kuin haastatteluun liittyvä tehtävä. Että haastatteluryhmä saa sen omin sanoin sanotun kuulla. Kyllä he osaavat tietenkin kysyä taitavia kysymyksiä myös. Elikkä että he pääsevät pintaa syvemmälle. Ja kannattaa muistaa, että he ovat todella huolella lukeneet sen meidän raporttimme. Joskus auditointiryhmä pyytää vielä jotain lisämateriaaliakin johonkin kohtaan. Ja sitä kautta vielä saavat lisätietoa. Ja he ovat tutustuneet meidän intraamme. Heillä on kyllä tietoa tosi paljon. Ja nyt he haluavat kuulla, miten siinä haastattelussa mukana olevat henkilöt itse sen asian omin sanoin kertovat. Sitä ei ollenkaan tarvitse sillä lailla jännittää, osaanko nyt sanoa niitä kaikkia niitä käsitteitä just mitä siellä raportissa on ollut tai näin. Mutta haastateltavathan on sillä lailla meillä totta kai henkilöitä, jotka tuntevat kyllä teemaa. Auditointiryhmähän on tietyllä tapaa jo roolittanutkin keitä mihinkin haastatteluun he haluavat pyytää mukaan. Niin on varmasti asioita jotka ovat tuttuja heille, jotka mukaan tulevat haastatteluun.

Puhuja 1 [00:10:31]: Hyvä, tietyllä lailla itse ajattelen myös, se on aika toivorikas näkökulma tähän nyt, että hehän eivät tule tänne erityisesti kysymään oletteko te hyviä tai oletteko te huonoja jossain. Vaan enemmän tavallaan kuinka hyvin te itse tunnette ehkä itsenne. Voisiko sen ajatella näin?

Puhuja 2 [00:10:54]: Joo, tässähän on kyse kehittävästä arvioinnista. Ja sen tarkoitus nimenomaan on auttaa meitä vielä löytämään niitä omia vahvuuksiamme. Mutta myös niitä kehittämiskohteita. Niitähän me olemme toki jo löytäneet ja kirjoittaneet sinne raporttiin. Mutta he haluavat vielä ulkopuolisenkin silmin auttaa meitä näkemään semmoista, mitä me emme ehkä itse näe.

Puhuja 1 [00:11:17]: Niin.

Puhuja 2 [00:11:18]: Ja nyt kun meillä on hieno mahdollisuus, koska saamme kansainvälinen auditointiryhmä. Saamme myös kansainvälisen näkökulman korkeakouluihin sitä kautta. Ja se on minusta tosi, tosi arvokasta meille. Että saamme tämmöisessä olla mukana.

Puhuja 1 [00:11:33]: Kyllä, ja lähdetään niitä viemään systemaattisesti eteenpäin kun tulokset ja suositukset tulevat. Tilanne on nyt tosiaan se, että useita kymmeniä kutsuja on ihan tässä viime päivinä lähtenyt meidän henkilöstölle. Tervetuloa auditointihaastatteluun. Ja siellä on monta, monella työpöydällä on nyt ehkä raportti olemassa. Ja tavallaan sitä toivottavasti luetaan vielä. Ja sanastoa voi hakea sieltä raportista itselleen, englanninkielistä sanastoa. Samoin intran englanninkielisiä sivuja voi lukea. Mutta mitä sinä haluaisit ihan sellaiseksi vinkiksi tai toiveeksi nyt, kuinka meidän henkilöstön kannattaisi siihen tilanteeseen valmistautua?

Puhuja 2 [00:12:27]: Ehkä vähäksi aikaa pysähtyä ennen kuin se tilanne on, elikkä se haastatteluajankohta lähestyy. Niin miettiä ihan yksin tai kollegan kanssa sitä omaa arjen toimintaa. Minkälaisia esimerkkejä sieltä voisi nostaa liittyen siihen tematiikkaan mihin haastattelu on menossa. Varmaan sitten sitä, miten siinä omassa työssä itse voi aina miettiä tätä jatkuvan kehittämisen kehää. Joka meillä on täällä viitekehyksenä. Onko siitä esimerkiksi jotain esimerkkejä. Kyllä minä ajattelisin, että jokaisessa haastattelussa olisi kyllä kauhean hienoa, jos löydämme esimerkkejä, kun me löydämme ihan varmasti siitä, miten osallistamme meidän henkilöstöämme. Miten osallistamme opiskelijoitamme ja sidosryhmiämme meidän toimintaan ja toiminnan kehittämiseen. Elikkä hyvin tällainen osallistuja- tai asiakaslähtöinen ote. Se on yksi meidän kuitenkin keskeinen, ainakin tavoitetila. Niin uskoisin, että siitä esimerkkien kertominen, niitä varmasti löytyy. Niin on mielenkiintoinen asia haastattelijoille. Mutta ihan sitä oman työn läpikäyntiä mielessä yksin tai yhdessä kollegan kanssa. Ja tästä tottakai laadun näkökulmasta. Miten me sitä pyrimme kehittämään jatkuvasti ja millä keinoilla nyt saamme tietoa ja mihin me dokumentoimme saatua tietoa ja miten sitä käsitellään.

Puhuja 1 [00:14:03]: Joo.

Puhuja 2 [00:14:04]: Niin siitä esimerkkejä.

Haastattelija 1 [00:14:05]: Ja esimerkit, varmaan tarkoitat aika käytännönläheisiä sellaisia ihan?

Puhuja 2 [00:14:10]: Kyllä, ihan käytännönläheisiä. Ne voivat olla vaikka esimerkkejä siitä, miten jossain yksikössä säännöllisesti kokoonnutaan yhteen porukalla miettimään sitä työtä. Ja siellä nousevia kehittämiskohteita. Ja miten niihin tartutaan ja keiden kanssa viedään eteenpäin. Ihan sitä, mitä varmasti jokaisen työssä kyllä onkin, niitä esimerkkejä löytyy. Niitä voi etukäteen vähän miettiä. Se on aika lyhyt se haastatteluaika kuitenkin, siinä ei ihan hirveän pitkään valitettavasti kuitenkaan pystytä keskustelemaan. Niin on ihan hyvä, jos on etukäteen miettinyt omasta työstä käsin.

Puhuja 1 [00:14:48]: Niin, ja silloin me voimme ehkä senkin huomion tehdä, että monta kertaa ihmisestä itsestään tuntuu, että ne ovat pieniä juttuja. Miksi minä tämmöisen pienen asian, että me säännöllisesti kokoonnumme puhumaan jostain asiasta, niin nyt tässä harvoin toistuvassa isossa auditoinnissa mainitsisin. Mutta itse asiassa ne ovat juuri niitä tärkeitä tässä kohtaa.

Puhuja 2 [00:15:13]: Kyllä, kyllä.

Puhuja 1 [00:15:13]: Sieltä ilmenee se miten meidän arkemme tässä organisaatiossa sujuu ja miten laadunhallinta siellä näkyy.

Puhuja 2 [00:15:20]: Kyllä, se on juuri se mitä auditointiryhmä haluaakin kuulla.

Puhuja 1 [00:15:25]: Joo, se on, että kaikki varmasti osaavat vastata.

Puhuja 2 [00:15:29]: Ihan varmasti. Kyllä.

Puhuja 1 [00:15:31]: Ei tule sellaista, että kysyttäisiin liian vaikeita. Onko sinulla vielä siitä näkökulmasta kun olit toista korkeakoulua auditoimassa ja sitten te pohditte niitä kysymyksiä ja se haastattelutilanne oli ja siellä haastateltiin. Niin haluaisitko ihan siihen vielä? Sanoit äsken kyllä, että siellä on aika vähän aikaa, mutta miten sen voisi tehdä sille auditoijaryhmälle mahdollisimman sujuvaksi ja voimmeko siihen vielä jotenkin käytännössä valmistautua? Tai auttaa omalla tekemisellämme heitäkin onnistumaan?

Puhuja 2 [00:16:17]: Tuo on tosi tärkeä, se minun kokemukseni korkeakoulun auditoinnista oli kyllä siinä mielessä myös opettavainen kokemus. Että siellä he olivat kyllä mielestäni erittäin hyvin valmistautuneet haastatteluun. Ja mehän emme tiedä sitä, mitä kaikkea siellä valmistautumisessa oli tehty. Mutta heillä oli hyvin selkeät, aika lyhyet puheenvuorot. He halusivat tuoda juuri sitä asiaa esille, mitä siellä raportissakin oli kirjotettu. Ja he tunsivat hyvin raportin sisällön. Me pääsimme aika syvälle niissä keskusteluissa, itse asiassa kaikissa haastattelutilanteissa. Ja se oli erittäin hyvä, että siellä oli erilaisiakin näkökulmia. Ja sitä me kovasti arvostimme, jos joku sanoi, että joku ei toimi. Ja tässä pitäisi enempi tehdä jotakin. Ja että tuo sitä aitoa, ei tarvitse kaunistella. Jos joku asia on omasta mielestä semmonen, että tähän pitäisi saada jotakin parannusta. Niin sen voi sanoa, että meillä on tämä kesken vielä ja tätä voisi miettiä pidemmälle. Ja toivottavasti meillä on mahdollisuuksia tätä asiaa yhdessä viedä eteenpäin. Kyllä sekin on arvokasta kuulla, miten henkilöstö sen itse kokee, jonkun asian. Toimiiko vai eikö se toimi ja miten se toimisi paremmin. Semmoistakin voi kertoa ilman muuta.

Puhuja 1 [00:17:41]: Tuo on oikeasti todella hyvä pointti, se että missään organisaatiossa kaikki asiat eivät [?? 00:17:47].

Puhuja 2 [00:17:49]: Ja kokenut auditointiryhmähän kyllä näkee ja kuulee rivienkin välistä. Kyllä siinä se rehellisyys on minusta kaikista tärkein juttu.

Puhuja 1 [00:17:59]: Ja rehellisyyden jälkeen on aina se, että meillä on pyrkimys korjata kun me tiedämme millä?

Puhuja 2 [00:18:07]: Kyllä ja niistä löytyy esimerkkejä, jos on joku asia mielessä, vaikka tässä muutaman vuoden takaa, joka joskus on ollut jotenkin, ettei ole toiminut ihan niin hyvin kuin olisi halunnut. Sittenhän siitäkin voi kertoa, että huomasimme sen ja ryhdyimme hommiin ja nyt se toimii paremmin.

Puhuja 1 [00:18:22]: Kyllä.

Puhuja 2 [00:18:24]: Nämä esimerkit ovat mielenkiintoisia.

Puhuja 1 [00:18:26]: Se on juuri sitä millä asiat ilmenee käytännössä. Kiitos Riitta, on tullut hyviä vinkkejä, hyviä näkökulmia meidän henkilöstöllemme nyt viimeistä ponnistusta kohti. Olisiko sinulla vielä, tuliko käsiteltyä kaikki, vai haluaisitko jotain vielä sanoa evääksi viimeisinä, että pidä tämä mielessä?

Puhuja 2 [00:18:49]: Siis kannattaa nauttia siitä tilanteesta. Tiedän, että monia jännittää, kyllähän minuakin viimeistään siinä kohdin jännittää kun se varsinainen haastattelu alkaa. Mutta yleensä nämä kokemukset, mitä minulla tästä on puolin ja toisin, ne on olleet tosi mukavia. Haastattelijat ja auditointiryhmähän valitaan kokeneista ihmisistä. Ja he tulevat sillä asenteella, että he haluavat auttaa meitä. Eivät he todella tule sillä tavalla katsomaan, tikulla kaivelemaan. Vaan nimenomaan ja yleensä se on hyvin rento se haastattelutilanne. Ja se on mukava, siitä jää kiva fiilis. Niin kannattaa suhtautua tähän hyvänä mahdollisuutena päästä kertomaan omasta työstään ulkopuolisille.

Puhuja 1 [00:19:34]: Kerrankin tulee iso konklaavi, joka haluaa nimenomaan siitä kuulla.

Puhuja 2 [00:19:38]: Näin juuri.

Puhuja 1 [00:19:37]: Ihanaa, tähän on hyvä lopettaa. Me menemme kohti haastattelua ja sen jälkeen me taas kuulemme suosituksia ja jatkamme siitä eteenpäin, hoidetaan homma kotiin. Kiitos Riitta.

Puhuja 2 [00:19:51]: Kiitos.

[00:19:55]: Musiikkia

[äänite päättyy]

[äänite päättyy]