Digistudiot 1: Palvelumuotoilu vai ketterä kehittäminen?

[äänite alkaa]
Puhuja 1 Kimmo Leiviskä
Puhuja 2 Piia Väkiparta-Lehtonen

-musiikki-

Puhuja 1 [00:00:20]: Tervetuloa kuuntelemaan podcast -sarjaa Metropolian digistudio -projektista. Ensimmäisessä jaksossa käymme läpi minkälaisella projektimallilla ja prosessilla olemme projektia vieneet läpi. Nimeni on Kimmo Leiviskä ja toimin projektissa projektipäällikkönä, ja mukanani studiossa on Piia Väkiparta-Lehtonen, meidän projektiryhmän jäsen. Tervetuloa.

Puhuja 2 [00:00:45]: Kiitos Kimmo.

Puhuja 1 [00:00:47]: Kertoisitko hieman alkuun minkälaisella näkökulmalla olet mukana tässä projektissa?

Puhuja 2 [00:00:50]: Minun roolini oli varmaankin olla tavallinen riviopettaja, koska meillähän oli projektiryhmässä digiosaamista, oli meidän digimentoreita ja erilaista osaamista eri koulutusaloilta, eri henkilöstöryhmistä. Minä olin varmaankin puhtaimmillaan sellainen perusopettaja.

Puhuja 1 [00:01:12]: Tämä oli kiva, muistan että monta kertaa projektin aikana sanoitkin, että mitenkäs nyt taviksen näkökulmasta tätä hanketta tehdään. Tosi kiva kun olit mukana tässä. Hieman voisin kertoa ehkä meidän projektin yleisestä taustasta, että mistä tämä lähti käyntiin. Käynnistyksestähän nyt on jo kulunut pari vuotta. Alun perin oli ehkä ajatus, että tämä olisi melkein vuodessa tai puolessa saatu läpi, mutta meillä tuli kyllä korona, joka hieman hidastutti meidän tekemistä. Tai itse asiassa aika laillakin. Se missä itse törmäsin tässä ihan ekan kerran, oli ihan työsuhteeni alussa meillä oli jo Metropolian strateginen tiekartta, roadmap, luotuna, jossa oli otsikko digilaboratorio. Kun selvitin vähän tarkemmin, että mistä on kyse niin meidän koulussa oli visio, että hankittaisiin, tai rakennettaisiin enemmänkin muutamia studiotiloja, joissa pystyttäisiin tekemään erityisesti laadukasta oppimateriaalia. Tämä projekti sitten organisoitui vähän, me tehtiin investointiesitys, eli me teimme parille vuodelle rahoitusta ja saimme luvan perustaa projektiryhmän tähän ympärille. Alkuvaiheen speksauksessa tai suunnitelmassa oli halu, että haluaisimme ehkä palvelumuotoiluna tämä ruveta toteuttamaan. Jos muistat Piia, niin eikö tämä ollut pari vuotta sitten aika hot topic meidän talossa? Ainakin hetkellisesti.

Puhuja 2 [00:02:42]: Kyllä oli, ja varmaan se vastaa tätä kaiken kaikkista muotoiluajattelun trendin vahvaa ilmenemistä. Meillä oli silloin Studio generaliaa aiheesta ja onhan palvelumuotoilu ja muotoiluajattelu, kun lähdetään miettimään jotain ihan uutta, niin oli varsin ymmärrettävää, että sen kautta lähdettiin tarkastelemaan asiaa.

Puhuja 1 [00:03:06]: Meilläkin oli talossa itse asiassa palvelumuotoiluosaamista on, että joissain tutkinnoissa se on osana ikään kuin tutkintoakin suoraan. Silloin just ehkä itse siinä ajattelussa kiehtoi se, että haluttaisiin saada loppukäyttäjä mahdollisimman alkuvaiheessa mukaan, koska sehän oikeasti on onnistumisen edellytys. Nyt jutellessa muistin, että meillähän on ollut tällainen studiokin Leppävaaran kampuksella aikaisemmin, mutta silloin se ei lähtenyt niin lentoon kuin ehkä olisi haluttu. Sen takia juuri tämä palvelumuotoilu ehkä olisi ollut yksi avain, että saataisiin meidän projekti onnistumaan.

– Musiikki –

Puhuja 1 [00:03:49]: Sitten yksi tukifunktio, mikä minulle projektipäällikkönä oli, niin meillä on ollut mukana tässä parrutiimi, eli Metropolian sisäinen tukifunktio tai apukädet, voisiko sanoa niin, jotka ovat osallistavan työtavan asiantuntijoita. Sain sieltä projektiin yhden apukäden, jonka kanssa suunniteltiin minkälaisella vaiheistuksella tätä projektia voitaisiin viedä eteenpäin. Eikö ole niin Piia, että meitä oli aika… oliko meitä nyt kuusi tässä projektiryhmässä? Mutta sen hyvä puoli oli se, että saimme suhteellisen monelta ajalta mitä kerroit, että juuri viestinnästä oli asiantuntijoita…

Puhuja 2 [00:04:28]: Tekniikasta, sote -puolelta, sitten minä olin liiketaloudesta. Meillä oli samalla myös edustettuna Myllypuron kampukselta ihmisiä, ja Myyrmäestä Leiritien kampukselta. Sekin näkökulma tuli, ei pelkästään opettajat tai koulutusalat, vaan muun henkilökunnan verkosto tietyllä tavalla, mitä pääsimme hyvin hyödyntämään.

Puhuja 1 [00:04:55]: Tuo oli hyvä huomio, koska tosiaan meillä on neljä eri kampusta. Meillä oli vähän huolena se, että miten tosiaan saadaan, mutta kun tällä hajautettiin ryhmä ja saatiin verkostot ja siellä esimerkiksi saimme mukaan myös, Karamalmin kampuksella on olemassa jo mediatekniikan opetuksessa vähän vastaavat studiot kun mitä nyt onkaan. Siinä organisoiduimme vielä niin, että tehtiin tällainen neuvonantajaryhmä, johon otettiin näiden tutkintojen edustajat, joissa oli näitä digitaalisia ratkaisuja olemassa.

Puhuja 2 [00:05:31]: Sen lisäksi meillä oli vielä ohjausryhmä, jossa oli organisaation eri tasojen edustajia, ja eri aloilta.

Puhuja 1 [00:05:40]: Totta, ohjausryhmässä oli mukana minun esihenkilöni, eli hän oli strategia- ja kehitysjohtaja. Siinä oli oppimistoiminnan johtaja mukana, ja sitten oli vielä viestinnän edustaja, joka edusti tapahtumatuotantoa. Mehän päädyimme siihen jakoon, että meillä pitäisi olla tapahtumatuotantoa, jollain tapaa oppimateriaali kautta videotuotantoa ja vielä kolmas podcast -konsepti, joka yhdistettiin tähän meidän organisaatio. Mutta viestintä käytännössä edusti myös podcast toimintaa. Sitten meillä oli projektiryhmän lisäksi it:stä kaksi asiantuntijaa laajennetussa projektiryhmässä. Mutta lähtökohtaisesti meidän projektiryhmäläiset olivat aika tavallisia käyttäjiä.

Puhuja 2 [00:06:31]: Kyllä. Tavallisia käyttäjiä, joskin projektiryhmässä oli myös käyttäjiä, kenellä oli kokemusta ja myöskin edellytyksiä, teknistä osaamista ja järjestelmä-, ohjelmisto-osaamista. Siinä mielessä niin hyvä asia, koska sieltä tuli eri tavalla ymmärrystä mitä kaikkea voidaan tehdä, ja tavallaan tulevaisuuden maalailukuvia, mitä kaikkea voisikaan olla. Mitä välttämättä tavallinen käyttäjä ei ihan heti ensimmäisenä tule mieleenkään.

– musiikki –

Puhuja 1 [00:07:11]: Tähän varmaan liittyykin jos ruvetaan pohtimaan, että missä meidän projekti käytännössä onnistui. Minkälaisia ajatuksia sinulla Piia tulee meidän onnistumisesta?

Puhuja 2 [00:07:21]: Kyllä ottaisin ihan suurimmaksi onnistumiseksi nimenomaan tämän monialaisen, monitahoisen näkökulman tähän projektiin. Kun ajatellaan muotoiluajattelua, joka meillä oli siinä lähtökohtana, että halutaan ymmärtää sitä käyttäjää mahdollisimman moninaisesti. Me onnistuimme kokoamaan projektiryhmän ja muun tukiryhmän siten, että meillä oli käytettävissä se verkosto. Mielestäni se oli ihan ykkösonnistuminen, että onnistuttiin osallistamaan paljon eri tahoja.

Puhuja 1 [00:08:02]: Allekirjoitan tämän, koska meillä on niin iso ja laaja-alainen koulu. Perusoletus on, että alat eroavat ehkä jotenkin toisistaan, että on tärkeää saada eri sidosryhmät mukaan.

Puhuja 2 [00:08:12]: Ja se mikä usein on haaste tässä organisaatiossa, ja meilläkin tietysti on puhuttu siitä siiloutumisesta. Niin onnistuimme mielestäni erinomaisesti hajoittamaan sitä siiloutumista.

Puhuja 1 [00:08:27]: On, käytännössä kylläkin tarkoitti vähän enemmän ehkä työtä. Mutta se myös liittyy tähän, että kyllä tämä tällainen, niin kuin sanoin onnistuminen on aina sosiaalisessa verkostossa tapahtuvaa toimintaa, niin tässä me siis saimme. Että mitä moninaisempi ryhmä on sitä isommat verkostot saamme tähän ympärille.

Puhuja 2 [00:08:44]: Juurikin näin.

Puhuja 1 [00:08:45]: Tässä ehkä semmonen kokemus, että kun on tällainen laaja-alainen, se myös tarkoittaa omaa henkilökohtaista, pitää mieltä avartaa. Koska sillon kun kuulet asioista, että tämä mitä olemme tekemässä onkin jotain askartelua tai puuhastelua, niin pitää aina kun asiakasta kuunnellaan oppia puhumaan eri kielillä. Meidän projektissa me pystyimme kyllä myös käsittelemään hyvin tällaisia, tai emme ottaneet ihan nokkiimme sitä, että no tämä nyt on tällaista puuhastelua tämä meidän digistudio -juttu. Vaan yritimme ymmärtää sieltä taustalta sen mitä oikeasti asiakas tai käyttäjä on tästä mieltä.

-musiikki-

Puhuja 2 [00:09:21]: Haasteena ehkä ymmärtämisessä, niin kuin sanoit ei otettu nokkiimme, niin yksi haaste oli ehkä se, että me projektiryhmä, ketkä osallistuimme muotouiluun, olimme myös samalla sidosryhmää. Jolloinka se asetti tietynlaisia haasteita meille itse kullekin pysyä aina siinä kulloisessakin roolissa.

Puhuja 1 [00:09:52]: Joo muista, että jossain vaiheessa muotoilimme käyttäjäpersoonia. Siinähän se tuli, että ai niin nyt minun pitää muistaa, että se en olen minä, joka olen siellä studiossa käyttämässä, vaan että mitä sanoivat kolleegani, joita kävimme haastattelemassa.

Puhuja 2 [00:10:04]: Joo. Toisaalta se oli myös helppo, saattoi hypätä käyttäjän saappaisiin ja miettiä, että miltähän siinä sitten, miltä minusta tuntuisi. Sitä kautta, oli montaa eri roolia. Se oli toisaalta onnistuminen, saimme kasattua projektiryhmän, että voimme hyödyntää itse kutakin erilaisissa asioissa. Toisaalta se toi sitten haasteita toimintaan, että se vaatii enemmän toimijoilta.

Puhuja 1 [00:10:35]: Senhän me huomasimme korona-aikana, että oikeasti käyttäjän oikeasti syvällinen ymmärtäminen, erityisesti tuntemusten ja näiden syvällisempien asioiden kerääminen, kyllä se ainakin korona-aikana osoittautui vähän haasteelliseksi. Ehkä meistä tuntui jopa, [?? 00:10:51] jopa ihan pois meidän tuloksista.

Puhuja 2 [00:10:52]: Se on totta, että kun etänä käydään keskustelua, niin siitä väkisinkin puuttuu sellainen tulkinta. Se tulkinta kun ollaan näin kasvotusten. Usein saadaan vastauksia niihin kysymyksiin, mitä kysytään, mutta artikuloimattomat asiat jäävät tulkitsematta ihan väkisinkin. Toisaalta se on myös haaste kun ajatellaan muotoilua, että siellä on se arvokas tieto ja ymmärrys niitä syvimpiä tarpeita ja motiiveja, mitä käyttäjillä on. Ne jäivät ehkä tässä nyt, koska etänä jouduimme toteuttamaan asioita. Ne jäivät valitettavan piiloon edelleen, toisaalta tässähän sitä jatkokehittelyä, mahdollisuus siihen kun olemme palanneet taas niin sanottuun normiaikaan.

Puhuja 1 [00:11:46]: On todellakin, ja sitten nyt jälkikäteenkin kun miettii, että esimerkiksi tämä meidän askartelu termi, joka meillä nyt nousi. Niin sehän olisi tällainen, mitä olisi kiva tutkia, koska sillähän yritettiin viestiä jotain. Mutta meille jäi niin ohuelle kun tyyliin teamsissä keskusteltiin aiheesta, että siis sitä haluaisin ymmärtää ehkä paremmin. Ja tähän liittyikin, niin kuin jossain vaiheessa mietitty, että no oliko tämä sittenkään palvelumuotoilua, vaan oliko tämä vain ketterää kokeilua tai vastaavaa. Jotenkin sen loppukäyttäjän vielä aikaisemmassa vaiheessa… tämä liittyy vielä tähänkin, että kun tämä hanke tuli meille tällaisessa strategisella roadmapilla nimikkeellä digilaboratoria. Eli jotain valintoja oli jo tehty, mutta taas palvelumuotoilussa pitäisi päästä huomattavasti avoimempaan malliin, että ratkaisua ei ole vielä muotoiltu mitenkään.

Puhuja 2 [00:12:36]: Juurikin näin, että pitäisi päästä… pitäisi olla mahdollista miettiä, että mitä itse asiassa käyttäjät tarvitsevat ja haluavat. Ilman, että se on johonkin tiettyyn fasiliteettiin sidottu. Niin sitten toisaalta se, että emme lähde miettimään kehittämistä asiakkaasta lähtöisin, vaan pidämme asiakkaan jatkuvassa keskiössä, ja me jatkuvasti pääsisimme kuuntelemaan ja keskustelemaan ja testaamaan ja ymmärtämään lisää. Ja todetaan, että emme me oikeastaan vielä ymmärtäneet ihan mitä kaikkea he haluavat ja tarvitsevat, että selvitetäänpä vielä lisää. Että me löydettäisiin varmasti se oikea ydinhaaste, tarve, mikä se sitten onkaan. Toive, mitä me lähdemme kehittämään.

Puhuja 1 [00:13:29]: Mietimme, että ehkä nyt jos organisoituisimme eri tavalla. Me voisimme tätäkin projektia jakaa vähän niin kuin alalinjoihin. Nyt meillä tekninen puoli aiheutti haasteita kun tavaroita ei saatu maailmalta koronan takia, niin edelleen, että palvelustriimi tai linja voisi olla omanansa. Vaikka toki ne ovat riippuvaisia toinen toisistansa.

Puhuja 2 [00:13:50]: Ne ovat riippuvaisia toinen toisistansa, mutta siinä palvelutoimintamallissa, tai siinä miten me mahdollistamme sen teknisen fasiliteetin käyttö. Kyllähän siellä ihminen on ihan eri tavalla keskiössä ja voidaan pitää ihmisen tarpeita reunaehtoina. Toisin kuin siinä itse fasiliteetin digistudiossa, niin siinä tulee teknisiä reunaehtoja, ja sen toteuttamiseen liittyviä reunaehtoja. Ne voisi siinä mielessä olla erillisiä projekteja, vaikka tämä olisikin sitten yksi iso kattohanke strategian mukainen. Mutta olisi erillisiä alakehittämiskohteita, jolloinka myös ehkä fokus säilyisi paremmin, ja tärkein, se keskeinen kehittämisen kohde löytyisi kirkkaampana.

Puhuja 1 [00:14:44]: Sitten mietimme, että jos tätä haluaisi kirkastaa niin tähän voisi järjestää esimerkiksi enemmän keskusteluttaa ihmisiä, sillä viisiin että olisi eri tasolla organisaatiossa ihmisiä mukana, ja niiden ydinkysymysten äärellä. Minulla on omissa muistiinpanoissa täällä, että miten opettaja haluaisi itse kehittää omaa opetustansa. Se olisi yleinen, kaikkia yhdistävä. Mutta tässä meidän hankkeessa näihin oli jo osittain vastailtu jossain, että se ei ole palvelumuotoilun idean mukaista.

Puhuja 2 [00:15:13]: Juuri näin.

-musiikki-

Puhuja 1 [00:15:21]: Mehän olemme projektissa siinä vaiheessa, että me olemme siirtämässä tätä ylläpitovaiheeseen, mutta tämä työhän jatkuu. Me emme ole päässeet, jos mietitään kysymystä miten haluaisi kehittää omaa oppimistaan, niin tämän ympärillä me vasta alamme miettiä, että nyt kun tilat on saatu rakennettua niin nyt alkaa jatkuva iterointi. Koska nythän on totuus se, että emme välttämättä edes tiedä toimivatko nämä. Meillä on muutamia demokeissejä käyty, on järjestetty avoimia päivätilaisuuksia, joissa ihmiset ovat saaneet käydä tutustumassa. Siinä mielestäni ollut mielenkiintoinen, mitä mieltä olet Piia siitä, että nyt onnistumisen edellytys on juuri siitä, että me saamme ihmiset käymään täällä, ja vähän muodostamaan ideaa mitä täällä voi tehdä, mitä minä opettajana haluan tehdä.

Puhuja 2 [00:16:14]: Nyt näkisin, että nyt alkaa palvelumuotoilun osuus. Nyt pääsemme havainnoimaan, että miten ihmiset tekevät kun he tulevat tänne. Joku kolleega, joka jo osaisi käyttää laitteita, miten se käyttää, miten se tarvitsee, miten se toimii. Meillä olisi nyt konkretiapohjaa kysyä, että miltä tuntui.

Puhuja 1 [00:16:40]: Mikä oli haaste.

Puhuja 2 [00:16:40]: Mikä oli haastavaa, minkälaisia epäilyksiä sinulla on tästä, mitkä asiat tällaiseen liittyen tuo sinulle niitä ilahduttavia asioita, niitä jes vau juttuja. Ja me pääsisimme analysoimaan, että vastaammeko me nyt siihen. Miten me voisimme kehittää tätä asiaa. Mikä myöskin nyt kun on konkreettista niin pääsemme havainnoimaan. Aikaisemmin, johtuen ehkä etäajasta, tai tästä tiukasta määritellystä aikataulusta, päättymisestä niin muotoiluun liittyy vahvasti se visualisointi ja tietynlainen [?? 00:17:15], että olisimme voineet jonkinlaisia mallinnuksia tehdä, ja sehän meiltä puuttui kokonaan. Että nyt me tavallaan hyppäsimme suoraan oikeaan ensimmäiseen protoon, ja tämä kyllä on asia, mihin mielestäni kannattaisi kiinnittää huomiota jatkossa seuraavissa projekteissa.

Puhuja 1 [00:17:40]: Tämä oli sellainen hyvä, mietimme vähän jatkotutkimusaiheita, mutta olisi niin kiva päästä sparrailemaan, että jos joku muu koulu alkaa vähän samanlaista rakentamaan, ja jos tästä pystyisi tällaisen käsikirjasen kirjoittamaan, miten ja missä vaiheessa, ketä osallistaen ja kuunnellen tämmöisestä saisi toimivan kokonaisuuden.

-musiikki-

Puhuja 1 [00:18:04]: Mutta nyt me varmaan päätämme tämän pohdinnan, koska projektista olisi paljon muutakin kerrottavaa. Meillä podcast -sarja jatkuu tämän jälkeen, meillä seuraavassa jaksossa esitellään ja pohditaan tätä teknistä konseptia missä siinä onnistuttiin ja mitä tehtäisiin nyt toisin tämän hetkisen ymmärryksen valossa. Minä haluan Piia kiittää sinua, että pääsit studioon keskustelemaan projektista ja prosessista, ja myöskin meidän kuulijoita. Kiitos ja kuulemiin.

Puhuja 2 [00:18:30]: Kiitos.

-musiikki-

[äänite päättyy]