Osallistuen 4: Tavoite hukassa? Askeleita työpajan tavoitteen määrittelyyn

[Alkumusiikki]

Spiikkaajat: Tervetuloa kuuntelemaan Osallistuen-podcastsarjaa. Tässä sarjassa osallisuudesta innostuneet

asiantuntijat asettuvat ihmettelemään osallisuutta, sen mahdollisuuksia, karikoita ja riemun hetkiä

työelämässä. Keskustelujen äärelle johdattelevat Metropolia-ammattikorkeakoulun asiantuntijat. Kiva, että olet

kuulolla.

Henna-Liisa Palojärvi: Hei! Tervetuloa mukaan podcastiin. Tänään meillä studiossa on Henna-Liisa Palojärvi ja Outi Pyrhönen. Me molemmat työskennellään Metropolia-ammattikorkeakoulussa lehtoreina, ja meitä voisi kutsua myös osallistavan työotteen osaajiksi. Tänään me pyöritellään tavoitteen käsitettä ja puhutaan siitä, kuinka tärkeä tämä tavoitteen määrittely itse asiassa on osana hyviä, tarkoituksenmukaisia työpajoja. Tänään me oikeastaan esitellään teille tai käydään keskustelua neljän askeleen ympärillä: mitkä neljä askelta meidän tulee ottaa huomioon, kun me lähdetään suunnittelemaan ja toteuttamaan hyviä työpajoja.

Outi Pyrhönen: Osallistavan työotteen osaajinahan me ollaan usein tosiaan järjestämässä työpajoja tai sitten suunnittelemassa niiden fasilitointia yhdessä tilaajan kanssa. Tilaajia usein ovat esimerkiksi hankkeet tai projektit, tai sitten voi olla myös ihan tiimejä, jotka haluavat jonkun kehittämisteeman ympärillä työskennellä yhdessä ja tehdä sitä nimenomaan yhdessä työskennellen. Tässä podcastissa me puhutaan meidän oivalluksista näissä prosesseissa, näiden neljän askeleen avulla. Sun kokemuksen perusteella, Henna-Liisa, millainen on hyvä tavoite?

Henna-Liisa: Hyvän tavoitteen määrittelyssä mä itse käytän muistisääntönä tämmöistä SMART-käsitettä, joka on projektinhallinnastakin tuttu lyhenne. Eli tämä SMART tulee sanoista specific, measurable, achievable, relevant ja time-bound. Mitä näillä käsitteillä itse asiassa tarkoitetaan, niin ihan vain sitä, että hyvä tavoite on jotain, joka on konkreettinen. Se on selkeä. Se on realistinen, toteutettavissa oleva, mitattavissa oleva. Se koetaan merkitykselliseksi, ja sillä on myös aina se ajallinen ulottuvuus ja aikajänne.

Outi: Tämä SMARt on usein meidän omana ajattelun viitekehyksenä, kun me lähdetään kohti tilaajaa. Kun me lähdetään tapaamaan tilaajaa, niin meillä on oma ajatus siitä, että minkälainen tavoite meidän olisi hyvä saada yhdessä aikaan. Ja se meidän ensimmäinen askel onnistuneen työpajan luomiseen on se, että me autetaan sitä tilaajaa kirkastamaan tilaisuuden tavoitetta.

Henna-Liisa: Just näin. Tämä on varmaan yksi tärkeimpiä pysähtymisen paikkoja koko suunnitteluprosessissa. Sen sijaan että kiirehditään kalenteroimaan sitä tulevaa työpajaa ja ennen kuin kiirehditään miettimään mitään menetelmiä tai muuta, niin on tosi tärkeätä oivalluttaa se tilaaja, että pysähdytään tämän tavoitteen määrittelyn äärelle. Että mitä itse asiassa tässä työpajassa, tulevassa työpajassa on tarkoitus saavuttaa.

Outi: Joo, mä ajattelen ihan samalla tavalla. Usein se hyvä kysymys tilaajalle onkin se, että mikä on se muutos, mitä halutaan saada aikaan tämän työpajan perusteella. Se tavoite saa sen kysymyksen avulla muotoa. Tai sitten se, että mitä konkreettista pitäisi ihmisten kohtaamisen tuloksena syntyä. Myös se, että se on riittävän konkreettinen, kuten sanoit siihen SMART-tavoitteen suhteen, niin se auttaa tekemään siitä työpajasta sellaisen, että siihen on hyvä osallistua ja että sillä saadaan konkreettisia, hyviä tuloksia.

Henna-Liisa: Ja tosissaan se hyvä tavoite, niin kuin tuossa aiemmin totesin, on saavutettavissa oleva. Joskus saattaa käydä niin, että se tilaaja tulee tapaamaan meitä semmoisen jäsentymättömän toiveiden tynnyrin kanssa, ja hänellä voi olla vähän virheellinenkin käsitys siitä, että mitä kaikkea on mahdollista edes saada aikaan vaikkapa muutaman tunnin työpajassa. Eli siinä mielessä mä näen, että fasilitoijilla tai meillä siinä tilanteessa on hirveän iso rooli, että autetaan sitä tilaajaa hahmottamaan, että on parempi ehkä miettiä yksi pienempi, hyvin määritelty tavoite, ja sen ympärille rakennetaan se kohtaaminen. Jos se tavoite ja asia, mitä käsitellään, on hirveän monimutkainen ja monipolvinen, niin silloin on meidän asiantuntijuutta myös osata palastella sitä kokonaisuutta pienempiin osa-alueisiin, jolloinka huomataan, että meillä voi yhden työpajan sijasta ollakin työpajojen sarja, jossa jokaisella on oma konkreettinen tavoite, mutta ne kaikki kuitenkin nivoutuu osaksi alle jotakin isompaa päämäärää.

Outi: Sä mainitsit sanan kohtaaminen, ja mä tartun siihen, että meidän työpajoissa aina on se kohtaamisen ulottuvuus. Kun työpaja on osallistava, niin on tärkeää, että siihen osallistuvilla henkilöillä tulee sellainen olo, että heidät on aidosti kohdattu, kuultu ja nähty. Se tuo meidät jälleen siihen käytettävissä olevaan aikaan. Se käytettävissä oleva aika tulee käyttää niin, että se mahdollistaa aina sen kohtaamisen. Sitä ei voi jättää sen suunnittelun ulkopuolelle tai jättää pois kokonaan, vaan että se aina vie tietyn osan siitä työpajan kulusta, jotta se on palkitseva ja merkityksellinen, joka oli myös siellä SMART-tavoitteen sisällä.

Henna-Liisa: Juuri näin, ja tämä on varmaan sitä, mitä me paljon käydään myös niiden tilaajien kanssa läpi, ettei vahingossakaan heille tule semmoista oloa, että nyt on tarkoitus järkätä kahden tunnin työpaja ja sitten on hirveä määrä agendaa, joka ikään kuin juostaan läpi. On tosi tärkeätä myös antaa aikaa sen suhdetason osa-alueelle, että ihmiset tulee kuulluksi ja nähdyksi sen aiheen ympärillä.

Outi: Kun tämä ensimmäinen askel eli se tilaisuuden tavoite on kirkastunut tilaajan kanssa, niin päästään oikeastaan jo, ollaan luotu jo perusta siihen toiselle askeleelle, joka on sen pohtiminen, että kenelle tämä tilaisuus oikeastaan on tärkeä, ketä tänne tulee kutsua, ja toisaalta sitten että millä tavalla me viestitään tästä tapahtumasta sillä tavalla, että se osallistuja tietää ja on motivoitunut tulemaan siihen tapaamiseen.

Henna-Liisa: Joo, se on tosi tärkeätä, että se pystytään siinä jo vaikka ihan kalenterikutsussa sanottamaan, koska se aika pitkälti vaikuttaa siihen mindsetiin, millä se osallistuja tulee siihen työpajaan. Lisäksi jos siinä on osattu vielä jotenkin konkretisoida se, että missä roolissa se osallistuja tulee, että onko hän ideoija, onko hän suunnittelija vai onko hän jo päätöksentekijä, niin silläkin on ihan valtava merkitys.

Outi: Eikö tuo ole sitä, että tietää, että miten vaikuttaa? Millä tavalla mä voin vaikuttaa oikeasti tämän asian edistämiseen tulemalla tähän pajaan. Että se olisi kirkas ja selvä.

Henna-Liisa: Kyllä. Monestihan me vielä patistetaan sitä tilaisuuden järjestäjää avaamaan ja muistuttelemaan tämä tärkeä huomio ja ajatus vielä sen työpajan aluksi, että kaikki oikeasti varmasti jakaa sen yhteisen ymmärryksen, että miksi tänään ollaan koossa, mitä on tarkoitus saada aikaan.

Outi: On myös tärkeää rajata sitä, että ketkä eri vaiheissa on niitä avainhenkilöitä, joita siihen prosessiin tarvitaan. Voi olla, että on iso joukko ihmisiä, keitä se asia koskee, mutta se, missä vaiheessa siihen voi vaikuttaa ja missä vaiheessa se erityisesti koskettaa ja on tarpeellista, niin se on eri henkilöillä ja eri ryhmillä eri vaiheissa, jolloin myös se aikataulutus, suunnittelu ja sen asian suuntaaminen oikeille ihmisille on tärkeää.

Henna-Liisa: Todellakin.

Outi: On myös tärkeää kuulla osallistujilta sitä siinä tilaisuuden aikana, että onko siellä sellaisia alkavia ajatuksia tai pinnalle nousevia asioita, joista olisi tärkeää puhua. Että nostetaan myös esille ne asiat, joista mahdollisesti olisi tärkeää puhua joko nyt tai sitten myöhemmin. Että annetaan mahdollisuus niille ideoilla nousta ja tulla näkyväksi. Mikä oikeastaan tuokin meidät siihen kolmannen askeleen kohdalle, koska joskus ne asiat, mitä siellä työpajoissa lähtee nousemaan, niin ne onkin sellaisia asioita, jotka ei varsinaisesti ole sen tilaisuuden agendalla. Eli kolmantena askeleena se, että kun tilaisuus lähtee haastamaan sitä tavoitetta, niin se tuo meille erityisen roolin fasilitoijina toimia siinä tilanteessa.

Henna-Liisa: Ja ne on aika haastavia tilanteita. Näin mä omasta kokemuksesta ajattelen. Kun ajatellaan, että yhtäältä ollaan aktivoimassa ihmisiä heittäytymään, että he uskaltaa tuoda niitä puolivillaisiakin ajatuksia esiin, niin silti meidän täytyy olla aika jämäköitä siinä, että me oikeasti ohjataan sitä keskustelua tavoitteen mukaisesti oikeaan suuntaan. Siinä pitää olla sillä lailla herkkänä, mutta myös aika napakkana. Ihan voi sanottaa myös, että kiitos tästä huomiosta ja olipa todella hyvä näkökulma, tätä ei osattu miettiäkään. Se kirjataan ylös, mutta että tässä hetkessä ei jäädä tähän kiinni. Että varataan tälle tärkeälle aiheelle sitten oma aika ja paikka, jossa sitä pystytään käsittelemään sillä syvyydellä, mitä se ansaitsee. Mutta että kyllähän me joudutaan aika paljon tekemään sitä keskustelun ohjausta myös, että oikeasti saadaan se keskustelu pidettyä niissä rajoissa, mihin se on suunniteltu.

Outi: Siinä tosiaan tarvitsee jämäkkyyttä, mutta samalla jonkinlaista herkkyyttä. Että sillä nousevalla asialla, joka ei välttämättä liity tähän asiaan, että me tunnistetaan, että sillä on arvo. Ja ne on tärkeitä asioita, mitä sieltä nousee, ja ne ei saa hautautua tai jäädä johonkin. Jollain tavalla ne on hyvä nostaa esille ja ehkä dokumentoidakin, jotta niihin voidaan palata myöhemmin. Mutta kuitenkin se oma vastuu siinä roolissa on se, että pitää johdatella hellästi mutta vakaasti takaisin kohti sitä varsinaista tilaisuuden tavoitetta ja tietyllä tavalla ohittaa se kutsu käydä käsittelemään jotakin sellaista, jota meiltä ei ole tilattu. Se on tasapainottelua.

Henna-Liisa: Kyllä. Siinä työpajan lopussa tunnistatko, Outi, sen, että kun kello tulee niihin asemiin, että työpaja rupeaa loppumaan, niin porukka rupeaa jo keräämään kiireessä tavaroitaan kokoon ja osa olisi jo kovasti lähdössä pois huoneesta? Mitäs sanot? Meillä on kuitenkin neljäs askel käymättä, niin mikäs tässä vaiheessa on semmoinen asia, jota halutaan korostaa ja nostaa esiin?

Outi: Tämä neljäs askel on sitä sanoittamista ja arvioimista, että miten tämä lopputulos asettuu siihen isoon kokonaisuuteen. Paitsi että me vedetään siinä yhteen, kiteytetään sitä työpajan tulosta, ikään kuin sitä olemassa olevaa ja ehkä mennyttäkin, mitä tässä tehtiin, niin sen lisäksi meidän pitäisi kääntää katseet vielä myös sinne tulevaisuuteen.

Henna-Liisa: Juuri näin. Monta kertaahan me hellästi ohjataankin juuri tämä työpajan tilaaja sanoittamaan ikään kuin sitä, että miten se prosessi jatkuu tästä eteenpäin. Okei, tänään päästiin tähän pisteeseen, meillä oli tällaiset tavoitteet ja tämmöisiin loppupäätelmiin tai -tulemiin me tässä yhteisessä keskustelussa ja ajattelussa päästiin, ehkä tehtiin niitä päätöksiä. Ja sitten on tärkeää antaa sitä konkretiaa osallistujille, että missä vaiheessa se muutos sitten jotenkin jalkautuu tai kuka sitä vie eteenpäin, missä se näkyy, millä aikataululla ja aikajänteellä.

Outi: Joo, ja senkin sanoittaminen, että onko siinä vielä mahdollisia kohtia tai paikkoja, joissa voi vaikuttaa. Joissa voi vielä osallistua, joissa voi tuoda ehkä syvempää näkemystä tai viedä asioita eteenpäin. Että tuleeko niitä paikkoja. Se on osallistujalle aika tärkeä tieto, että päättyikö tämä tähän vai tulenko vielä mukaan ja jos tulen, niin millä tavalla.

Henna-Liisa: Juuri näin. Koska molemmilla meillä on varmasti kokemus ja tieto siitä, että mikään ei turhauta osallistujaa yhtä paljon kuin se, että on osallistunut työpajaan, jossa on käyty hyvääkin keskustelua, mutta sitten ikään kuin se kokonaisuus hautautuu, eikä oikein tiedetä, että missä prosessi etenee, mihin voin vielä vaikuttaa ja missä se vaikutus sitten näkyy. Mä ajattelen, että me ollaan ikään kuin velkaa myös niille työpajan osallistujille se, että me kyetään antamaan konkretiaa sen ideoinnin ja työpajatyöskentelyn päätteeksi.

Outi: Ja tämähän on asia, mikä on koko ajan oikeastaan läsnä siinä, kun sitä työpajaa suunnitellaan, että se on osa jotakin kokonaisuutta, sillä on se tavoite, ja mitä sen tavoitteen jälkeen. Itse asiassa tämä viimeinen askel on mukana sieltä alusta lähtien. Se vain toteutuu sitten siinä varsinaisessa kohtaamisessa ja saa sen muodon ja tulee todeksi, että tämän pajan perusteella me päädyttiin siihen, että me lähdetään etenemään tämän asian kanssa seuraavaksi tällä tavalla. Ikään kuin ympyrä sulkeutuu.

Henna-Liisa: Juuri näin.

Outi: Jos vielä kiteytetään neljä askelta siihen, miten luodaan mielekkäitä työpajoja. Eka askel oli se, että autetaan tilaajaa kirkastamaan sitä tilaisuuden tavoitetta, ja meidän mielessä ehkä itsellä on se SMART. Toinen askel on se, että viestitään läpinäkyvästi, konkreettisesti osallistujille, jotta he ovat motivoituneita tilaisuuteen, joka on heille tarkoitettu. Kolmas askel on se, että pidetään huolta siitä, että se työpaja kulkee tavoitteen suuntaisesti siitä huolimatta, että sieltä nousee asioita, joita on tarpeen myöhemmin käsitellä, ja viedään sitä kohti sen tilaisuuden omaa tavoitetta. Ja neljäs askel olisi sitten se, että arvioidaan sitä työpajan lopputulosta suhteessa siihen isompaan kuvaan, että missä nyt tämän työpajan päätyttyä ollaan ja mihin sitten jatkossa tulee edetä.

Henna-Liisa: Eipä muuta kuin tsemppiä tulevien työpajojen tavoitteiden määrittelyihin ja kiitos sinulle, kun olit mukana meidän podcastissa.

Spiikkaajat: Kuuntelit Osallistuen-podcastia. Mikäli aihe kiinnostaa sinua enemmän, tutustu Osallistuen töissä -verkkojulkaisuun, josta löydät lisää tietoa, kokemuksia ja käytännön vinkkejä osallistuvaan työotteeseen työelämässä. Julkaisun löydät osoitteesta osallistuen.metropolia.fi. Kiitos kun kuuntelit. 

[Loppumusiikki]