Perehdytyksen uudet tuulet työllisyyspalveluissa 1: Perehdytyksen perusta

Alkusanat: Tervetuloa kuuntelemaan Perehdytyksen uudet tuulet työllisyyspalveluissa podcast-sarjaa. Tässä sarjassa astumme askeleen lähemmäs tulevaisuuden työelämää, jossa perehdytys on avainasemassa onnistuneen työuran rakentamisessa. Vantaan ja Keravan työllisyyspalveluissa on tehty mittavaa työtä sen varmistamiseksi, että perehdytys on kokonaisvaltaista ja tukee työntekijöiden menestystä. Tämä sarja valottaa, miten organisaatioon ja työtehtäviin perehdyttäminen on nostettu uudelle tasolle. Miten sitouttaminen on otettu huomioon ja mikä rooli yksilöllisellä sekä jatkuvalla oppimisella on tässä kaikessa? 

Ole valmiina sukeltamaan perehdytyksen uusiin tuuliin työllisyyspalveluissa ja saamaan arvokkaita oivalluksia siitä, miten voimme kaikki oppia ja kehittyä paremmiksi ammattilaisiksi. Tule mukaan kuulemaan, miten perehdytys voi olla avain menestyksekkääseen työuraan. 

Heli Patanen

Tässä jaksossa keskustelemme siitä, mitä on hyvä perehdytys organisaatiossa. Ja miten perehdytystä tehdään asiantuntijatyöhön. Tämä jakso on ensimmäinen osa Perehdytyksen uudet tuulet -podcast sarjaa ja täällä minun kanssa keskustelemassa ovat Kirsi Tuovinen ja Mirka Jokela. Kertokaa itsestänne ja omasta roolistani tässä perehdytyshankkeessa.

Mirka Jokela 

Mun nimi on Mirka Jokela ja toimin palveluesimiehenä. Olen ollut tässä perehdytyskokonaisuuden luomisessa ja uudistamisessa ja toteuttamisessa mukana ihan heti alusta alkaen.

Kirsi Tuovinen 

Ja Minä olen Tuovisen kirsi ja työskentelen hankeasiantuntijana työllisyyspalveluissa ja  mä oon ollut mukana perehdytyksen kehittämisessä ja koordinoinnissa parin vuoden ajan.

Heli Patanen

Ja minä olen Heli Patanen ja olen tämän jakson host.  Työssäoppiminen on asiantuntijan perehdytyksessä ihan oleellisessa osassa. Monesti puhutaan vuorovaikutuksesta ja sen onnistumisesta, mutta hyvin merkittävässä roolissa myös asiantuntijatyöhön perehtymisessä on erilaisten toimintatapojen ja käytäntöjen oppiminen ja niiden hallinta. Laadukas perehdytysohjelma on myös osa työhyvinvointia ja osaamisen johtamista. Vantaan ja Keravan työllisyyspalveluissa lähdetty kehittämään perehdytysohjelmaa ja siinä ajatuksena on ollut asiantuntijatyöhön sitouttaminen ja asiantuntijatyön oppiminen. Mikä merkitys tällä perehdytysohjelman kehittämisellä on ollut? Ja minkälaisia askeleita siinä on tehty?

Kirsi Tuovinen 

Siis perehdytystä on lähdetty kehittämään 3kolmisen vuotta sitten, kun työllisyyden kuntakokeilu. Ja siinä vaiheessa se tilanne oli ehkä aika kaoottinenkin, kun tuli paljon uusia työntekijöitä meille TE-toimiston puolelta, eikä meillä ollut sellaisia valmiita rakenteita sille perehdyttämiselle

Mirka Jokela

Jos mä voin tosta jatkaa, niin meillä oli silloin käytössä Kehalta tulleita sellaisia valmiita aineistoja, mutta ne ei oikein riittänyt vastaamaan siihen tarpeeseen, koska meillä ensinnäkin tässä matkan varrella on ollut paljon tyhjiä vakansseja mitä alussa piti täyttää. Sitten on tullut vielä lisää vakansseja, niin se perehdytettävävien henkilöiden määrä oli niin iso, että ikään kuin ne vanhat käytännöt mitkä tähän niin kun työllisyyspalveluiden tehtäviin oli aikaisemmin koettu sellaisiksi hyviksi, niin ne ei oikein riittänyt. Sitten kun volyymi oli sen verran paljon isompi niin sitten oli pakko ruveta miettimään, miten me saadaan semmoinen kokonaisuus, mikä toimii sitten vähän isommalle joukolle, mutta samalla saadaan pidettyä semmoinen henkilökohtaisuus siinä.

Heli Patanen

Minkälaisia siellä alkuvaiheessa ne kaikista tärkeimmät asiat oli mitä lähditte kehittämään?

Mirka Jokela

No varmaan ruvettiin ihan miettimään sitä polkua että mitä asioita on tärkeätä kriittistä oppia siinä alussa ja missä järjestyksessä. Ihan alkuun se perehdytysohjelma käytiin läpi aika tiiviisti, mutta sitten matkan varrella me koko ajan jotenkin lisättiin sitä ajallista kestoa ja vähän väljennettin sitä, jotta sinne saadaan sitä sellaista käytäntöön havainnointia ja kollegoiden kanssa asioiden pohdiskelua mukaan, että siinä on ikään kuin aikaa sillä reflektoinnin. Minusta tuntuu, että ne keskeisimmät asiasisällöt on melko lailla pysynyt siellä ihan alusta saakka saman. Mutta me ollaan sitten vaan jotenkin tehty sitä rakennetta vähän järkevämmäksi ja sitten lisätty semmoisia tärkeitä yksityiskohtia sinne. Ja ehkä just niinku se on ollut tärkeä tavoite siinä, että se ei ole vaan sellaista, niin kun asioiden itseopiskelua, vaan että se on sellaista monipuolista ja ja käytäntöön koko ajan nivoutuvaa ja ja sellaiset tiimikohtaiset tarpeet otetaan siinä paremmin huomioon.

Kirsi Tuovinen

Ja tässä on tosiaan kyse niin kun meidän asiakastyötä tekevien omavalmentajajien ja palveluneuvojia perehdytyksestä, mikä on niin kun vaativaa asiantuntijatyötä, tarvitaan laajaa myös lainsäädännön tuntemusta ja nämä on sellaisia tehtäviä mihin mikään koulutus Suomessa ei valmista suoraan. Niin on on katsottu, että me halutaan sitten antaa ne hyvät valmiudet tässä työssä selviytymisen.

Mirka Jokela 

Edelleen me saadaan kyllä hyvää tukea Kehan puolelta, että me saadaan sieltä semmoisia perussisältöjä, mitä me voidaan hyödyntää siinä meidän perusperehdytysohjelmassa, mutta meidän täytyy sitten samaan aikaan miettiä, miten me sitten perehdytään tähän samaan aikaan niihin, että miten meillä ne asiat mitä lainsäädäntö meiltä edellyttää tekevän, että miten ne menee käytännössä toteutetaan. Ja siihen liittyy tosi paljon sitä semmoista viranomaisiaosaamisen vahvistamista ja ja ylipäätään asiakokonaisuuksia haltuunottoa. Nämä tehtävät mitä meillä on, mihin perehdytetään niin ne on vaativaa asiantuntijatyötä, että sen lisäksi että on tätä opittavaa asiaa ja prosesseja mitä otetaan haltuun, niin samalla se on hyvin vahvasti henkilöasiakastyötä, missä käsitellään hyvin herkkiä kysymyksiä ja semmoinen ihmisen kohtaamisen taito on myös tosi tärkeä. Tämä on hyvin monipuolinen tehtävä, mihin perehdytetään, että pitää tosi monenlaista erilaista lähestymistapaa. Itse asiassa itsellekin on avautunut tämän perehdytyksen parissa työskentelyn yhteydessä, miten monipuolisista ja laajoista tehtävistä on kyse.

Kirsi Tuovinen 

Ja ne Kehan perehdytysmateriaalit totta kai on niin kun hyviä niin kuin Mirkakin sano että ne on sellaisia niin kun verkko-opiskeluun painottuvia, mutta että sittenhän sen rinnalla tarvitaan myös sitä käytännön työhön opastusta ja niihin meidän omiin toimintamalleihin perehdyttämistä.

Heli Patanen

Miten te tässä hankkeessa olette yhdistäneet sen, että huomioidaan perehdytyksessä se yksilöllinen oppiminen ja ehkä yksilön tausta ja aiempi työkokemus ja koulutus sekä sitten se vaativa asiantuntijatyön kehys, missä tulee lainsäädännön asettamat vaatimukset ja toisaalta se semmoinen asiakaspalvelu ja ohjaustyö siellä käytännön arjessa?

Kirsi Tuovinen 

No me ohjataan siinä perehdytyksen alussa esihenkilöitä ja tutoreita, että he kävisi tän uuden työntekijän kanssa läpi sitä, mikä se hänen aikaisempi osaaminen on.  Jos hän on aikaisemmin työskennellyt työllisyyspalveluissa tai TE-oimistossa, niin hänen ei välttämättä tarvitse käydä läpi sitä koko meidän perehdytysohjelma, vaan sitä pystytään yksilöllistämään.

Mirka Jokela 

Joo mä sanoisin että että niin kun sen lisäksi on vielä sellainen, että me jotenkin ohjataan myös siihen, että perehtyjän kanssa käydään säännöllisesti vähän niin kuin sitä tilannetta läpi, että vähän katsastetaan että no mitäs tällä viikolla on nyt ikään kuin perehtymisen saralla tapahtunut ja mitä seuraavalla viikolla kannattaisi. Että vähän ikään kuin reflektoidaan sitä, että mitä siihen saa mennessä on oppinut ja sitten voin aina syventyä siihen, että mitä seuraava viikon ohjelmassa olisi ja mikä siinä nyt on varsinkin sellaista mihin kannattaa paneutua.

Kirsi Tuovinen 

Ja meillä on myös tämmöinen Moodlealusta käytössä, jota me kutsutaan Verso-alustaksi. Elikkä sinne on viety sitten tää meidän perehdytyksen itseopiskelumateriaalia. Siellä alustalla on myös sitten mahdollista pitää oppimispäiväkirjaa ja sillä tavalla näihin Mirkan mainitsemiin välikeskusteluihin koota niitä ajatuksia. 

Mirka Jokela 

Meillä on kyllä tosi osaavaa henkilökuntaa, jolla alkaa olla tosi paljon kokemusta jo perehdyttämisestä ja on monessa tiimissä on jo aika hyvin toimivia rutiineita. Jotenkin minusta tuntuu että me ollaan päästy jo tosi pitkälle ikään kuin siinä, että jo tiedetään se, että mitä hyvät käytännöt on osoittanut, että mitä asioita kannattaa missäkin vaiheessa käydä läpi. Ja tietyllä tapaa tän työn DNA:ssa on se että ollaan niinku jo totuttu siihen että tiimeissä on säännöllisesti perehtyjiä ja työyhteisö on tottunut siihen ja tietää työn luonteen, niin he ovat myös valmiita sitten auttamaan ja neuvomaan pitkin matkaa siinä asiantuntijuuden vahvistuessa.

Kirsi Tuovinen 

Ja oikeastaan tuohon niin kun yksilöllisyyteen liittyen mun mielestä tämä meidän perehdytysohjelma niinku palvelee myös erilaisia oppijoita; että on monia eri tapoja, mitä tässä on  käytössä. On sitä itseopiskelua siellä oppimisalustalla ja itten on sitä käytännön työhön opastusta. Sitten meillä on yhteisiä luentoja ja työpajoja myöskin tarjolla. Ja mahdollisuus myös sitten tehdä harjoitustehtäviä.

Heli Patanen

Miten teillä seurataan? Perehdytyksen toteutumista ja toisaalta myös sitä, että miten keräätte palautetta niistä onnistumisista ja mahdollisista kehityskohteista.

Kirsi Tuovinen 

No siis meillä on välikeskustelut käytössä, että mitä esihenkilö ja tuutori voi sitten uuden työntekijän kanssa käydä perehdytysohjelma etenemisessä ja niihin on myös mietitty sellaisia apukysymyksiä valmiiksi sitten siellä oppimisalustan on myös tämmöinen niin kun etenemisen seurantapalkki, josta voi sitten nähdä prosentuaalisesti, että kuinka paljon sitä itseopiskelua on käyty läpi ja myös on perehdytyksen lukujärjestys meillä käytössään. Sekin myös on yksi seurannan väline, että missä vaiheessa sen ohjelman suorittamisessa mennään. Sieltä oppimisalustalta. Meillä löytyy sitten perehdytyksen palautekysely. Elikkä sinne saa sitten uudet työntekijät käydä lopuksi vastaamassa ja me sitten perehdytyksen koordinaatioryhmässä ja työllisyyspalveluiden johtoryhmässä käydään niitä tuloksia sitten puolivuosittain läpi ja nostetaan siellä niitä kehityskohteita esiin ja myös niitä vahvuuksia halutaan vahvistaa.

Mirka Jokela

Ja sitten mulle tulee mieleen vielä siellä moodlessa oleva sellainen oppimispäiväkirja, joka on tarkoitettu sille perehtyneelle itselleen työkaluksi, että jos sellaisen työskentelytavan kokee luontevaksi, niin voi vähän kirjata sinne niitä pitkin matkaa syntyneitä oivalluksia, että se on häntä varten. Mutta sitten tietystihän voi sieltä nostaa esiin sitten esimerkiksi niissä välikeskusteluissa tai sitten kollegan kanssa keskustellessa niin. 

Kirsi Tuovinen

Ja ja tosiaan kun meillä on perehdytyksen koordinaatioryhmä, jossa meillä on eri tiimeistä edustus, niin myös sinne on mahdollista näiden tiimien edustajien tuoda aina niitä kehityskohteita esiin, ettei välttämättä tarvitse aina sitä sen palautekyselyn kautta tulla kaiken tiedon vaan ihan vapaamuotoisestikin otetaan sitä palautetta vastaan.

Heli Patanen

Minkälaiset asiat on niin niitä mitä te haluaisitte vaalia teidän perehdytystoiminnassa; missä onnistutaan ja mikä nimenomaan tukee sitä asiantuntijan perehdytystä.

Mirka Jokela 

Mulle tulee kyllä mieleen jotenkin se, että mun mielestä me ollaan onnistuttu siinä että me jotenkin pystytään tuomaan sille uudelle perehtyjälle, ikään kuin se sellainen rauha siihen että ja tuodaan esiin se, että tässä kohtaa epävarmuutta ja epätäydellisyyttä on pakko sietää ja ja hyväksyä itsessään se, että nyt en vielä osaa kaikkea ja että mun täytyy kysyä, että itse asiassa on parempi että kysyit kun se että vaan teet ja vaikka et ole ihan varma että menikö oikein. Niin että se semmoinen niin kun kysymisen kulttuuri on ehkä se mikä on ollut niin kuin vahvasti näihin työtehtäviin liittyvää työn luonteen takia, että me ollaan onnistuttu säilyttämään se paikka. Kyllähän se on niinku tiimeille ollut haastavaa, että on todella paljon tullut uusia perehtyjiä ja on koko ajan ikään. Pitää olla valmis tukemaan tukemaan eri vaiheissa olevia perehtyjiä, niin siinä me ollaan mun mielestä onnistuttu, että meillä on hyvä ja ammattitaitoinen porukka, jotka on kyllä että niinku ilahtuneita siitä, että tulee uusia kollegoita sitten vahvistamaan joukkoa, niin kyllä he on valmiit sitten auttamaan ja sitten se ehkä juontaa juurensa myös tämän työn luonteesta, että ei ole sellaista vaihetta jolloin olisit valmis ja nyt minun ei tarvitse kysyä keneltäkään enää mitään. Että se varmaan tulee sieltä että tietää, että itsekin joudun kysymään jatkuvasti joltakin jotain,  en ole koskaan tässä valmis, kun kaikki ympärillä koko ajan muuttuu.

Kirsi Tuovinen

Ja musta se on ollut niin kun iso onnistuminen, että me ollaan saatu tää toimintamalli tällä pitkäjänteisellä kehittämisellä luotua,  että totta kai on niinku tiimeissä aina uusia uusia tuutoreiden, jotka on perehdyttämässä ja he lähtee niin kun opiskelemaan tätä, että miten meidän toimintamalli viedään. Siinä viedään sinne käytäntöön. Mutta jotenkin niin kun yhä vähemmän on sitä semmoista hämmästelyä, että miten lähdetään uusia omavalmentaja ja palveluneuvojia perehdyttämään.

Heli Patanen

Kiitoksia teille tästä keskustelusta Kirsi ja Mirka.  Tässä lopuksi minulle itselle tuli semmoinen ajatus, että nostitte esiin sitä, että kysymisen ja keskustelun  jatkuvuus ja oppimisen jatkuvuus korostuu teidän työssä ja perehdytyksessä. Ja se on se mitä jäin tässä pohtimaan, että hyvä, että perehtymisellä on semmoinen suunniteltu aikajakso ja aikajänne, jossa asioita seurataan ja sitten toisaalta on tosi hienoa, että vaalitte sitä kulttuuria, että se oppiminen jatkuu koko ajan. Ihminen ei ole koskaan valmis.

Mirka Jokela

Näin se on, että vaikka olisi se uusi uuden perehtyen jakso käyty läpi, niin siitä se oppiminen jatkuu.

Heli Patanen

Kiitos teille Kirsi ja Mirka, että olitte puhumassa kanssani siitä, miten asiantuntijat asiantuntijoita voidaan sitouttaa työhön osana perehdytystä ja miten tätä kokonaisuutta on teidän organisaatiossa kehitetty.

Loppusanat:

Tämä podcast sarja on tuotettu yhteistyössä Vantaan ja Keravan työllisyyspalveluiden sekä metropolia ammattikorkeakoulun kanssa. Osana perehdytyksen kehittämistä.