Kestävämmän työyhteisön kehittäjäksi 1: Työyhteisön haaveista yhteiseksi visioksi

ALKUMUSIIKKI

Salla Kivelä: Tervetuloa Metropodian podcast-sarjaan kestävämmän työyhteisön kehittäjäksi, jossa käsittelemme työyhteisöjen kehittämiseen hyödynnettäviä menetelmiä ja jaamme myös oivalluksia oman kehittämispolkumme varrelta. Tämä on sarjan ensimmäinen jakso neljästä. Tänään keskustelemme mistä kannattaa lähteä liikkeelle, kun aloitetaan yhteistä kehittämismatkaa työyhteisön kanssa kohti kestävämpää työyhteisöä, ja miten työyhteisön haaveista voidaan saavuttaa yhteinen visio.

Täällä äänessä ja aiheesta keskustelemassa ovat Metropolia-ammattikorkeakoulun asiantuntijat Salla Kivelä ja Carita Hand. Esittäydytäänpä hieman alkuun. Minä olen Salla Kivelä, tutkimuksesta, kehittämisestä ja yhteistyöstä innostuva Metropolian yliopettaja.

Carita Hand: Ja minä olen Carita Hand, pitkään korkeakouluissa toiminut kehittäjä ja pedagogi, joka on tehnyt urallaan myös esihenkilötyötä.

Salla: Kiitos Carita, ja tervetuloa kaikille kuulijoille mukaan. Aloitetaan meidän päivän aiheesta. Viimeisen kahden vuoden aikana me ollaan työskennelty sosiaali-, terveys- ja hyvinvointialan yritysten kanssa Katse tulevaisuuteen -hankkeessamme, jossa me ollaan tuettu kestävien toimintatapoja rakentamista työyhteisöissä. Kestävyys tai kestävä kehitys koostuu itse asiassa kolmesta eri osasta. Usein ehkä ensimmäiseksi tulee mieleen se ekologinen kestävä kehitys. Paljon puhutaan myös vaikka energiatehokkuudesta tai

kierrättämisestä, mutta on hyvä myös muistaa, että kestävään kehitykseen kuuluu myös taloudellinen ja sosiaalinen kestävyys, joista erityisesti tällä sosiaalisella kestävyydellä on tärkeä rooli työyhteisöjen näkökulmasta. Nimittäin ne tavat, joilla me kohdellaan muita arjessa ja rakennetaan eri käytäntöjä, vaikuttaa merkittävästi kestävään työkulttuuriin, jota me ollaan haluttu edistää tässä meidän hankkeessa.

Yritysten tärkein menestystekijä onkin itse asiassa osaava, innostunut, sitoutunut ja motivoitunut työyhteisö. Kestävän työkulttuurin kehittäminen edistää muun muassa työntekijöiden hyvinvointia, myös työhön sitoutumista, yhdenvertaisuutta, moninaisuutta ja itseasiassa myös työturvallisuutta.

Silloin kun lähdetään tämmöiselle yhteiselle kehittämismatkalle, niin tulisi aina varmistaa, että kaikilla työyhteisön jäsenillä on sama ymmärrys siitä että mihin me oikeasti ollaan menossa, eli siitä yhteisestä määränpäästä, jota usein yrityksissä pidetään yrityksen visiona, eli tämmöisenä tulevaisuuden tavoitetilana. Minkä takia Carita tällainen yhteinen määränpää, visio, on tärkeä?

Carita: Tämä on tosi tärkeä asia, hyvä että sä tuot tämän esille. Visio mielletään mun mielestä yleensä sellaisena abstraktina johdon kirjauksena johonkin, joka ei juurikaan kosketa itseä. Visio on kuitenkin se tärkein asia josta työyhteisössä pitäisi keskustella. Kaikkien tulisi ymmärtää mitä me ollaan tavoittelemassa ja miksi. Vaaranahan on se, että jos me ei tiedetä tätä, niin ihmiset suuntaavat huomion vääriin asioihin ja tekevät työssä sellaista, joka ei viime kädessä ole merkityksellistä sen yrityksen menestyksen tai pärjäämisen kannalta.

Ja mä haluan tuoda tämän sen takia esille, että pärjääminen ja menestyminen ei ole pelkästään sen yrityksen tai yrittäjän pärjäämistä ja menestymistä, vaan se on viime kädessä sen työntekijän etu.

Toinen asia on sitten kuormittavuus ja resurssit. Mikäli meillä ei ole se suunta selvä, niin me käytetään ihan turhan paljon energiaa ja resursseja tekemällä asioita joilla ei ole ehkä merkitystä kokonaisuuden kannalta. Kolmantena toisin esiin sen, että visiossa ennakoidaan niitä tulevaisuuden tarpeita ja muutoksia, jotka vaikuttaa yrityksen toimintaan. Se on ihan fakta että sellaisia tulee. Silloin kun meillä on se visio, niin me ollaan tavallaan varmistamassa sitä, että pysytään kilpailukykyisenä jatkossakin.

Ja sitten viimeiseksi tämä kestävyyden näkökulma. Tavoitetilaa mietittäessä tulisi miettiä yrityksen kannalta ne ydintehtävät tai asiat, jotka tulee huomioida ja joihin tulee panostaa. Jos me ajatellaan, että me halutaan olla yrityksenä vaikka alueen vetovoimaisin työpaikka vuonna 2030, niin mitkä asiat silloin merkitsevät työntekijälle eniten jotta heidät saadaan yritykseen? Mitä näistä kaikista mietityistä asioista on niitä tärkeimpiä, joiden ainakin tulee olla kunnossa? Miten niitä lähdetään kehittämään ja varmistamaan?

Salla: Olisi tosi tärkeää myös että kaikki tietää mikä sen yrityksen yhteinen visio on. Ei riitä että se on vain johdon tiedossa tai johdon näkökulma, vaan koko työyhteisön ja työntekijöiden tulisi tietää mihin ollaan menossa.

Carita: Se on ihan selvä jos sä ajattelet että sä olet menossa vaikka Hankoon ja mä olen menossa Haminaan, niin mehän lähdetään tekemään ihan erilaisia asioita ihan eri tavalla.

Salla: Totta, ja vaikka voi ajatella että on yhteinen näkemys, niin onko kuitenkaan jos siitä ei olla ihan oikeesti keskusteltu? Eli miten sitten tämmöinen kehittämisen yhteinen määränpää eli se visio voidaan asettaa? No mitä me tehtiin tässä meidän kehittämismatkojen aikana, niin me hyödynnettiin tällaista tulevaisuuden muistelu -menetelmää.

Se on tällainen menetelmä, jonka avulla voidaan luoda mielikuvaa siitä työn ja työyhteisön parhaasta mahdollisesta tulevaisuudesta. Ja miksi me käytettiin tätä menetelmää kaikkien niiden yritysten kanssa, jotka osallistui tähän meidän Katse tulevaisuuteen -hankkeen kehittämiseen, niin tämä menetelmä auttaa konkretisoimaan sitä yhteistä haavetta tai luomaan sitä yhteistä näkemystä. Useinhan työyhteisössä kun on monia ihmisiä, on tosi monia erilaisia tavoitteita ja haaveita, mutta miten me saadaan niistä yhteinen?

Lisäksi tämä tulevaisuuden muistelu -menetelmä innostaa ja sitouttaa koko työyhteisön mukaan toiminnan kehittämiseen. Ja tämähän on kehittämisessä hirveän tärkeää, että saadaan kaikki ihmiset mukaan, ja kuljetaan samaan suuntaan kohti yhteistä tavoitetta päämäärää. Sitten se myös mahdollistaa tavoitteiden asettamisen. Kun me tiedetään ne tavoitteet, niin sitten oikeasti ruvetaan rakentamaan sitä konkreettista toimintasuunnitelmaa, että ei riitä että meillä on vain tavoite, vaan meidän pitää oikeasti purkaa se ihan konkreettiseksi tekemiseksi.

Tässä menetelmässä mitä me sitten tehtiin osallistujat kuvittelee, että he matkaavat ajassa nykyhetkestä tulevaisuuteen. Me käytettiin tätä esimerkiksi viiden vuoden päähän, että mennään ajassa viisi vuotta eteenpäin ja kuvitellaan että millainen se nykyinen työpaikka, työyhteisö, silloin olisi. No miten tämmöinen muistelu kannattaa sitten konkreettisesti toteuttaa, antaisitko sä Carita pari vinkkiä?

Carita: Mä voin kertoa miten se meillä tapahtui tässä meidän hankkeessa. Nämä tulevaisuuden muistelun toteutumistavat… on hyvin paljon erilaisia tapoja, mutta ne tosissaan tehtiin niin että pyydettiin osallistujia tekemään mielikuvitusmatka viiden vuoden päähän tästä hetkestä. Tässä just se tarkan ajankohdan antaminen on tärkeää. Me pyydettiin ihmisiä sulkemaan silmät ja kerrottiin että he työskentelevät edelleen samassa yrityksessä. Sitten me pyydettiin heitä kuvittelemaan, että miltä näyttää tämän päivän työarki ja minkälainen on heidän työnsä ja työpaikkansa ja roolinsa siinä.

Me annettiin heille aikaa omaehtoiseen pohdintaan sellaiset 10 minuuttia. Heitä kehotettiin samalla kirjoittamaan mieleen tulevia asioita tai avainsanoja paperille. Sitten kun aika oli kulunut loppuun, niin me pyydettiin kutakin vuorollaan kertomaan muille, että minkälaisia asioita heille oli tullut mieleen muistelun aikana. Me kirjoitettiin näitä asioita ylös ihan parilla sanalla, ja sitten me luokiteltiin tai koostettiin niistä sellaisia kokonaisuuksia, jotka liittyi joko siihen yritykseen, työyhteisöön, työntekijään tai työn tekemisen tapoihin. Se helpotti meitä asioiden myöhemmässä hahmottamisessa aika paljonkin.

Sitten kun me oltiin tehty tätä luokitusta ja yhdessä katsottu sitä, niin kaikista näistä kuvatuista asioista jokainen sai kirjata tai tuoda esille mielestään tärkeimmän kehittämisidean tai tavoitteen. Näistä me sitten valittiin yhdessä muutama tärkein asia, jota lähdettiin työstämään jatkossa eteenpäin.

Salla: Just näin. Tämä oli itse asiassa aika innostava menetelmä ja tosi hyvin työyhteisöt lähti tähän mukaan ja jokainen pääsi tekemään ja sai oman äänensä ja ajatuksensa esille.

Carita: Just niin, joo joo. Se oli jotenkin yllättävääkin että miten ihania mielikuvitusmatkoja ihmiset kävi tämän aikana.

Salla: Joo, ja oli tosi tärkeää että kun lähdettiin sanoittamaan että kun ensin itse miettii että mitä itse haaveilee ja tavoittelee, että jos ei tavallaan heti kaikki työyhteisön jäsenet kertoneet, niin sitten osallistettiin. Eli kannattaa kysyä jokaiselta että saadaan ne kaikkien omat ideat ja ajatukset, että joku ei jää sitten varjoon tai taustalle, vaan jokaisen oma idea ja ajatus tai tavoite on tärkeä ja arvokas.

Carita: Juu, ja monesti meitä jotenkin blokkaa se että me mietitään aina että mites ne resurssit ja onks tää mahdollista ja näin, mutta silloin kun lähtee tekemään mielikuvitusmatkaa, niin mikään tämmöinen ei rajoita sun ajattelua.

Salla: Niinpä, ja itseasiassa tulevaisuuden muistelu -menetelmän avulla, tai kun me tehtiin niitä, niin meille selvisi että työyhteisöissä haaveiltiin itse asiassa todella monista eri asioista. Mutta mikä oli tosi yllättävää, mistä ainakin mä itse yllätyin paljon, oli se että vaikka meillä oli hyvin erilaisia yrityksiä – meillä oli eri alojen yrityksiä, meillä oli erikokoisia yrityksiä – niin itse asiassa näissä yrityksissä eli kaikissa yli parissakymmenessä, niin samat teemat painottui itse asiassa tosi paljon, vaikka nämä yritykset olikin tosi erilaisia keskenään. Ja selkeästi niin kuin sanoit kun tehtiin sitä teemoittelua, niin monet näistä tavoitteista sitten liittyi joko työyhteisöön, asiakastyöhön tai yritystoimintaan.

Ja tästä nyt muutama esimerkki kaikille kuulijoille että mitkä oli ehkä niitä yleisimpiä mistä sitten oikeasti haaveiltiin: moni liittyi tämmöiseen työyhteisön yhteisöllisyyteen ja hyvään työilmapiirin, ja tämä oli musta ilo huomata että tämä on monelle tosi tärkeä asia. Että ei ehkä lähdetty heti semmoinen talouskasvu, yrityskasvu edellä, vaan että on tosi tärkeetä että millanen se työyhteisö on ja että se olisi toimiva.

No sitten monella tuli myös esille että haluttiin jakaa osaamista, tai sitä pitäisi entistä enemmän jotenkin paremmin joustavammin päästä jakamaan. Työyhteisössä on todella paljon osaamista, mutta miten sitä pystyttäisi ehkä vähän jouhevammin ja paremmin sitten jakamaa.

Paljon painottui tämmöiseen asiakastyöhön ja -palveluun liittyvä laadukas ja kattava esimerkiksi palveluvalikoima tai ylipäätänsä palvelu. Maltillinen kasvu oli aika kiva huomata, että monessa yrityksessä ei pyritty semmosen ehkä rakettitieteelliseen kasvuun, vaan enemmän haluttiin semmosta kasvua jotta perässä pysytään ja pystytään kehittämään myös yrityksen muita osa-alueita. Sitten myös monilla painottui monipuolinen ja joustava työnkuva, ja semmoinen aika laaja se työnkuva, että mitä oikeasti siihen omaan työnkuvaan kuuluu ja mitä se sisältää.

Mitä sulle Carita jäi mieleen näistä meidän tulevaisuuden muisteluista? Mikä ehkä aiheutti eniten keskustelua tai mikä sua yllätti?

Carita: No oikeestaan mun oman kokemuksen mukaan eniten keskustelu aiheutti ne

asiat jotka liittyi ihan konkreettisesti siihen oman työn tekemiseen tai työyhteisön toimintaan. Välillä tuli vähän semmonen olo että aika pienissäkin asioissa pyöritään, mutta sitten jälkikäteen huomasi että ne oli itseasiassa tosi isoja asioita kaikille. Mutta tietenkin on ymmärrettävää että oman työn kautta on helpoin lähteä miettimään niitä kehittämistarpeita, ja toisaalta siinä vaiheessa kun niitä valintoja tärkeäksi katsomista asioista on tehty, niin usein halutaan lähteä liikkeelle juuri niistä työyhteisöön liittyvistä asioista, joita sä toitkin paljon äsken esille: hyvä työilmapiiri ja tiedonkulku. Ne oli asioita jotka puhutti lähes aina, ja ne me ollaan ihan huomattu ihan tutkimuskirjallisuudestakin että se tulee paljon esiin tuo tiedonkulku erityisesti.

Mut että jos mä johonkin haluaisin kiinnittää erityistä huomiota, niin siihen että on ihan äärettömän tärkeää luoda se yhteinen ymmärrys siitä että mitä asioilla tarkoitetaan. Että silloin jossa puhutaan esimerkiksi siitä hyvästä työilmapiiristä, niin mitä se tarkoittaa se hyvä työilmapiiri sulle? Että onks se sama asia miten mä näen sen, ja mitä se on meillä yhteisesti? Miten me saadaan se yhteinen ymmärrys?

Ja nyt kun me oltiin tehty tämä tulevaisuusmuistelu ja pohdittu näitä asioita, niin se oli sitten seuraava tehtävä meillä luoda se yhteinen ymmärrys. Sitä kautta saatiin sitten luotua ne kaikille tärkeät teemat sen sisällä että mitä me lähdetään kehittämään.Ja musta vähän tuntuu, että monesti tämän yhteisen ymmärryksen luomisen merkitys unohtuu yrityksissä. Saattaa olla paljon esimerkiksi ohjeita jos on määritelty jokin asia että miten sen tulisi tapahtua tai mitä se on, ja silti ihmiset näkee sen vähän eri tavalla. Että tätä mä en ehkä voi korostaa yhtään liikaa tätä yhteisen ymmärryksen luomista.

Mutta oli myös mielenkiintoista huomata miten ihmiset paneutui siihen muistelutehtävään ja miten avoimesti he kertoivat niistä omista ajatuksistaan, ja kyllä mä näen että tämä tulevaisuusmuistelu-menetelmä sopii ihan älyttömän hyvin tämmöiseksi yrityksen yhteiskehittämisen menetelmäksi. Suosittelen kyllä sitä lämpimästi.

Salla: Niinpä, ja palautetta tulikin että usein vaikka ajatellaan että on se yhteinen näkemys, että oletetaan paljon. Että me ajatellaan just vaikka siitä että millainen on hyvä työyhteisö tai hyvä työilmapiiri, mutta jos sitä ei ole oikeesti keskusteltu auki, että mitä se sulle

tarkoittaa, mitä se mulle tarkoittaa, niin se olekaan välttämättä lainkaan sama asia mikä siinä on tärkeintä.

Ja on tosi tyypillistä kun lähdetään visioimaan sitä tulevaisuutta että siinä syntyy usein paljon eri tavoitteita. Niistä tosissaan sitten pitää yhdessä keskustella ja valita että okei, mihin me nyt keskitytään. Se kannattaa yhdestä päättää ja yleensä miten kannattaa lähteä liikkeelle on että valitaan muutama, yksi tai kaksi, että mitkä on oikeesti yrityksen kannalta keskeisiä kehittämistavoitteita ja niistä sitten lähdetään liikkeelle, koska sehän on selvä että kaikkea ei voi kerralla kehittää eikä nyt kannatakaan kaikkeen lähteä, siitä ei välttämättä oikein tule mitään jos lähdetään säntäilemään jokaiseen suuntaan. Että priorisoidaan mikä on nyt tärkeää, lähdetään siitä liikkeelle, ja kun se lähtee hyvin liikkeelle niin sitten jatketaan siihen seuraavaan.

Jos nyt meidän kuulijoista on täällä joku, joka haluaisi hyödyntää tätä meidän mainitsemaa tulevaisuuden muistelu -menetelmää yhteiskehittämisen alkuvaiheessa, niin minkälaisia eväitä me nyt Carita annettais tälle kehittäjälle?

Carita: Mä antaisin sellaisia eväitä että siellä yrityksessä ja työyhteisössä antakaa kaikille mahdollisuus osallistua ja tulla kuulluksi. Se tarkoittaa myös sitä että myös johdon edustaja tai se yrittäjä on mukana siinä tasavertaisena. Se on ainakin työntekijöille ollaan koettu että se on ihan älyttömän tärkeetä että he tulevat kuulluksi myös siinä johdon kanssa, ja myös se että heitä kuullaan. Että tämmöinen tasavertainen kuuntelu. Ja jos ajatellaan nyt tätä tulevaisuusmuistelua ihan, että siinä ehkä just se että kaikki muistelussa on mahdollista. Mikään ei saa toimia rajoitteena silloin kun lähtee muistelemaan. Ei tarvi miettiä onko jokin asia resurssien puitteissa mahdollista tai ei, tai tilojen puitteissa tai minkä tahansa, vaan että maailma on auki, ja mitä luovempia mielikuvamatkoja ihmiset tekee, niin se on aina parempi.

No sitten se mikä on tärkeää on se että yleensähän lähdetään kehittämisessä jotenkin ongelmalähtöisesti liikkeelle, mutta on tosi tärkeää että nähdään myös ne olemassa olevat vahvuudet ja voimavarat mitä siellä työyhteisössä jo on. Niitä voidaan sitten hyödyntää jatkossa mitä ikinä lähdetäänkin tekemään tai kehittämään. Siellä voi olla esimerkiksi paljon semmosta osaamispotentiaalia jota ei olla nykyisellään hyödynnetty, mutta josta voi olla apua kun lähdetään kehittämään jotain aluetta. Ja sitten se ratkaisukeskeinen toimintatapa: ei jäädä vellomaan niihin ongelmiin, vaan yritetään löytää yhdessä keinoja niiden ratkaisemiseksi. Ja kyllä me aika paljon saatiin myös palautetta siitä että silloin kun on tämmöinen ulkopuolinen sparraaja tai fasilitaattori, niin se on jotenkin työyhteisössä helpompi toimia.

Salla: Tässäpä tuli monta vinkkiä, kiitos Carita. Mä voisin tähän yhtenä vinkkinä sitten lisätä vielä sen, että jos haluaa tietää lisää tästä menetelmästä ja sen toteuttamisesta, niin voit lukea lisää meidän loppujulkaisusta, eli Menestyvä työyhteisö ja kestävä tulevaisuus: matkaopas pk-yrityksille. Ja mistä tämä loppujulkaisu löytyy, niin löydät sen osoitteesta www.metropolia.fi/katsetulevaisuuteen.

Tämä oli kestävämmän työyhteisön kehittäjäksi -podcast-sarjan ensimmäinen jakso. Kiitos Carita sinulle.

Carita: Kiitos.

Salla: Me jatketaan kyllä seuraavalla kerrallakin yhdessä, ja silloin me selvitetään miten tämän yhteisen vision avulla voidaan asettaa ihan konkreettiset kehittämistavoitteet. Tämä podcast-sarja on toteutettu osana Katse tulevaisuuteen -hanketta, jota rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto. Lisätietoja hankkeesta ja työyhteisön kehittämiseen liittyvistä teemoista löydät osoitteesta www.metropolia.fi/katsetulevaisuuteen.

LOPPUMUSIIKKI