Osallistuen 5: Osallistavan työpajan suunnittelu askel askeleelta

[Alkumusiikki]

Spiikkaaja: Tervetuloa kuuntelemaan osallistuen podcastsarjaa. Tässä sarjassa osallisuudesta innostuneet asiantuntijat asettuvat ihmettelemään osallisuutta, sen mahdollisuuksia, karikoita ja riemun hetkiä työelämässä. Keskustelujen äärelle johdattelevat Metropolia-ammattikorkeakoulun asiantuntijat. Kiva, että olet kuulolla.

Anne-Mari Raivio: Me asetutaan vähän miettimään yhdessä Elinan kanssa sitä, että mitä me ollaan oivallettu viimeisten vuosien aikana siitä, kun ollaan osallistuvia työpajoja järjestetty, että millä lailla osallistuvia työpajoja kannattaa ehkä järkätä. Tai mihin asioihin siinä ainakin kannattaa kiinnittää huomiota ennen työpajaa, sitten sen työpajan aikana ja vielä sen työpajan jälkeen. Mä olen Anne-Mari Raivio Metropolia Ammattikorkeakoulusta. Ja mulla on mukanani keskustelussa Elina.

Elina Ala-Nikkola: Mä olen Elina Ala-Nikkola Metropolia Ammattikorkeakoulusta. Ja mä olen työskennellyt monenlaisissa tehtävissä osallisuuden ja osallistuvan työotteen parissa.

Anne-Mari: Kyllä. Ja ihanaa päästä sun kanssa nyt jotenkin yhdessä sanottaan näitä meidän oivalluksia. Me ollaan tehty paljon yhteistyötä viime vuosien aikana. Ja niissä aina innostuttu ja intouduttu erilaisista ajatuksista, ideoista ja oivalluksista, mitä me ollaan tehty siihen, että miten me fasilitoijina ja osallistuvaa työotetta hyödyntävinä asiantuntijoina voidaan paljon paremmin rakentaa toimivia työpajoja. Ja tätä me tänään nyt sitten päästään yhdessä miettimään. Kuulijana sä voit asettua tätä kuuntelemaan ja miettimään, että mitä sussa tämä teema ja nämä asiat ja nämä meidän oivallukset mahdollisesti herättelee. Ja me ollaan tosiaan jaettu tämä vähän aikajanamaisesti ennen, aikana ja jälkeen työpajan. Joten jos sä olet juuri nyt miettimässä sitä, että millä tavoin ja mitenkähän sä lähtisit työpajaa suunnittelemaan, niin voit vaikka hyödyntää näitä meidän pohdintoja oman ajattelutyösi tukena. Ja kirjata ylös vähän aikajanalle, että mitä kaikkia juttuja sun kannattaa ehkä huomioida siinä omassa suunnitteluprosessissa.

[vauhdikasta musiikkia, musiikki vaimenee]

Elina: Ylipäänsä jos sulla on mikä tahansa tapahtuma, johon on tulossa ihmisiä, niin se tapahtuma toimii yleensä paremmin, jos sitä on ennen sitä tapahtumaa eli ennen tätä työpajaa jo aktiivisesti mietitty. Ja koska tämmöisessä osallistuvassa työskentelyssä olennaista on se, että ihmisillä on siellä hyvä olla ja heillä on psykologista turvallisuutta olla siinä tilanteessa, jotta he pystyy antamaan parhaimpansa siihen yhteiseen työskentelyyn, yhteiseen ajatteluun, yhteiseen kehittämiseen, niin on tosi tärkeää panostaa siihen ilmapiirin muotoiluun jo ennen sitä työpajaa.

Anne-Mari: Ihan konkreettisena esimerkkinä vaikka se, että minkälaisia odotuksia sä luot jo sillä, kun sä kutsut ihmisiä työpajaan. Eli ketä sä sinne kutsut. Tätä tietysti varmaan monesti täytyy fasilitoijana käydä sen prosessin omistajan tai tilaajan kanssa läpi, että keiden oikeasti siellä tarvitsee olla ja minkä takia. Sen voi tuoda siinä kutsussa jo esiin, että millä perusteella kukin ihminen on sinne valittu, mitä arvokasta ja merkityksellistä ja keskeistä osaamista kukin voi sinne tuoda. Ja minkälainen äänensävy tai jotenkin fiilis jo siinä kutsussa on, onko se jo sellainen, mikä luo odotuksia siitä, että meillä on tulossa hyvä hetki.

Elina: Kyllä. Ja sitten varmasti myös miettimällä niitä työtapoja, joita ehkä mahdollisesti aikoo siellä työpajassa käyttää. Sitten tietenkin itse tilanteessa saattaa olla, että soveltaakin jotain muita tapoja. Mutta että miettii jo ennakkoon niitä, että mitkä on semmoisia, mitkä juuri näille ihmisille mahdollistaisi sen turvallisen olon. Ja sitten mulla tulee mieleen ihan semmoinen konkreettinen asia kuin tila, että missä ollaan. Että ollaanko verkon yli vai ollaanko jossain fyysisessä tilassa. Ja minkälainen se tila on, millä tavalla se luo sitä turvallisuudentunnetta. Ja sitähän tehdään myös ennen työpajaa. Klassikkohan on se, että laitetaan vaikka tuolit piiriin, joka tehdään ennen ihmisten tulemista. Ja se jo luo sitä oloa siitä. Tai laitetaan sinne taustalle vaikka jotain musiikkia soimaan.

Anne-Mari: Me ollaan jo aika lähellä sitä hetkeä, että työpaja alkaa. Me ollaan jo toivottamassa ihmisiä tervetulleeksi. Mutta mä ottaisin vielä yhden askeleen taaksepäin, miten saadaan ja löydetään yhteisesti toimiva tavoite. Sehän on yksi tärkeimpiä asioita, mitä ennen työpajaa täytyy tehdä yhdessä tilaajan kanssa. Tai sitten itseksesi, jos satut olemaan myös jollain lailla sen prosessin omistaja, niin miettiä hyvin tarkkaan se, että mitä sä tavoittelet työpajalta tai siltä tapahtumalta, tilaisuudelta. Miksi sä kutsut ne ihmiset, minkä takia heidät juuri pitää sinne pyytää paikalle. Mitä sellaista osaamista heillä on, mikä auttaa sua siinä tavoitteen saavuttamisessa, miten sä motivoit ja konkretisoit sitä asiaa niille osallistujille.

Elina: Yksi tärkeä ennen työpajaa on aika. Että se on määritelty se tavoite, ja sen jälkeen määritelty kuinka paljon aikaa tämän tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan. Että tarvitaanko me yksi työpaja, joka kestää kaksi tuntia. Vai tarvitaanko me kokonainen työpajapäivä, tarvitaanko me useampien työpajojen sarja. Että se on kanssa semmoinen tärkeä määriteltävä. Ja joskushan se menee myös niin päin, että tuleekin tietoon, että perjantaina on kaksi tuntia aikaa työpajassa. Ja silloin saattaa olla, että joudutaankin sitä tavoitetta rajaamaan suhteessa siihen, mikä aikaraami on annettu. Että aina ei ole sitä kaikkea aikaa käytettävissä.

[vauhdikasta musiikkia, musiikki vaimenee]

Elina: Musta tuntuu, että meillä on oikeastaan alkanut muotoutua semmoinen käsitys siitä, että on nejä vaihetta, mitkä on tärkeää tehdä jokaisessa osallistuvassa työpajassa. Ja ne olisi, yksi, virittäytyminen. Sitten olisi yhteisen ymmärryksen luominen. Sitten olisi tämmöinen avaamisvaihe, joka voi sisältää hyvinkin monenlaisia asioita riippuen tavoitteesta. Ja sitten olisi päättäminen tai tämmöinen sulkemisvaihe. Ne on ne neljä vaihetta. Jotenkin aina me tullaan siihen, että näistä yhtäkään ei voi jättää pois.

Anne-Mari: Semmoinen, mikä aika usein tuntuu, että mitä me aika helpolla lähdetään vähän kiilaan ja ohittaan, niin on erityisesti nämä kaksi ensimmäistä vaihetta. Me ohitetaan tämä yhteisen virittäytymisen vaihe aika helposti. Ja sen merkitystä ei pitäisi vähätellä, koska se on se hetki, että me asetutaan tähän yhteiseen tilaan, me asetutaan vähän suhteessa toisiimme, me asetutaan tähän teemaan. Eli jollain tavalla pysäyttää ikään kuin se kaikki sisäinen härvellys, mielessä voi olla kaikenlaisia muita työtehtäviä, edellinen kokous, tuleva illan harrastus tai mitä ikinä muuta sulla voikaan olla mielessä. Niin että mitenkä me fasilitoijina autetaan ihmisiä pysähtyyn nyt tähän hetkeen, asettuun tämän teeman äärelle ja asettuun näihin ihmisiin, joiden kanssa tänään olisi syytä tehdä yhteistä työtä. Ja toinen, mikä me helposti ohitetaan, niin on se yhteisen ymmärryksen varmistaminen. Mä jotenkin ajattelen siitä sillä lailla, että se on sen varmistamista, että meillä on yhteinen kieli. Että me tiedetään, mistä me puhutaan ja me puhutaan samasta asiasta. Ettei tule sellaista tilannetta, että minä tuun työpajaan puhumaan aidasta ja sinä tulet puhumaan aidan seipäästä. Ja sitten me koskaan oikeastaan kohdata. Eli mitä olisi niitä keinoja, jolla jotenkin ensinnäkin virittäytyä siihen ja sitten toisaalta varmistaa se meidän yhteinen kieli ja yhteinen ymmärrys.

Elina: Mun mielestä tuohon, jos mä aloitan siitä virittäytymisestä, niin siihen vaikuttaa se paljon, että onko paikan päällä toisilleen tuttuja vai tuntemattomia henkilöitä. Että jos on tuntemattomia henkilöitä, niin semmoinen nimikierros ja kerro mistä organisaatiosta olet -tyyppinen esittäytyminen harvoin luo turvallista tilaa tai tutustumisen mahdollisuutta. Mutta sitten myös, jos on ihan tuttujakin ihmisiä, niin jos ne on jonkun kehittämisasian äärellä, niin on tärkeää, että he virittäytyvät siihen aiheeseen ja toisiinsa sen aiheen kontekstissa jollain tavalla. Eli tähänhän voi hyödyntää sitten sekä tuttujen että tuntemattomien kanssa hyvin monenlaisia tapoja. Mä tykkään esimerkiksi paljon käyttää kaikenlaisia kortteja, koska kortit usein virittää ihmisiä. Niiden avulla on helpompi puhua asioista, kun sä saat valita jonkun kuvan, minkä sä näytät toisille ja mitä se sussa herättää. Ja se voi liittyä joko itsensä esittelyyn tai sitten se voi liittyä just jo siihen teemaan virittämiseen.

Anne-Mari: Jotenkin mä näen kanssa siinä virittäytymisessä keskeisenä sen tutustumisen ja sitten just sen teemaan virittäytymisen. Oli se sitten korttien avulla tai sitten ihan vaan muutaman osuvan kysymyksen avulla pistää ihmisiä vaikka pareittain tai pienryhmissä, riippuen ryhmän koosta, niin vähän jutusteleen, että mitä ennakkoajatuksia mulla ehkä teemaan liittyen syntyy. Tai mikä mun mielestä tässä on tärkeää tai keskeistä. Se on aika semmoinen hyvä silta sitten sinne yhteisen ymmärryksen vaiheeseen. Että jos me ollaan kerätty, vaikka fläpille kirjattu ylös, että minkälaisia ajatuksia, kysymyksiä, näkökulmia tähän asiaan liittyy, niin me ollaan jo siinä hieman hahmotettu sitä, että mikä se meidän yhteinen ymmärrys ikään kuin rupeaa olemaan. Ja sitten sen jälkeen, kun siirrytään yhteisen ymmärryksen kohtaan, niin siinä voidaan lähteä työstään syvemmälle sitä yhteistä ajattelua jotenkin sen teeman ympärillä. Mä usein pidän siitä, että on työpajassa siihen yhteiseen ymmärrykseen liittyen joku pieni alustus. Joku joka tietää siitä asiasta, joku joka omistaa sen asian, vaikka kehittämisprojektin jonkun teeman. Niin tulee ja pitää siihen pienen alustuksen, muutaman dian tai jonkin tämmöisen niin sanotun miniluennon. Eli tarkoitus ei ole käyttää tähän puoltatoista tuntia, mutta että muutama semmoinen raamittava puheenvuoro. Eli että nämä on ne kehikot, joiden sisällä me tänään pyöritään. Jonka jälkeen siinä voidaan ottaa vielä yhteistä keskustelua, tarkentavia kysymyksiä, yhteistä syventämistä siitä, että okei tästä tässä on kyse. Tai toinen suosikki, mitä mä tykkään käyttää, jos on enemmän aikaa käytettävänä, niin on tämmöinen dynaaminen fasilitointi, jossa me otetaankin muutama ihminen keskustelemaan vaikka vähän paneelinomaisesti siitä teemasta. Ja fasilitoijina me kirjataan ylös siitä keskustelusta nousevat neljä tavallaan näkökulmaa. Eli ne faktat, mitä me tiedetään tästä asiasta nyt, mitä sieltä keskustelusta nousee, mikä on faktaa, mitkä antaa sitä raamia. Sitten me tunnistetaan avoimia kysymyksiä vähän, että mitä tähän liittyy. Me tunnistetaan sieltä myös jo keskustelusta ja puheesta löytyviä ja nousevia alustavia ratkaisuehdotuksia. Ja sitten me ehkä tunnistetaan sieltä sellaiset, mikä on kaikkein keskeisintä tai tärkeintä. Usein käytetään termiä ydinkysymykset. Mutta mun mielestä se viittaa siihen, että mikä tässä asiassa on ihan se villakoiran ydin. Eli siellä on faktat, villakoiran ydin, sitten siellä on tunnistetut haasteet, kysymykset, ongelmat. Ja sitten jo alustavia ratkaisuideoita. Ja kun näitä kirjataan ja tätä kautta saadaan visualisoitua niitä näkyville, niin me päästään varmistaan siihen, että me olemme yhteisesti, ymmärrämme, että minkä asian äärellä me ollaan.

Elina: Tosi hyviä konkreettisia esimerkkejä. Ja toi on musta ihana toi miniluentoajatus. Mä kanssa tykkään siitä ja sitä käyttää, koska eihän osallistuva työskentely tarkoita sitä, että oltaisiin vaan koko ajan jossain pienryhmissä tai learning cafessa tai koko ajan keskusteltaisiin. Vaan se voi olla myös sitä, että aktiivisesti jossain kohtaa kuunnellaan, kun joku asiaa tunteva kertoo omia näkökulmiaan.

Anne-Mari: Osalle meistä on hirveän luontevaa ja helppoa ja melkein mukavampaa heittäytyä heti keskustelemaan asiasta ja lähteä yhdessä ajatteleen ääneen ja jäsentämään sitä, mitä me tässä ollaan käsittelemässä tai mitä me tästä ajatellaan. Mutta sitten ihan samalla lailla meillä on ihmisiä, jotka tarvitsee vähän enemmän sitä tilaa ja aikaa prosessoida sitä asiaa oman päänsä sisällä, että he tavallaan tietää, mitä mieltä he siitä asiasta ovat. Ja sitten sen jälkeen he ovat valmiimpia ottamaan osaa yhteiseen keskusteluun.

Elina: Fasilitoinnin klassikkohan on tämä me, we, us -ajattelu. Joka sisältää sen, että siellä on sitä yksin ajattelua, sitten vähän pienemmässä ryhmässä ajattelua ja koko porukalla ajattelua. Ja se on kanssa semmoinen, mikä monesti saatetaan unohtaa, se yksin ajattelu ja hiljaisuus. Että työpajassa esimerkiksi on ihan ok myös antaa ihmisille ihan hiljaisuutta ja aikaa ajatella yksin. Antaa vaikka kynää ja paperia, pyytää kirjoittamaan. Siihenkin on monia eri tapoja. Voi hyödyntää niin, että sä annat jotkut kysymykset ihan. Tai sitten sä teet vaikka tämmöistä intuitiivista kirjoittamista, jossa sä annat lauseen alun ja ihminen voi siihen työstää sitä. Niitä kirjoituksia ei välttämättä tarvitse edes näyttää muille, vaan se on vaan sen oman ajattelun työstämisen väline, jota voi käyttää työpajan alussa, keskivaiheilla, lopussa, ihan missä vaiheessa tahansa.

Anne-Mari: Joo. Ja sittenhän voisi lähteä miettimään sitä, että miten voitaisiin yhdistää myös tämmöistä asynkronista työskentelyä. Nykyään kun meillä on kaikenlaisia digitaalisia työvälineitä mahdollista käyttää. Tästä löytyy myös meidän Osallistuen-julkaisusta aika hyviä vinkkejä siihen, että minkälaisia digitaalisia työvälineitä voi hyödyntää. Mutta jotenkin se semmoinen, että entäpä jos olisikin jo ennen työpajaa mahdollisuus käydä jäsentämässä ja pohtimassa vaikka tämän intuitiivisen kirjoittamisen avulla. Tai sitten ihan vaikka virtuaalisia post-it-lappuja, että hei mitä asioita tähän liittyen tulee. Eli me tällä lailla annetaan myös ihmiselle aikaa virittäytyä ennen työpajaa siihen käsillä olevaan teemaan, jolloin me ehkä päästään sitten nopeammin siellä itse työpajassa siihen yhteisen ajattelun ja ihmettelyn äärelle.

Elina: Sitten tuohon liittyy myös se, että kuinka kauan nämä ihmiset on ollut sen käsiteltävän asian äärellä jo yksin ja yhdessä. Että jos se on joku semmoinen prosessi, jossa ne on enemmän sisällä, niin välttämättä sitä yhteistä ymmärrystä ei tarvitse niin kauaa rakentaa. Tai jos se on joku aivan uusi asia niille, niin sitten siihen täytyy panostaa enemmän aikaa. Sitten tulee vielä mieleen myös, että joissain tapauksissahan voi olla myös, että lähdetään rakentamaan yhteistä ymmärrystä ihan siitä, että mistä meidän oikeastaan onkaan tärkeää puhua tämän teeman äärellä. Että kun tuossa toit sitä dynaamista fasilitointia ja alustuksia ja muuta. Niin yksi tämmöinen keino myös, mikä on mun mielestä käyttökelpoinen monessakin paikassa, on open space. Joka ideana on se, että ihmiset ikään kuin tuo siihen ajatuksiaan siitä, mistä olisi nyt tärkeää puhua. Ja sitten tehdään siellä työpajassa yhdessä se valinta. Ikään kuin rakennetaan se yhteinen ymmärrys, että okei tässä on tämä kartta näistä teemoista, joista ihmisiä kiinnostaa nyt keskustella tämän teeman äärellä. Ja sitten tehdään niitä valintoja, että no otetaan toi, toi ja toi ja niistä puhutaan.

Anne-Mari: Tässä me päästään semmoiseen aitoon osallistamiseen tai osallistumiseen. Tai aitoon osallisuuteen siinä mielessä, että ihmiset, jotka aika usein työpajaan kutsuttuna ovat myös sen asian asiantuntijoita, niin he itse tuovat ja määrittävät sen, että mikä suhteessa tähän tavoitteeseen vaikka, mikä meille on asetettu, niin mistä meidän itse asiassa pitäisikään puhua. Mä pidän open space -ajattelusta valtavan paljon.

[vauhdikasta musiikkia, musiikki vaimenee]

Anne-Mari: Mitä Elina tarkoitat avaamisvaiheella? Mistä silloin on kyse?

Elina: No avaamisvaihe on sitten sitä, kun lähdetään miettimään esimerkiksi ratkaisuja. Lähdetään ideoimaan asioita. Lähdetään tuomaan erilaisia näkökulmia sen aiheen äärellä.

Anne-Mari: Se voi olla puhdasta ideointia. Että mä näen jotenkin, että se avaaminen olisi mielen avaamista. Me ruveta vielä priorisoimaan, me ei ruveta vielä sulkemaan vaihtoehtoja ulos. Me ei vielä ruveta arvioimaankaan meidän esitettyjä ratkaisuideoita vaikkapa, jos me ollaan hakemassa jonkinmoista vaihtoehtoa. Rohkeaa ideointia, hulluttelevaakin ideointia. Että mahdollisimman paljon tuotetaan nyt ajatuksia ja ideoita tässä vaiheessa. Ja tämä on tyypillisesti tosi hankalaa. Ihmisen mieli on ratkaisevainen, joten me lähdetään saman tien jotenkin miettimään myös ja arvioimaan niitä tuotettuja ideoita, että jaa, mutta eipä tämä onnistu kuitenkaan, koska se ja tämä ja tuo. Eli tähän löytää fasilitoijana niitä semmoisia keinoja, jotka jopa innostaa, tai jotenkin saa ihmiset käynnistään sen oman ideointimyllynsä. En kauhean usein ole kokenut, mua kutkuttaa ihan hirveästi semmoinen aikapaine joissain tilanteissa. Ei sovi ollenkaan kaikissa tilanteissa. Mutta jos olisi tarkoitus vaan tuottaa mahdollisimman paljon ideoita niin, että meillä olisi jonkinmoinen, että hei meillä on x määrä minuutteja aikaa tuottaa vaikka sata ideaa. Ja että jokainen pienryhmä tuottaa fläpille ihan hirveän paljon kaikkea. Jolloin siihen tulee sen aikapaineen myötä se, että meillä ei ole nyt aikaa pysähtyä näitä arvioimaan, vaan me tuotetaan tässä lisää.

Elina: Mä olen jossain innovaatioturnauksissa tällaista tapaa esimerkiksi nähnyt käytettävän. Ja sentyyppiseen se toimii tosi hyvin.

Anne-Mari: Sitten toinen, mitä mä olen aika hyvin ideointisessioissa käyttänyt, mikä saa sitten ihmiset ehkä vähän irrottelemaankin, niin on tämmöinen negatiivinen aivoriihi. Eli ensin lähdetäänkin miettimään siitä, että mikä kaikki tässä voi mennä mieleen, mitkä kaikki huonot ideat me saataisiin tässä näin. Ja sen jälkeen lähdetään, kun me ollaan ne tunnistettu, niin lähdetäänkin miettimään, että okei, että no mitkäs sitten olisi ne hyvät ideat. Että lähdetään kääntään sitä ratkaisujen puolelle, että mitä me voidaan tehdä niin, että vältetään vaikka nämä katastrofikuvaukset, mitä tässä on tullut.

Elina: Mulla tulee mieleen, että aika usein toimii myös semmoinen unelmien sanottaminen. Että ihmisille sanotaan vaikka, että tehkää nyt unelmien kartta tästä, että miten tämä asia olisi parhaimmillaan silloin, kun kaikki sujuisi todella hyvin.

Anne-Mari: No avaamisen tavallaan vastinparina on aina sulkeminen, eikö niin? Eli me avataan ensin ja me ideoidaan. Ja sitten tietysti kaikkia ideoita ei voi lähteä toteuttamaan tai ratkaisuja ei voi lähteä tekemään, vaan sitten täytyy lähteä tekemään sitä valintaa. Eli sitten tulee tämmöinen sulkemisvaihe, jossa ruvetaan sitten valitsemaan sitä, että mitä me tehdään. Ruvetaan ehkä mahdollisesti rakentamaan toimintasuunnitelmaa siitä, että miten tästä eteenpäin. Tämä voi olla tässä työpajassa tai tämä voi olla seuraavassa työpajassa riippuen siitä, että mikä se sun alkuperäinen ajattelu edes on. Että jos tämä on useamman työpajan sarja, niin voi olla ihan hauskakin käyttää yksi työpaja siihen, että hei tänään meidän tarkoitus on löytää kaikenlaisia erilaisia mahdollisuuksia, mitä meillä on. Ja sitten seuraavassa työpajassa me ruvetaankin syventymään niihin mahdollisuuksiin, mitä on tunnistettu ja priorisoimaan sieltä. Menetelmä, joka aika kivalla tavalla sopii sekä tähän avaamiseen että tähän sulkemiseen, niin on tämmöinen tulevaisuusmuistelu. Mua kauheasti jotenkin houkuttaa, siis se vähän yhdistää tätä sun unelma-ajattelua Elina, eikö niin? Eli että asetutaan sinne tulevaisuuteen, jossa tämä asia onkin jo ratkaistu. Vähän tämmöinen ihme kysymys, että mitä jos tämä tilanne onkin nyt ratkaistu, niin miltä se maailma silloin näyttää. Lähdetään sanottaan, lähdetään kuvaan sitä, mistä kaikesta me huomataan se, että hei tämä asia on ratkaistu. Ja mitä kaikkea siihen kuuluu ja minkä näköistä se meidän toiminta on ja niin edelleen. Ja kun me ollaan se kuva piirretty, niin me ruvetaan katsomaan sieltä tulevaisuudesta käsin tähän nykyhetkeen. Ja ruvetaan tunnistaan, että hetkinen, että mitäs tässä onkaan matkan varrella pitänyt tapahtua, jotta me päästään tuonne tulevaisuuden visioon. Ja tässä tärkeää on, että se tulevaisuuden visio kannattaa määrittää tosi elävästi ja konkreettisesti. Koska silloin on paljon helpompi ruveta vertaamaan sitä nykyhetken tilannetta siihen, mikä on se meidän vision tilanne ja tunnistaa sitä kautta ehkä niitä puuttuvia askeleita siitä väliltä. Jolloin me tätä kautta ruvetaankin sitten yhtäkkiä muodostamaan jo toimintasuunnitelmaa tai karttaa siihen, että miten me päästään tuonne. Ja sitten näihin toimintasuunnitelman eri vaiheisiin voidaan pureutua jatkossa tarkemmin, että mitä ne konkreettisesti tarkoittaa, kenelle ne kuuluu, miten niitä toteutetaan, mistä me tiedetään, että me ollaan onnistuttu, vähän semmoista mittarointia siihen mukaan ja niin edelleen. Eli tästä päästään sitten aika yksityiskohtaiseenkin suunnitelmaan parhaimmillaan.

Elina: Kyllä. Ja tuossa sulkemisvaiheessa toimiikin hyvin esimerkiksi tämmöinen aikajana, joka voi olla siis ihan konkreettisesti vaikka seinälle tehty. Tai virtuaalisesti virtuaaliseen työkaluun tehty aikajana, johon ihmiset voi sitten niitä ratkaisuja tai ideoita, joita he on kehittänyt, niin alkaa sitten sijoitella. Sitten tietysti on myös semmoinen, että voi käyttää erilaisia äänestyksiä. Niitä voi tehdä monin eri tavoin, että mitkä asiat saa eniten kannatusta. Että jos on vaikka tuossa avaamisvaiheessa hyödynnetty learning cafeta, että meillä on vaikka ollut viisi eri pistettä, joissa ihmiset on kiertänyt jonkun tietyn kysymyksen äärellä, niin sitten voidaan tehdä niin, että jokaiseen kysymykseen tehdyistä ratkaisuideoista tai ajatuksista käydään äänestämässä, että mitkä näistä on kiintoisimmat. Äänestykseen mun mielestä kannattaa suhtautua sillain positiivisesti, mutta myös kriittisesti. Että kannattaa miettiä, että missä kohtaa sitä käyttää ja missä ei. Koska joskus myös se, mikä ei saa ääniä, voikin olla semmoinen hyvin tärkeä hiljainen signaali, joka pitäisi huomioida. Että sitä kannattaa aina miettiä, että milloin sitä käyttää.

[vauhdikasta musiikkia, musiikki vaimenee]

Anne-Mari: Mutta sitten on vielä yksi asia, mikä on ihan äärimmäisen tärkeä, mikä myös ehkä helposti saattaa jäädä pois. Ja se on se, että miten me jatketaan tästä eteenpäin. Eli mitä tapahtuu nyt tälle tämän työpajan tuotokselle. Me ollaan täällä tuotettu jonkinlainen yhteinen ymmärrys, mihin tätä käytetään tämän jälkeen. Muuten riskinä on semmoinen näennäisosallistamisen fiilis, että meidän aikaa käytettiin, me tehtiin kaikkia tämmöisiä ideointeja, mutta ne häviää jonnekin sinne, en mä tiedä, ideoitten hautausmaalle tai mustaan aukkoon, jonnekin osallistumisen mustaan aukkoon tai jonnekin. Eli sitten sinne loppuun vielä ihan yhtä tärkeänä kuin se on se meidän aloitus ja virittäytyminen ja yhteinen ymmärrys, niin on myös sitten tämä lopetusvaihe eli check out, mitä tapahtuu tämän jälkeen.

Elina: Siihen tietysti on olennaista se, että työpajan aikana dokumentoidaan asioita. Ja että mietitään, onko ne dokumentoinnit sitten kenen takana sen työpajan jälkeen, onko ne kaikkien käytettävissä. Ja miten sitten työpajan jälkeen viestitään osallistujille siitä niiden asioiden etenemisestä.

Anne-Mari: Jos näitä osallistavia menetelmiä halutaan organisaatiossa käyttää päätöksenteon tukena, niin sitten on syytä ehkä myös, kun päätöksiä tehdään, niin sanottaa siihen, että millä tavoin kukin on päässyt vaikuttaan tähän päätökseen, mitä tähän päätöksentekoon on hyödynnetty. Jos siellä on ollut työpaja tai jotain muita osallistavia menetelmiä käytössä, kyselyitä tai muita, niin ikään kuin sen selkeäksi tekeminen sen prosessin. Että hei meillä oli tämmöinen juttu tuossa kohtaa ja tämmöinen juttu tuossa kohtaa ja nyt me olemme tehneet sen perusteella tällaisen päätöksen.

[vauhdikasta musiikkia, musiikki vaimenee]

Anne-Mari: Fasilitoijana mieti sitä ilmapiirin muotoilua jo hyvissä ajoin ennen työpajaa ja kirkasta sitä tavoitetta, konkretisoi sitä tavoitetta, koska se ohjaa, ilmapiirimuotoilu ohjaa osallistujien fiilistä ja työskentelyä ja otetta. Ja tavoite ohjaa toki heidän työskentelyään, mutta myös sun työskentelyä ja niitä valintoja, mitä sä teet. Työpajan aikana muista asettua ja auttaa muita asettumaan siihen teemaan ja tilaan. Varmista se yhteinen ymmärrys, se yhteinen kieli, että me tiedetään mistä me ollaan puhumassa. Ja varmista vielä siihen loppuun se, että ihmisille jää selkeä mielikuva siitä, että mitä hyötyä tästä oli, mihin tätä käytetään. Ja sitten vielä työpajan jälkeen sen työpajan tuotosten dokumentointi, siitä tiedottaminen osallistujille. Ja jälki follow up myös siitä, että mitä näillä aineistoilla on tehty ja millä tavoin niitä on hyödynnetty. Kiitos Elina yhteisestä hetkestä. Asiaahan olisi vaikka kuinka paljon tästä. Mutta tässä on nyt muutama kiteytys siitä, että mitä me olemme tunnistaneet.

Elina: Kyllä vaan. Kiitos.

Spiikkaaja: Kuuntelit Osallistuen-podcastia.Mikäli aihe kiinnostaa sinua enemmän, tutustu Osallistuen töissä -verkkojulkaisuun, josta löydät lisää tietoa, kokemuksia ja käytännön vinkkejä osallistuvaan työotteeseen työelämässä.
Julkaisun löydät osoitteesta osallistuen.metropolia.fi. Kiitos, kun kuuntelit.

[Loppumusiikki]