Osallistuen 7: Projektin omistajan iso vastuu osallistuvasta työotteesta

[Alkumusiikki]

Spiikkaaja: Tervetuloa kuuntelemaan osallistuen podcastsarjaa. Tässä sarjassa osallisuudesta innostuneet asiantuntijat asettuvat ihmettelemään osallisuutta, sen mahdollisuuksia, karikoita ja riemun hetkiä työelämässä. Keskustelujen äärelle johdattelevat Metropolia-ammattikorkeakoulun asiantuntijat. Kiva, että olet kuulolla.

Minna Kaihovirta: Tämän podcastin aiheena on projektin omistajan iso vastuu. Olen dialogipäällikkö Minna Kaihovirta. Ja työskentelen osallistuvaa työotetta edistävässä Parru-tiimissä Metropoliassa. Siinä roolissa tuen metropolialaisia toimijoita heidän pyrkimyksissään saada lisää osallistuvaa kulmaa omiin projekteihinsa, joskus sparraten, joskus ihan työpajatyöskentelyä vetäen. Ja tänään kanssani keskustelemassa on kansainvälisten asioiden päällikkö Niina Huovinen, tervetuloa.

Niina Huovinen: Kiitos, Minna.

Minna: Kerrotko vähän, mitä itse teet Metropoliassa?

Niina: Joo. Mä olen Metropolian kansainvälisten asioiden päällikkö eli vedän Kansainvälistymispalvelut-nimistä yksikköä ja tiimiä. Ja vastaan myös Metropolian kansainvälistymisstrategiasta tai kansainvälisestä toimenpideohjelmasta, kuten sitä meillä kutsutaan.

Minna: Ja oletkin ollut kanta-asiakas Parru-tiimillä eli monenlaista osallistuvaa olemme päässeet kanssasi tekemään tässä vuosien varrella.

Niina: Kyllä, olen hyödyntänyt Parrua monestikin. Ja se on aivan loistava palvelu. Ja yksi asia, missä sitä hyödynsin, oli nimenomaan Metropolian kansainvälisen toimenpideohjelman uudistaminen tai päivittäminen viime vuonna.

Minna: Keskustellaan siitä tänään vähän lisää. Taustaksi on ehkä hyvä todeta, että osallistuva työskentely on useimmiten osa jotain isompaa projektia, jolla on koko projektista vastaava omistaja, niin kuin tässä tapauksessa nyt sinä. Tässä jaksossa keskustellaan siitä, millainen vastuu projektin omistajalla on hänen käyttäessään osallistavaa työskentelyä työotteena. Mitä omistajan tulisi osata huomioida ja tietää. Ja toisaalta, mitä voi oppia matkan varrella. Avataan ensin lyhyesti, mitä omistajuudella tässä tarkoitetaan. Itse ajattelen, että omistajuus on vastuuta tietystä kokonaisuudesta ja sen eteenpäin viemisestä. Aika usein siihen vastuuseen liittyy myös erilaista resurssivastuuta, voi olla henkilöresurssia, voi olla työaikaresurssia, voi olla jotain muihin tykötarpeisiin liittyvää resurssia. Ja kehitysprojekteissa se on myös vastuuta yhteistyöstä eli siitä, että käytetään ikään kuin viisaasti niiden henkilöiden aikaa ja osaamista, jotka prosessissa nähdään tarpeellisiksi kutsua mukaan. Ajatteletko samansuuntaisesti omistajuudesta?

Niina: Kyllä. Ja jos mä ajattelen tätä viime vuoden casea eli Metropolian kansainvälisen toimenpideohjelman uudistamista, ja siihenhän osallistettiin tosiaan metropolialaisia, sekä henkilöstöä että opiskelijoiden edustajia. Niin siinä ajattelen, että mä omistin sekä sen asian ja sen lopputuloksen, mutta myös sen prosessin ja sen, miten sitä vietiin eteenpäin ja miten siihen lopputulokseen päädyttiin.

Minna: Eli siinä on aika montakin ulottuvuutta, sillä omistajuudella.

Niina: Kyllä, joo.

Minna: No jos pysähdytään ensin pohtimaan omistajan roolia. Itse näen, että se omistajan vastuu tai rooli käynnistyy oikeastaan jo ihan projektin alkuvaiheessa, jo ennen sitä, kun siihen kutsutaan ketään muita osallistumaan tai järjestetään yhtään työpajaa. Missä kohtaa itse ajattelet, että olet ensin tullut ajatelleeksi sitä osallistumista? Tai miten se alkuvaihe omistajan näkökulmasta on sulle näyttäytynyt?

Niina: No mä luulen, että mä en tietoisesti ajatellut sitä omistajuutta ihan siinä alussa. Ehkä oletin tietysti, että minähän tämän asian omistan [Minna naurahtaa]. Mutta sitten vasta siinä prosessin aikana enemmän reflektoin sitä asiaa. Ja mulla oli Parru-sparraaja siinä prosessissa mukana, niin hänen kanssaan niissä keskusteluissa nousi myös esiin se omistajuus ja omistajan rooli. Mutta ei ihan alussa, en miettinyt tietoisesti asiaa.

Minna: Tosi mielenkiintoista. Koska meille taas sitten Parru-tiimissä se omistajuus on jotain, jonka henkilö tuo heti jo tullessaan mukanaan. Ja toivotaan, että hän myös aika tiiviisti sen itsellään pitää projektin ajan. Palataan siihen hiukan myöhemmin, että miksi näemme, että se on tärkeää. Ja jos ajatellaan sitä työskentelyn alkuvaihetta, niin voisin kuvitella, että aika tyypilliset keskustelut liittyy siihen, että mitä tavoitellaan tällä prosessilla, keitä kaikkia tähän halutaan mukaan tai tunnistetaan, että olisi hyvä saada mukaan, minkälainen aikataulu, tämäntyyppiset asiat. Ja nehän tavallaan silloin Parrua avukseen tilannut henkilö tuo mukanaan. Eli tästä syystä ehkä piditkin niitä niin itsestään selvinä, että ei niitä erikseen ehkä tarvitse ajatellakaan, että hmm, nämä asiat tuon mukanani.

Niina: Joo. Ehkä ne oli itsestään selviä, mutta kyllä ne myös kirkastui niissä keskusteluissa Parrun kanssa. Mä muistan, että käytiin useammankin kerran. Ja meillä oli siis sekä siinä alussa että sitten työpajojen ja tapaamisten ja haastattelujen väleissä niitä sparrailutapaamisia. Niin melkein jokaisessa tapaamisessa käytiin sitä keskustelua, että mikä on tämän seuraavan tapaamisen tai työpajan tavoite. Nyt kun edellisessä päästiin tähän pisteeseen, niin mikä on tämän seuraavan tavoite. Se oli aina se ensimmäinen kysymys, johon palattiin.

Minna: Ja olit itse niin sanotusti kuskin paikalla siinä. Eli nimenomaan nimeämässä, että mitä haetaan siltä seuraavalta askeleelta. Ja vasta sen jälkeen lähdettiin miettimään, että miten, millä keinoilla se askel otetaan.

Niina: Kukaan muu ei sitä pysty siinä oikein antamaan, sitä vastausta.

Minna: Juuri näin. Sieltä se täytyy tulla, projektin, prosessin omistajan ajatuksista. No osallistuvassa työskentelyssä on usein useampia vaiheita. Saattaa olla, eri kohdissa kutsutaan henkilöitä koolle, tehdään erilaisia asioita. Ja etteivät ne ajatushelmet sitten unohtuisi tai jotenkin häviäisi tilaisuuden päätyttyä, niin dokumentoinnilla on aika iso merkitys näissä osallistuvissa prosesseissa. Minkä verran itse olet pysähtynyt sen dokumentoinnin ääreen? Oletko tullut dokumenttitoiveita takataskussa vai avoimena kaikille ehdotuksille, jos ajatellaan näitä sparraushetkiä ennen niitä varsinaisia työpajakohtaamisia?

Niina: Kyllä mä taisin olla aika avoin niille ehdotuksille. Ja musta tuntuu, että mentiin sillä ehdotuksella, mitä parrulainen esitti, että millä tavalla dokumentoidaan. Ja meidän työpajat oli verkossa, joten se dokumentointi tuli aika luontevana osana suoraan sähköisessä muodossa. Eli ei ollut mitään lippulappusia tai fyysisiä post-it-lappuja, joita olisi täytetty ja pitänyt sitten jotenkin muuntaa digitaaliseen muotoon, vaan ne sitten syntyi siinä aika luontevasti samalla. Ainoa, mitä joissain tilanteissa siinä, ja muissakin prosesseissa joskus miettii, on se, että siinä verkkotyöpajassakin joku saattaa sanoa pelkästään suullisesti jonkun ihan helmen asian. Ja sitten jos sitä ei muistakaan joku kirjoittaa siinä hetkessä ylös tai näin, niin se saattaa kadota. Mutta kaikki, mikä on siellä kirjoitettuna, niin se on aika helppoa ottaa talteen.

Minna: Koitko sitten helpoksi palata niihin kirjattuihin tuotoksiin ja jotenkin jatkohyödyntää? En tiedä, mitä niille teit, ryhmittelitkö vai luokittelitko vai numeroitko tai näin. Mutta oliko ne helppo ottaa käyttöön sen jälkeen, kun ne oli tuotettu?

Niina: Koin, että oli helppoa. En ainakaan muista, että siinä olisi tullut mitään semmoista hetkeä, että nyt olisi tullut haaste tässä aiheessa. Eli se meni aika sujuvasti.

Minna: Tämä on erityisen kiva kuulla, koska ennen kaikkeahan ne dokumentoidut tuotokset on sitä ainesta, jota osallistuva prosessi sen teeman, kokonaisuuden omistajalle antaa. Ja joskus ollaan törmätty siihen, että valittu dokumentointimenetelmä ei ehkä ole ollut paras mahdollinen. Se on voinut vaikka teettää paljon jälkityötä. Esimerkiksi sinänsä innostavat eriväriset post-it-laput aiheuttavat sen, että jonkun täytyy niistä ne ajatushelmet sitten kirjata johonkin digitaaliseen muotoon, pääsääntöisesti jatkotyöskentelyä varten. Tai sitten joskus on esimerkiksi saatu niin runsas aineisto, että sieltä on täytynyt oikeasti miettiä aika tarkasti, että miten sitä saa jotenkin ammennettua siitä isosta kokonaisuudesta, suodatettua ne olennaisimmat esiin. Eli on toivottu paljon sisältöä ja sitten on tullut ehkä jopa enemmän [pieni naurahdus] kuin mitä osasi odottaakaan. Eli joskus tähän sisältyy jotain yllätyksiä. Erityisen kiva kuulla, että sun kokemus on, että on tullut sopivasti ja sellaista, että niihin on ollut helppo tarttua.

Niina: Joo. Mutta voin hyvin kuvitella, että semmoinen tilanne, tai siis että usein se, mikä toimii siinä osallistamistilanteessa helpoimmin, ei välttämättä ole sitten se, mikä on jatkotyöstön kannalta kaikkein ihanteellisin tapa ottaa sitä inputia.

Minna: Ja pientä epämukavuutta toki on syytä oppia sietämään elämässä ja työelämässä. Mutta tietysti auttaa, jos tätä pystytään jo miettimään siinä suunnitteluvaiheessa. No miten sitten ajattelet, kun pyydät apua sparraajaa, ja sullakin on nyt siitä useampia kokemuksia, niin helpottaako se sun omaa tekemistä? Voiko ajatella niin, että pystyt ulkoistamaan jonkun osion? Vai onko se vaan sun oman työskentelyn tuki? Miten ajattelet sitä, että siinä joku osallistuvan otteen taitaja, niin mitä hän tuo omistajan näkökulmasta?

Niina: Kyllä se helpottaa. Ja vaikka se omistajuus olisikin itsellä ja kantaa sitä vastuuta, niin se helpottaa paljonkin. Jos mä palaan vielä edelleen tähän caseen, mistä on nyt puhuttu. Niin vaikka mulla ei ollut parrulaista niissä työpajoissa ja muissa mukana, vaan mä vedin ne itse, niin pelkästään se, että niiden välillä ja niitä ennen ja niiden jälkeen, siinä pystyi reflektoimaan niitä asioita jonkun ns. ulkopuolisen kanssa, joka tarjosi semmoisen peilin tavallaan sulle, jolle sä pystyit kertomaan niitä ajatuksia, mitä sulla heräsi. Ja sitten tavallaan ne selkiytyi jo siinä, kun sieltä tuli sitten asiantuntevaa palautetta siihen, että mitä hän kuulee sun sanovan. Niin se oli ihan suunnaton apu.

Minna: Joo, vähän niin kuin ohjattu reflektointi, että mitä tapahtui…

Niina: Kyllä.

Minna: …ja miten sen näit ja miten sen koit.

Niina: Joo, juuri näin.

Minna: Ja kyseessähän oli siis tällöin Kipinä-sparraus eli sua sparrattiin osallistamaan itse sitä omaa porukkaa. Eli ollaan nimitetty tämä tuote Kipinä-sparraukseksi.

Niina: Oikein osuva nimi.

Minna: Jos sitten siirrytään vähän keskustelemaan omistajuuteen mahdollisesti liittyvistä ongelmista. Aina nimittäin prosessit ei mene ihan niin sujuvasti kuin nyt tässä esimerkkitapauksessa, josta ollaan puhuttu. Omistajuuteen liittyen voi tulla erityyppisiä ongelmia. Mun kokemuksen mukaan joskus prosessin omistajalla saattaa olla aika vahva ja hänen mielestään oikea näkemys lopputuloksesta jo ennen kuin ketään on kutsuttu siihen osallistumaankaan. Joku omistaja saattaa sanoa tämän aika suoraankin. Ja joistain sen vaan aistii, se ikään kuin tihkuu läpi sieltä puheesta ja keskustelusta, että haetaan ikään kuin vaan reittiä kohti sitä oikeaa vastausta. Ollaan kohdattu sellaisia prosessin omistajia, jotka on vetäytyneet taka-alalle. Joko siinä suunnitteluvaiheessa, te tiedätte varmaan parhaiten, nythän tämä onkin teillä hoidossanne, kerrottehan sitten, kun haluatte, että teen jotain -tyyppisesti. Ja ollaanpa nähty siis ihan tällainenkin prosessin omistaja, joka kesken työpajan poistui ovesta. [Niina naurahtaa] Oli lähtenyt juomaan kahvia ja lukemaan sähköposteja. Löysimme hänet sitten läheisestä huoneesta. Eli ihan konkreettisesti vetäytyi pois siitä tilanteesta. Ja sitten joskus tällaiset linjaamiseen tai valitsemiseen, poisvalitsemiseen, liittyvät asiat, niin niissä ehkä sitten, jos ei ole ihan näin ilmiselviä tapauksia kuin nämä kaksi ensimmäistä esimerkkiä, niin sitten omistaja ei pysty tai uskalla tai halua tehdä valintoja, että nyt tehdään näin tai ei tehdä näin. Eli tämmöisistä asioista on kyse, kun puhutaan omistajuuteen liittyvistä ongelmista. Naurahdit tuossa äsken. Tunnistatko tällaisia tyyppejä tai pystytkö kuvittelemaan, että tällaistakin tapahtuu?

Niina: Pystyn hyvin kuvittelemaan. Että sehän on, Metropoliassa on Parruun aika vahva luottamus. Ja Parrulla on hyvä maine, vahva maine. Niin moni varmasti ajattelee, että ihanaa, nyt mulla on tämä Parru tässä mukana, nyt mä voin vaan sit back and relax ja he hoitaa tämän minun puolestani. Mä mietin tuossa, sanoit alkuun siitä, että omistajalla voi olla hyvin vahva näkemys siitä, että millainen sen lopputuloksen pitäisi olla jo ennen kuin sitä on ryhdytty työstämään. Mulla oli mielessä itselläkin asioita, mitä mun mielestä siihen, mitä pitää nostaa esiin, mitä siinä pitää olla. Ja ihan varmasti siinä näkyy mun kädenjälki. Jos joku muu olisi sen vetänyt sen prosessin, niin se lopputulos olisi erinäköinen. Mutta kyllä sieltä nousi, sieltä osasta prosessista semmoisia asioita, mitä en olisi itse tullut ajatelleeksi. Sieltä löytyi semmoista viisautta, mitä mulla ei sitten välttämättä ollut, tai näkemystä. Niin kyllä ne siellä näkyy myös. Ei ole pelkästään mun näkemystä. Ja sittenhän mä totta kai otin tässä huomioon kaikki EU-tason strategiat ja linjaukset, jotka korkeakoulutukseen vaikuttaa, kansainväliseen korkeakoulutukseen Euroopassa. Ja kansalliset linjaukset ja ohjeet, mitä tulee ministeriöltä ja näin. Ja sitten Metropolian strategian ja kestävän kehityksen tiekartat ja muut. Ja kaikkien näiden läpi tavallaan suodatin sitä. Ja sitten vielä oman näkemyksen ja asiantuntijuuden läpi sen, mitä sieltä työpajoista ja muusta osallistavasta prosessista tuli.

Minna: Kuulostaa siis siltä, että toit oman asiantuntijuutesi tämän prosessin osaksi. Ja mun mielestä tämä on ihan luonteva ja varsin suositeltava tapa ottaa sitä omistajuutta. Että ei tokikaan tarvitse olla hajuton ja mauton ja näkymätön ja kuulumaton niin, ettei lainkaan vaikuttaisi. Vaan just niin, että tuo sen oman näkemyksen. Totta kai se kuuluu siellä se Niinan ääni mukana. Mutta kun siinä kuuluu kymmeniä muita ääniä rinnalla, ja se on yhtenä äänenä muiden joukossa, niin silloin näkisin, että on vaan ollut mukana siinä osallistuvassa prosessissa.

Niina: Kyllä. Ja oikeastaan tässä prosessissa mä en niinkään kokenut, että olisi jotenkin tullut mieleen sinne Parrun suuntaan työntää sitä omistajuutta. Mutta mä reflektoin aika paljon sitä siinä, että kun mulla oli paljon ihmisiä osallistumassa ja monista eri suunnista. Ja totta kai heillä on sitten odotuksia siihen, että nyt kun mä osallistun ja panostan tähän aikaani, niin tämä nyt sitten näkyy siellä lopputuloksessa, mitä minä olen tänne tuonut. Niin sitä reflektoitiin Parrun kanssa niissä tapaamisissa. Ja sitten mä pyrin niissä aina, kun mentiin eteenpäin siinä prosessissa, niin kertomaan, että viimeksi tällaista tuotiin ja näistä ja näistä syistä se on nyt jäänyt pois ja sitä ei otettu mukaan. Tai se otettiin mukaan siksi, että… Jotta se olisi sitten mahdollisimman avointa. Ja alusta lähtien yritin kertoa sitä, että täällä on tiettyjä asioita, mitkä pitää joka tapauksessa huomioida. Tietyt raamit, minkä puitteissa voidaan sitten vaikuttaa tiettyihin asioihin. Joihinkin ei voi vaikuttaa.

Minna: Ja kokemuksesta tiedän, että tuo, että prosessin omistaja selittää valintoja, poisvalintoja, miksi johonkin keskitytään ja miksi joku on kuultu, mutta ei ehkä nouse mihinkään päärooliin, niin se lisää osallistujien luottamusta omistajaa kohtaan. Ja toisaalta sitten sujuvoittaa sitä, että joku ehkä vähemmälle sanoitukselle jäänyt poisvalinta voi jäädä hiertämään jotakuta. Hän voi toistuvasti nostaa esiin, että entäs tämä ja minähän jo toin tämän esiin ja miksi sitä ei ole kirjattu. Ikään kuin vähän takertuu siihen kiinni. Mutta kun se nostetaan pöydälle, sanotaan, hei kuulimme, että teiltä tuli tällainenkin kommentti, mutta näistä reunaehdoista johtuen nyt tässä prosessissa se ei nouse keskiöön, niin se on ehkä, ei tuskaton, mutta helpompi hyväksyä.

Niina: Hiukan helpompi hyväksyä. Kyllä.

Minna: Että todella ansiokkaasti olet ottanut sitä vastuuta. Ja ikään kuin vienyt eteenpäin sitä prosessia sanottaen myös osallistujille, että mitä tapahtuu seuraavaksi ja miksi edetään tähän suuntaan tai näillä palasilla, näillä aineksilla, jotka nyt on käytössä.

Niina: Joo, mulla oli hyvä ohjaaja siinä prosessissa, josta nimenomaan tähän tällaiseen pohdintaan ja työstämiseen oli paljon apua. Ja se, että hän muistutti aina, että nyt sitten, kun sait nämä, niin muista kertoa. Ja muista kertoa se, että mitä on tapahtunut aiemmin, mitä tapahtuu seuraavaksi. Joka käänteessä aina.

Minna: Joo.

Niina: Vaikka se tuntuu itsestä toistolta, niin silti.

Minna: Kyllä. Ja se tiedetään, että osallistuvissa prosesseissa ihan sinne tulosten julkistamiseen tai tuloksista kertomiseen asti, niin joka kerta kaikkia auttaa se, että lyhyesti kerrataan minkälaisilla vaiheilla, minkälaisilla askeleilla tähän lopputulokseen päästiin. Koska aina on joku, joka liittyi matkaan puolivälissä tai joka ei päässyt johonkin mukaan. Ja silloin helpottaa, kun näkee ikään kuin sen koko reitin.

Niina: Kyllä. Ja todennäköisesti ne muut osallistujat ei kuitenkaan ajattele ihan yhtä intensiivisesti joka päivä sitä asiaa kuin se asianomistaja, jolle se on jokapäiväinen tärkeä asia, jota hän työstää.

Minna: Tuokin on hyvä ja realistinen havainto. Useimmilla ihmisillä on töissä aika monenlaista asiaa tapahtumassa. Ja tämä voi olla vain yksi sivujuonne…

Niina: Nimenomaan.

Minna: …joku kehittämisprosessi. Jos nyt olisi ollut sellainen kohta, että olisit mieluummin jossain osiossa vähän vetäytynyt taka-alalle tai kuuntelemaan, niin miten näet, että onko siihen mitään keinoja, miten saada houkuteltua omistajaa ottamaan sitä omistajuutta? Tuossa mainitsitkin jo nuo tuollaiset reflektoivat keskustelut, missä tavallaan itse sait sitä ymmärrystä, että miksi olisi hyvä ottaa tietynlaista roolia tietyssä vaiheessa. Mutta onko mitään muuta tehtävissä, jos nyt ajattelet sellaista hetkeä, että tekisi mieli ottaa kolme askelta taaksepäin ja odottaa, että jotain siellä tapahtuu?

Niina: Vaikea kysymys. Mitähän siinä voisi tehdä. Ehkä pakottaakaan ei voi. Mutta ehkä, voisiko sitä työstää myös sillä tavalla, että ei anna niin valmiita vastauksia. Tai jotenkin, että heittää sitä palloa uudelleen ja uudelleen sille, jolla se omistajuus pitäisi olla. Että niin, ehkä sellaisella toiminnalla.

Minna: Suurin piirtein tuollaiseen ollaan joskus päädytty. Ja ihan siihen asti vieden, että jossakin tällaisessa työpajatilanteessa, niin ollaan lyhyesti haastateltu prosessin omistajaa, että hei, että nyt ollaan päädytty tällaisiin valintoihin, että kertoisitko vähän, että miksi näin tai mitä seuraavaksi tai näin. Eli ei nyt pakottamalla, mutta vahvasti houkuttelemalla antamaan ääni tietyille valinnoille.

Niina: Erittäin hyvä konsti. Uskon, että toimii.

Minna: Joo. Parempia ei ole vielä takataskussa, mutta kerro toki, jos [naurahduksia] tulee mieleen. Näihin aina silloin tällöin syystä tai toisesta törmätään. No vielä voitaisiin hetkeksi pysähtyä omistajan vastuun äärelle. Vastuu on itse asiassa ollut vähän niin kuin taustalla näissä, sekä tässä suunnitteluvaiheessa että näissä ongelmissa. Minkälaisia mielleyhtymiä sulle tulee, jos mä otan sanaparin omistajan vastuu?

Niina: Joo. Jos mä ajattelen sitä, vaikka nyt tätä kansainvälistä toimenpideohjelmaa ja sen uudistamista, niin mä koin, että siinä on aika isokin vastuu. Koska se on organisaatiotasoinen strateginen työkalu, tai dokumentti tai strategia, mitä ollaan kehittämässä siinä ja luomassa. Ja sekin ehkä sitten auttaa siihen omistajuuden kantamiseen, kun kokee sen tärkeäksi ja haluaa, että siitä tulee hyvä. Mahdollisimman hyvä ja käyttökelpoinen lopputulos. Niin koin kyllä, että siinä on vastuuta. Aika paljonkin vastuuta.

Minna: Ja sitten jos ajatellaan, organisaatiotyössä on suhteellisen pysyvä joukko henkilöitä töissä, ajatellaan, että heidät osallistetaan kerran johonkin prosessiin, joka on omistajalle tärkeä ja se ei menisikään toivotulla tavalla. Se jäisi kesken tai tulokset ei yltäisi siihen, mitä tavoiteltiin. Niin varmasti voidaan molemmat kuvitella, että seuraavaan prosessiin mukaan kutsuminen ei olisi ollenkaan niin sujuvaa. Vaadittaisiin aika paljon enemmän perustelua ja vakuuttelua ja lupauksia siitä, että nyt tehdään toisella tavalla. Eli tämmöinen kertaluontoinen vastuuttomuus vielä menee, mutta koskasamat henkilöt on toistuvasti mukana, niin vähän semmoinen sen edestään löytää -tyyppinen tilanne voi olla vastassa.

Niina: Kyllähän se uskottavuus helposti menee, jos prosessi meneekin tavalla tai toisella pieleen. Ja siinä jo vastuu pelkästään, se ei vaikuta pelkästään sun omiin tuleviin osallistaviin prosesseihin, vaan koko organisaation tuleviin osallistaviin prosesseihin. Voi syntyä ajatus, että no minä viimeksikin osallistuin ja ei siitä sitten mitään tullut, niin en minä tähän toiseenkaan osallistu. Vaikka se olisi jonkun muun omistama prosessi ja ihan toisenlainen.

Minna: Kyllä. Voi tulla kokemus tämmöisestä vaikkapa näennäisosallistamisesta, että kutsuttiin ja annoin panokseni, mutta eihän se missään näkynyt. Enpä lähde toista kertaa mukaan. Eli voisi ajatella, että siinä on vastuuta koko organisaatiolle ja koko organisaation toimintakulttuurille itse asiassa.

Niina: Kyllä. Itse asiassa nyt kun sen näin sanoo, niin sehän on ihan valtava vastuu.

Minna: Ja sitä kautta onkin ihanaa, että kuinka laajasti Metropoliassa päällikkötason ihmiset, johtajat, projektipäälliköt, monenlaiset muut toimijat, on ottaneet osallistuvan työotteen mukaansa, vaikka se tuo mukanaan itse asiassa aika lailla vastuuta. Ja vaikka siinä rinnalla kulkijana ja sparraajana olisi Parru-tiimin jäseniä, niin silti se omistaja on se, jolla se vastuu itsellään on. Eli kyllä siinä aika tietoisen valinnan tekee siitä, että mihin ryhtyy. Ja jotenkin, että lupaan viedä tämän prosessin loppuun asti.

Niina: Kyllä. Mutta toisaalta, jos miettii tätä munkin tilannetta, niin eihän sitä voi tehdä mitenkään millään muulla tavalla kuin osallistaen. Tai niin, jos mä yksin jossain työhuoneessani laatisin Metropolialle kansainvälistymisstrategian, niin eihän siitä tulisi yhtä hyvä missään nimessä.

Minna: Toi on Niina ihanasti sanottu. Ja mun mielestä toi kiteyttää jotain siitä oppimismatkasta, jota Metropolia organisaationa on kulkenut viime vuosien ajan siitä, että yksi henkilö omassa työhuoneessaan, omassa tutkijankammiossaan, ei voi koskaan päästä samanlaiseen moniulotteiseen, monimuotoiseen lopputulokseen kuin mikä osallistuvalla prosessilla on mahdollista saada. Ja ehkä se, tämän tavoittelu jotenkin kannustaa ja tsemppaa siihen, että se osallistuva toimintatapa ei aina ole se helpoin tai nopein tai mutkattomin. Mutta ehkä se tosiaan kannustaa ryhtymään niihin toimiin, kestämään ne viivytykset tai mutkat matkassa, koska se lopputulos, niin kuin tiedetään, niin on usein parempi kuin mihin muuten voitaisiin päästä.

Niina: Kyllä. Tämä mun prosessini kesti, hyvänen aika, melkein 10 kuukautta. Siitä kun aloitettiin siihen, kun johtoryhmä sen hyväksyi sen toimenpideohjelman. Ja varmasti olisin saanut murto-osassa sen yksin pakerrettua. Mutta lopputulos olisi ollut aivan erilainen.

Minna: Ja ihanaa, että sen näin suoraan sanot ja myönnät, koska se usein on juuri niin, että ne tuotokset on sitten toisenlaisia luonteeltaan ja sisällöltään. Ja ehkä erityisesti siltä monimuotoisuudeltaan.

Niina: Kyllä.

Minna: Me ollaan nyt tässä käsitelty useammastakin näkökulmasta omistajuutta ja omistajan roolia ja vastuuta osallistuvissa prosesseissa. Ihanasti olet avannut sitä, miten tällaisen valinnan tekeminen yhtäältä vastuutta, mutta jos tulkitsin oikein, niin toisaalta myös palkitsee sitten siinä lopputuloksessa. Olisiko sulla joku terveinen tai toivotus tai joku sellainen sellaiselle henkilölle, joka miettii, että lähteäkö tekemään oman prosessinsa työvaiheita osallistuvalla työotteella? Tarttuako tällaiseen monimutkaisempaan menetelmään itse tekemisen sijaan?

Niina: Kyllä mä silti suosittelen. Ja aion jatkossa itse edelleen käyttää tätä tapaa toimia. Lopputulos palkitsee. Ja siitä saa myös tietynlaista selkänojaa sille, siitä osallistavuudesta, ja siitä, että on kerännyt sitä inputia ja prosessoinut sen. Siitä tulee semmoinen vahvuus tai varmuus siihen, että tämä on käynyt tietyn seulan läpi tämä, nämä ajatukset ja muut, mitä siihen lopputulokseen on nostettu. Eli ne ei ole pelkästään oman ajattelun varassa, vaan siellä on suurempi joukkoäly taustalla.

Minna: Tähän ajatukseen on hyvä lopettaa. Kiitos Niina, kun otit tämän hetken ja pysähdyit omistajuusteeman äärelle.

Niina: Kiitos, Minna. Oli mukavaa olla täällä.

Minna: Ja kiitos teille kuulijoille, ketkä pysyitte matkassamme tämän podcast-jakson ajan. Tsemppiä kaikille sinne omiin osallistaviin prosesseihin.

Spiikkaaja: Kuuntelit Osallistuen-podcastia. Mikäli aihe kiinnostaa sinua enemmän, tutustu Osallistuen töissä -verkkojulkaisuun, josta löydät lisää tietoa, kokemuksia ja käytännön vinkkejä osallistuvaan työotteeseen työelämässä. Julkaisun löydät osoitteesta osallistuen.metropolia.fi. Kiitos, kun kuuntelit.

[Loppumusiikki]