Ohje webinaaritapahtumien juontajille

Haastattelija 1 Kimmo Leiviskä
Puhuja 1 Kimmo Leiviskä

Haastattelija 1 [00:00:07]: Tervetuloa kuuntelemaan Metropolian podcast-sarjaa. Tällä hetkellä studiossa äänessä Kimmo Leiviskä. Toimin Metropolian ammattikorkeakoulussa digipäällikkönä ja erityisesti tämän podcastin aiheena ja lähellä sydäntäni on digistudioprojekti ja siihen liittyen erilaiset podcast-tuotannot. Vieraanani minulla on täällä erityisesti tapahtumatuotannon asiantuntija Minna Kaihovirta, meidän dialogipäällikkö. Tervetuloa.

Puhuja 1 [00:00:31]: Kiitoksia ja mukava olla täällä jakamassa ajatuksia ja kokemuksia erilaisiin tapahtumiin ja niiden hostaamiseen liittyen.

Haastattelija 1 [00:00:39]: Juuri näin. Olen nimenomaan kuullut, että Minnalla on pitkä ammattimainen tausta tässä. Nykyisessä työtehtävässäni olen törmännyt, että aika monessakin tapahtumassa tai tilaisuudessa on meillä juontajana. Mikä on viimeisin tapahtuma, missä olet ollut mukana?

Puhuja 1 [00:00:54]: Eilen viimeksi juonsin Metropolian päälliköiden ja johtajien foorumia. Sekä osallistin että jaoin puheenvuoroja, että annoin palautetta kuulijoille ja kaikkea sitä, mitä hostin tehtävään kuuluu.

Haastattelija 1 [00:01:08]: Tämän vuoksi kutsuin sinut studioon, koska tässä meidän projektissa tarkoitus on saada innostettua myöskin muita tekijöitä ammattilaisten lisäksi, eli ihan tavallinen opettaja, joka pitää webinaareja tai seminaarien lopputapahtumia, niin saada sinulta oppeja ja neuvoja tähän. Kertoisitko vähän, että millä tavalla yleensä valmistaudut verkossa tapahtuviin tapahtumiin?

Puhuja 1 [00:01:31]: Valmistautuminen on varmasti ihan keskeinen, joka tuo sen hyvän fiiliksen siihen itse tilaisuuteen. Ensin tietysti haluan vähän tietää, että mikä kokonaisuus on kyseessä. Jos tapahtuma on osa jotain isompaa kokonaisuutta, mitä on tapahtunut aikaisemmin, mitä tapahtuu sen jälkeen tai sitten, jos draamankaari on lyhyempi, niin mitä vaikka siinä tilaisuudessa on ajateltu tapahtuvan, mistä se alkaa, mitä on keskivaiheilla, mihin se päättyy, jolloin pystyy suhteuttamaan sitä omaa tekemistä siihen kokonaisuuteen.

Haastattelija 1 [00:02:03]: Eli ihan kylmiltään ei kannata mennä sinne?

Puhuja 1 [00:02:05]: Ei kannata. Se lisää mielenrauhaa, kun vähän tietää, mitä tuleman pitää. Sitten on kiva tietää, että ketä siinä on toisina henkilöinä mahdollisuuksien mukaan. Varsinkin, jos on tarkoitus haastatella tai on joku dialoginen puheenvuoro, niin ainakin teematasolla mielellään keskustelen tai viestittelen henkilöiden kanssa, että on samanlainen ajatus siitä suunnasta, mistä aiotaan puhua. Sitten tietysti, jos on jotain erityistä huomioitavaa joko teknisesti tai osallistujien taustoissa, niin ne on tietysti kiva tietää etukäteen. Jos aihe vaikka kuohuttaa kovasti tunteita, jos siellä on tulossa tunnereaktiota, niin tietää vähän, että miten me niihin suhtaudutaan, saako tunne näkyä ja kuulua vai häivytetäänkö sitä mieluummin taustalle. Tai jos on vaikka teknisesti haastava ympäristö, jossa osallistujat joutuvat vähän tuskailemaan ja kamppailemaan, niin sillon ehkä paikallaan on joku kannustuksen sana tai sen ääneen sanominen, että itsellekin joskus tekniikka tuottaa tuskaa. Semmonen empatia niitä osallistujia kohtaan. Se tulee siinä valmistautumisessa aika hyvin, kun sen tekee huolella.

Haastattelija 1 [00:03:16]: Nimenomaan, että se vaatii vähän tämmöistä ihmistuntemusta ja ymmärtämistä taustalla. Kun nyt muistelen tässä omaakin kokemusta, kun alotettiin äsken tämä keskustelu, niin kyllä vähän jännitti. Mutta nyt tuntuu jo turvallisemmalta olla, kun vähän tuntuu, että jos tän suhteen rakentais ennen tilaisuutta jo, ettei lähde kylmiltään.

Puhuja 1 [00:03:32]: Ehkä ihan sama sitten, kun tilaisuutta aloittaa, niin itse tykkään olla linjoilla jo vähän ennen kuin alkaa se itse lähetys. Usein pyydänkin teknistä henkilöä käynnistämään tilaisuuden kolmesta viiteen minuuttia ennen kuin se lähetys alkaa. Siinä voi toivotella tervetulleiksi ihmisiä, vähän rupatella jotain yleistä, ehkä jos haetaan aktivointia, niin voi jo pyytää chattiin jotain, vaikka emoji fiiliksiä. Tavallaan tehdä sitä samaa, mitä me tekisimme kasvokkaisissa tilaisuudessa, kun porukkaa alkaa valumaan saliin ja luoda se sama fiilis, että tässä tullaan yhteisen asian äärelle yhteiseen tilaisuuteen, sinä olet tervetullut, meitä kiinnostaa se, millä mielellä ja millä asioilla sinä tulet tähän tilaisuuteen. Se jotenkin helpottaa sitä, että se itse tilaisuus lähtee paremmalla fiiliksellä eteenpäin.

Haastattelija 1 [00:04:25]: Se on vähän niin kuin tulet hotellissa. Siellä on aina vastaanottoaula, jossa luodaan ensimmäinen tunnelma tai kontakti niihin kuulijoihin. Joitakin omiakin kokemuksia on, kun lähtee, niin kokoukset jostain syystä aina alkaa sharp, sillä minuutilla, kun tullaan, että kyllä ihmissuhteen rakentaminen kuuluu aina onnistuneen tapahtuman alkuun. Nyt olet valmistautunut tähän juttuun, niin kuinka sanatarkasti mietit näitä asioita? Kirjoitatko ihan käsikirjoitukset, mitä haluat käydä läpi vai onko jotain muita kikkoja?

Puhuja 1 [00:04:55]: Yleensä aina teen juoksutuksen. Siinä näkyy ne vaiheet, mitä on ja sellainen suuntaa antava aikataulu, eli että tälle on varattu nyt 10 minuuttia tai tässä lyhyt intro ja sitten seuraa puheenvuoro. Että itse näkee sen luurankokäsikirjoituksen, joka siinä menee. Mutta sitten, jos on erityisen arvovaltaisia osallistujia, niin kuin vaikka tässä nyt taannoin olin tilaisuudessa, jossa oli ministeritason osallistujia, niin kirjoitan vähän, varsinkin nimitykset ja tittelit ja tällaiset, mitkä on syytä saada kerralla oikein. Tai sitten, jos teen englanniksi, niin varsinkin ilmaisuja ja tiettyjä sanamuotoja kirjoitan aika tarkkaankin. Välillä luen niitä, välillä en. Mutta siinä on se tuki ja turva sitten mukana. Rungon ja sanojen hakeminen on yksi. Toinen mainio apuväline on digitaalinen kello, jonka usein laitan iPadista näkyviin. Siinä näkyy koko ajan, miten aika juoksee, pystyy itse seuraamaan, jos on samassa tilassa toisten puhujien kanssa, niin voi vähän viittilöidä ja osoittaa kelloon päin. Tai sitten joskus, jos on ollut tosi tiukka aikataulu, niin siihen voi ajastaa vaikka viiden minuutin luuppeja, jolloin jokainen näkee, että nyt minulla minuutti 20 sekuntia tähän näin ja sitten pitäisi siirtyä.

Haastattelija 1 [00:06:21]: Nyt täytyy kysyä sinun niin sanotusti hyvistä hermoista, että kuinka monta minuuttia siedät yliaikaa joltain esiintyjältä vai onko tapana, että kannattaa puuttua siihen jo vähän ennen sitä, että nyt alkaa aika loppumaan?

Puhuja 1 [00:06:33]: Tämä ei oikeastaan ole kysymys hermoista, vaan pelisilmästä. Kun hostaa tilaisuutta, niin on syytä kuunnella aika tarkkaan sitä asiaa. Ihmiset on erilaisia, toiset pääsevät heti suoraan asiaan ja toiset kiertelevät vähän kauempaa ja sitten se helmi tulee vasta hetken päästä. Mielestäni pitää antaa tilaa erilaiselle puhujalle ja sitten myös siihen, että joskus vaikka joku kiperä tai joku ihan uusi näkökulma nousee esiin vasta jonkun tietyn ajan loppupuolella, niin jos tunnistaa, että sillä asialla on vahva merkitys niille osallistujille tai näkee, että se innon palo syttyy sen kollegapuhujan silmiin, niin silloin olen ehkä taipuvaisempi joustamaan. Mutta sitten, jos se menee sellaiseksi monisanaiseksi, että uutta informaatiota ei oikeastaan tule, niin silloin on kyllä paras vain reippaasti tulla siihen ikään kuin toiseen puheen päälle ja sanoa, että todella mielenkiintoisia näkökulmia, mutta nyt, jotta tämä koko tilaisuus etenee, niin siirrytään eteenpäin ja jos mahdollista, niin vinkata paikkaan, että missä sitä voi jatkaa.

Haastattelija 1 [00:07:45]: Tuo on hyvä vinkki. Itse aina mietin tuota, että miten uskaltaa tulla keskeyttämään kohteliaalla tavalla, ettei tule kuulijoille sellaista fiilistä, että nyt tässä jäi joku herkullinen juttu kesken. Varmaan draamankaarta pitää osata vähän hallita ja ohjata ja etukäteisinfolla.

Puhuja 1 [00:08:00]: Pitää ja joskus muistelen, että vähän huolissaankin kyseli, että anteeksi nyt, että jouduin sinut keskeyttämään, niin pääsääntöisesti yhdeksän esiintyjää kymmenestä sanoo, että eikun ihan hyvä vain, että joku katsoo sen aikataulun perään, en minä enää pysynyt aikataulussa mukana, kun minä niin innostuin. Ihmiset suhtautuu siihen tosi ymmärtäväisesti, että harvalle tulee paha mieli.

Haastattelija 1 [00:08:21]: Juuri näin. Ja varmaan, jos asia on lähellä sydäntä, niin jos mä puhun, niin en huomaa sitä kelloa oikeasti seurata. Lähtee se aika rientämään. Useissa tapahtumissa olen nähnyt salaisia lappuja aina juontajien käsissä, mitä yleisö ei varmaan ikinä näe. Mitä varten ne ovat siinä tilaisuudessa ja mitä siellä papereissa lukee?

Puhuja 1 [00:08:41]: Siellä paperissa voi lukea niitä muistiinpanoja, juuri niitä titteleitä tai nimityksiä tai ilmaisuja. Sitten siellä voi olla joskus muistutus, että minkälaiseen sävyyn. Esimerkiksi itse olen aika hymyileväinen ja ilmeikäs ja sitten, kun on joskus ollut vaikka tiukkoja HR-aiheita tai vaikka jotain ei niin positiivista talousasiaa, niin ihan muistutus siitä sävystä, että nyt on vakavaa asiaa. Kukaan ei toivo, että joku hiljainen hetki kerrotaan hymyhuulilla. Joku tämän tyyppinen. Tavallaan, että se esiintyminen on ristiriidassa asian kanssa. Kyllä sitten itse varsinkin alkuaikoina laitoin itselleni, että pidä tauko, hengitä -tyyppisiä, että kun oma into vie eteenpäin, niin sitten muistuttaa, että kuulijalle se asia on uudempi ja hän tarvitsee usein pienen hetken siihen, että saa sulatella sitä asiaa. Jotenkin omilta opiskeluajoilta jo sellainen muistutus, että aikavyöhyke on aika erilainen puhujalle ja kuulijalle, että sellainen tauko, mikä tuntuu ikuisuudelta puhujalle, on hyvä hengähdyshetki kuulijalle, että muistaa sen rauhan siinä tilanteessa.

Haastattelija 1 [00:10:00]: Juuri näin. Jos ajatellaan, että olen juontaja, niin oletetaan, että puhuisin koko ajan, mutta sun neuvo on, että voi pitää myös sen tauon ihan rauhallisesti.

Puhuja 1 [00:10:07]: Kyllä. Aina, kun malttaa.

Haastattelija 1 [00:10:09]: Juuri näin. Tähänkin pieni johdantokysymys, että miten näkisit, että mikä ylipäätään on sen juonnon tai hostin ydin? Minkä takia meillä yleensä on juontaja? Meillä on televisiossa juonto ja kaikissa tapahtumissa. Mikä se funktio on?

Puhuja 1 [00:10:25]: Sanoisin, että se liittyy jotenkin siihen hallinnan ja kontrollin tunteeseen. Silloin sekä esiintyjät voivat keskittyä rauhassa omaan osuuteensa, kuulijat voivat keskittyä rauhassa kuulemaan ja omaksumaan sitä asiaa. Joku ikään kuin kannattelee sen tilaisuuden, pitää huolta aikataulusta, pitää huolta, että kaikki kysymykset tulevat huomioita, pitää huolta, että jos tulee vaikka joku tekninen pulma, niin kerrotaan, että mitä tapahtui ja kuinka pian apu on tulossa paikalle. Eli kannattelu, joka vapauttaa kaistaa, vapauttaa ajattelun ja oppimisen ja kuuntelemisen kaistaa kaikille muille.

Haastattelija 1 [00:11:04]: Nyt tämä onkin jo ehkä viimeisimpiä kysymyksiä. Mainitsit tuossa aikasemmin, että olet oppinut pitämään taukoja, mutta mitä jos kaikki ei menekään kuin suunniteltu, juontajan painajainen? Mikä on vinkkisi, neuvosi tai niksisi meille aloittelijoille?

Puhuja 1 [00:11:19]: Ensimmäinen on se, että niitä tulee aina. Aina tulee joku odottamaton juttu. Älä mene paniikkiin, hengitä. Ja siinä määrin, kun itselle tuntuu hyvältä, niin sen voi myös jakaa kuulijoille. Voi sanoa, että meillä on tässä pientä teknistä ongelmaa, diat tulevat pian näkyviin tai sainkin juuri kuulla, että ääni ei kuulu, hetkinen, säädetään vähän täällä. Eli tavallaan sanoittaa, että missä mennään, eikä ole yksin sen lepattavan paniikkiperhosen kanssa siinä, että mitäs tästä nyt tulee. Joskus on ihan hyvä aloittaa uudestaan. Joskus voi niin, että tämä meni nyt vähän sekavasti, sanonpa kokonaan uudestaan tämän asian. Eli antaa myös itselleen luvan olla inhimillinen ihminen. Sitten ehkä sanoisin, että jos on mahdollista miettiä niitä kavereita, kenen kanssa tekee, niin itse valitsen kaikista rauhallisimmat ja kylmähermoisimmat kaverit, joiden kanssa tulee se keskinäinen luottamus. Nyt lainaan kollegaani Lauri Vileniä, että kun toinen korjaa konepellin alla jotain, niin toisella ei juttu hyydy siinä, vaan ikään kuin tehdään samaan suuntaan ja voi pienellä katseella ja muulla viestiä, että kyllä tästä selvitään. Toinen paikkaa siinä, missä toiselle tulee haastetta. Se fiilis, että ei ole ihan yksin, auttaa tosi pitkälle.

Haastattelija 1 [00:12:42]: Tämä olikin hyvä vinkki. Aina jos yksin hostaa, niin se voi olla vähän haasteellisempi, mutta jos saa jonkun kaverin auttamaan, oli se sitten teknisestä näkökulmasta tai sisällöllisestä, niin se aina auttaa, helpottaa sitä esiintymistä. Kiitos, Minna, että pääsit meidän studiossa käymään ja haastattelusta ja toivotaan, että meidän uudet ihmiset innostuvat tästä tekemään hienoja ja hyviä juontoja tilaisuuksiin.

Puhuja 1 [00:13:05]: Kiitos, kun sain tulla. Tsemppiä kaikille tuleville hosteille. Muistisääntö: harjoitus tekee mestarin tässäkin lajissa.